Premier point de contact du campus de Rouen, ce poste joue un rôle central dans l'accueil des publics, la continuité du service quotidien et l'appui administratif à la direction et aux services du campus. Le titulaire assure l'accueil physique, téléphonique et numérique, tout en assurant un secrétariat de direction et le suivi comptable du campus, sous la responsabilité de la Directrice adjointe.
Plus spécifiquement, vous avez pour principales missions :
Accueillir, renseigner et orienter visiteurs, fournisseurs, livreurs, enseignants et étudiants
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Recevoir et traiter les demandes d'information en présentiel, par téléphone ou par email (gestion de la boîte mail générique du campus)
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Contrôler l'accès à l'établissement après le premier filtrage de l'agent de sécurité
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Fournir des informations de premier niveau et orienter vers les interlocuteurs appropriés
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Informer les usagers sur la circulation dans le campus et l'occupation des salles
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Gérer les appels d'urgence selon le protocole en vigueur
Animation de l'espace d'accueil
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Animer et organiser l'espace d'accueil
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Gérer le stock de documentation et assurer un achalandage permanent des présentoirs
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Assurer la vente des objets promotionnels et le suivi du stock
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Gérer la caisse et assurer la traçabilité des ventes
Secrétariat de direction et appui administratif
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Gérer l'agenda des visites et rendez-vous du campus
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Effectuer les réservations nécessaires (taxis, voyages, hôtels) sur demande de la direction
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Traitement et vérification des notes de frais des enseignants pour validation par la direction
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Préparer et mettre en forme les documents administratifs
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Assurer un appui administratif ponctuel aux autres services du campus (communication, vie du campus) selon les besoins et les périodes clés
Gestion des fournitures et logistique courante
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Gérer et assurer la traçabilité du courrier, des colis et coursiers (arrivée et départ)
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Gérer les objets trouvés conformément à la réglementation interne
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Assurer la gestion du stock de fournitures de bureau en lien avec le chargé de services généraux
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Gérer le prêt de matériel informatique et de fournitures
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Gérer les distributeurs et suivre les réclamations
Suivi administratif comptable du campus
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Assurer le suivi quotidien des encaissements caisse et TPE de l’accueil
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Tenir à jour les tableaux de suivi des recettes du campus en lien avec le service comptabilité de l’ICP
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Réceptionner les devis et factures, en assurer le suivi administratif et faire le lien avec le service comptable
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Tenir à jour et archiver l'ensemble des documents comptables du campus
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Signaler toute anomalie ou écart constaté à la direction
Gestion administrative de la location des salles
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Réceptionner les demandes de location de salles émanant d'entreprises ou d'associations extérieures
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Assurer le suivi des demandes : disponibilité, confirmation, modalités d'accès et de matériel
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Gérer la relation logistique avec les locataires en lien avec les services généraux
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Remonter les éléments nécessaires à la facturation à la Directrice adjointe
Participation à la promotion du campus
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Participer aux événements de promotion internes et externes (portes ouvertes, salons, forums d'orientation…)
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Maîtriser l'offre de formation de l'ICP et les procédures d'admission pour répondre avec clarté aux candidats et à leurs familles
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Représenter le campus de manière professionnelle en mettant en avant ses spécificités et ses atouts.
Vous justifiez d’une expérience similaire dans le domaine de l’assistanat d’au moins trois ans qui vous a permis d’acquérir des connaissances administratives, et de préférence au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.
Compétences requises :
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Maîtrise des outils bureautiques (Office 365 : Outlook, Word, Excel, Teams)
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Aisance avec les tableaux de suivi et les outils de gestion comptable de base
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Excellente expression écrite et orale en français
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Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à prioriser
Profil recherché :
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Sens de l'accueil et du service, avec une aisance naturelle face à des publics variés
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Rigueur et fiabilité dans le suivi des tâches administratives et comptables
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Discrétion et sens de la confidentialité
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Dynamisme, réactivité et capacité à gérer les imprévus
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Sens de l'organisation et autonomie dans la gestion du quotidien
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Esprit d'équipe et facilité à travailler en lien avec plusieurs services
