AL’Œuvre Normande des Mères (ONM), association du secteur social et médico-social, recrute, pour renforcer l’équipe de son siège social basé à Rouen : 1 Assistant Administratif (H/F) - CDI – temps partiel (0.80 ETP)
MISSIONS
Missions principales :
Au sein de l’association, l’assistant administratif assure une mission d’accueil des publics, des partenaires et des salariés de l’association sur le site où il ou elle exerce, que ce soit d’un point de vue physique ou téléphonique.
Il ou elle incarne l’image de l’association en étant la première personne rencontrée lors d’une arrivée dans les locaux : à ce titre, il ou elle est en charge de l’ensemble des tâches dont l’objectif est de transmettre l’esprit chaleureux, convivial et bienveillant porté par l’ensemble des professionnels. Il ou elle assure en parallèle des missions de soutien dans la mise en œuvre quotidienne des activités en apportant son concours au bon fonctionnement organisationnel, logistique et administratif des établissements et services du territoire auquel il est rattaché.
Il ou elle inscrit sa pratique d’assistant administratif dans le cadre d’un travail d’équipe en se positionnant comme un soutien que ce soit pour les équipes, l’encadrement ou la direction. Doté d’une sensibilité pour les secteurs social et médico-social, il ou elle mène les missions qui lui sont confiées dans la perspective de l’accompagnement des publics, en facilitant au maximum le travail des professionnels intervenant sur le terrain.
Volet accueil du public
L’assistant administratif doit notamment :
- gérer le standard téléphonique du site, aux heures d’ouvertures définies, en assurant un accueil adapté et respectueux et en transmettant les appels aux différents professionnels et/ou en transmettant les messages laissés à ces derniers
- renseigner, orienter et guider les personnes contactant l’association sur le standard téléphonique, notamment en délivrant une information juste et fiable aux différents interlocuteurs et en assurant le transfert d’appel au besoin
- activer le répondeur téléphonique sur les périodes de fermeture du standard téléphonique (nuits, week-ends, fériés), relever les messages laissés par les interlocuteurs extérieurs et les transmettre aux professionnels concernés
- assurer l’accueil physique des visiteurs extérieurs, qu’il s’agisse des publics, des partenaires ou des autres salariés, en adaptant sa posture (convivialité, discrétion, etc.) aux situations rencontrées (entretien, réunion, formation, etc.)
- gérer et organiser la convivialité (café, thé, gâteaux…) ainsi que la réservation de repas sur place ou à l’extérieur (plateaux repas, restaurant, etc.) après validation du besoin par un cadre (responsable administratif et/ou directeur).
Volet organisationnel, logistique et administratif
L’assistant administratif doit notamment :
- gérer les stocks de fournitures de bureau et de denrées alimentaires, recenser les besoins des salariés du site et effectuer les achats correspondants après validation par un cadre (responsable administratif, de pôle et/ou directeur)
- gérer le planning de réservation des salles et bureaux du site (demandes internes ou externes validées par un cadre), les préparer en amont (matériels, documents, etc.) puis s’assurer de leur rangement pour après (mobilier, etc.)
- assurer la réception, la distribution, l’affranchissement et l’envoi des courriers des différents professionnels du site en suivant les règles d’ouverture des plis selon qu’ils sont nominatifs ou adressés à un établissement ou service
- traiter les mails reçus sur les adresses mails génériques dont il ou elle a la charge, en effectuant un tri adapté : suppression des publicités, réorientation des demandes vers les interlocuteurs adaptés et envoi des réponses types
- assurer pour l’association le suivi des candidatures d’emploi et stage déposées sur l’espace spécifique du site internet, qu’il s’agisse d’une démarche spontanée ou en réponse à une offre, en se référant à la procédure interne dédiée
- rédiger et/ou mettre en forme et diffuser les courriers, les comptes-rendus de réunions et les notes d’information et assurer le classement et l’archivage des différents documents internes et externes selon les règles de conservation
- mettre à jour, déposer et classer les documents émanant de son site de rattachement sur le SharePoint de l’association (statuts associatifs, règlement intérieur du personnel, chartes communes, projets en cours, plans d’action, etc.)
- gérer l’affichage obligatoire, permanent et temporaire des informations diffusées par mail dans la salle du personnel (appels à candidatures, notes d’information, procès-verbaux, comptes-rendus de réunions, tracts syndicaux, etc.)
- apporter un soutien aux tâches administratives, notamment liées aux prestataires extérieurs (banque, assurance, etc.) et aux procédures internes (suivi des véhicules, du parc immobilier, des contraventions, des frais professionnels, etc.).
PROFIL RECHERCHÉ
SAVOIRS :
- connaissances techniques et spécialisées : maîtrise de la prise et saisie de notes, de la rédaction de documents et des règles de traitement et d’archivage des documents internes et externes
- connaissances des réglementations et normes : connaissance des règles d’affranchissement du courrier, des normes rédactionnelles et des modalités d’accueil des publics
SAVOIR FAIRE :
- accueil des publics : accueillir, orienter et informer les personnes afin de leur apporter une réponse adaptée selon la demande exprimée ou le besoin repéré
- rédaction de documents : corriger les fautes d’orthographe, de grammaire et de syntaxe d’un document et mettre en forme un document en suivant une charte graphique
- logistique et gestion des stocks : définir un besoin, rechercher une offre adaptée, comparer des coûts et optimiser les commandes en termes de volume et de fréquence
- organisation et gestion administrative : archiver et classer des documents, mettre à jour des informations et utiliser les outils numériques et les outils bureautiques
SAVOIR ÊTRE :
- adaptabilité : souplesse face au changement et gestion de l’incertitude avec calme et professionnalisme
- aisance relationnelle : capacité à savoir créer des liens avec les autres, à travailler en groupe dans un esprit de consensus et à faire preuve d’écoute et de compréhension
- discrétion et confidentialité : devoir de réserve, de neutralité et de secret quant aux informations concernant l’activité, les missions et le fonctionnement de l’association
- esprit d’équipe : encouragement et promotion d’un esprit de collaboration, de solidarité et de partenariat au sein du pôle, du territoire et de l’association
- intégrité et éthique : comportement exemplaire en termes d’éthique professionnelle et de respect des règles et des valeurs de l’association
- rigueur : capacité à organiser son travail, son temps et son espace et à faire preuve d’exigence et de précision dans les missions qui sont confiées
ATTENDUS SPECIFIQUES :
- diplôme : diplôme de niveau 5 (BTS, DUT…)
- expérience : débutants acceptés
- permis : permis B
- ogiciels obligatoires : Microsoft 365
- logiciels complémentaires : suite Adobe, Canva
Rémunération : à partir de 1 493,65€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
