La Mairie du 6e arrondissement initie plusieurs projets de nature à moderniser ses services, favoriser la participation des agentes et agents et assurer un suivi de la qualité de son activité grâce aux 4 règles d'or et à la démarche Vous Simplifier Paris.
Vous serez sous l’autorité directe du Directeur de Cabinet du Maire.
Au sein d’une équipe de deux assistantes dont la Secrétaire particulière du Maire, vous travaillerez en lien direct le Directeur de Cabinet et les autres Collaborateurs Collaboratrices ainsi qu’avec le Maire et les Élus Élues .
Quelles sont vos missions ?
Vous êtes polyvalent polyvalente, vous avez un grand sens de l'organisation et vous souhaitez occuper une fonction aux missions variées. Assistant Assistante du directeur, vous jouez le rôle d'interface entre tous les acteurs, vos supérieurs et collaborateurs. Vous serez alors chargé chargée de gérer les appels, les mails, l’agenda du directeur, d’organiser des événements et réunions et de suivre tous les dossiers.
Gestion administrative interne
- Gestion du Secrétariat du Cabinet
- Accueil physique et téléphonique des administrés, fournisseurs ou collaborateurs.
- Réception, enregistrement du courrier et dispatching
- Classement et tri de dossiers administratifs et des interventions auprès des administrés.
- Rédaction de mails et gestion de la boîte mail générique du Cabinet et dispatching des mails
- Mise en forme de documents et rédaction de courriers simples et courriers types ; Frappe de courrier émanant du Maire (parfois à partir d’un dictaphone), des Élus et du Directeur de Cabinet
- Tenue et mise à jour de différents fichiers et bases de données en respect de la RGPD
- Préparation et organisation des réunions ; réservation de salles ; rédaction de compte - rendus
- Participation à la gestion comptable du service.
- Suivi de rendez-vous et de dossiers
- Auprès de la Première adjointe en charge de la Petite enfance pour les demandes de places en crèches, en lien avec le Service de la Petite enfance (Relais Informations Familles)
- Auprès de l’adjointe chargée des Affaires scolaires, de la Jeunesse et des sports, pour la Commission Paris Jeunes Vacances, en liaison avec la Direction de la Jeunesse et des Sports de la Mairie de Paris
- Auprès de la Cheffe de Cabinet pour les demandeurs de Logement, enregistrement des demandes et classement des dossiers
Gestion de relations externes, événements et protocole
- Vœux du Maire : préparation et supervision des différentes cérémonies en lien avec le Maire, l’adjoint au Maire chargé de la culture et de la communication, le Directeur de Cabinet, la Chargée de l’Identité Visuelle, la Direction Générale des Services ; programmation de la réunion de préparation, mise à jour permanente de toutes les bases de données, comptabilisation du nombre d’invités, gestion de la mise sous pli et de l’envoi des cartons d’invitation, gestion des réponses, relation avec les fournisseurs ;
- Manifestations commémoratives : préparation et supervision en liaison avec le Président du Comité d’Entente des Anciens Combattants et de l’adjoint au Maire chargé de la Culture et de la Communication, de la Direction Générale des Services, du Directeur de Cabinet : préparation et envoi des différents courriers, publipostage pour impression des étiquettes, préparation, impression et envoi des cartons d’invitation aux invités ;
- Organisation d’événements : participation à l’organisation du Noël des Crèches, des Quatre Saison de la Petite enfance, du Forum de l’Emploi, et de différents événements ponctuels et thématiques (conférences, tables-rondes…) ;
- Participation à la communication interne et externe : relecture des communications municipales, notamment la mise à jour du Guide pratique annuel de l’arrondissement (vérification de toutes les rubriques et corrections à apporter pour transmission à l’imprimeur) ;
- Commissions Paris Jeunes Vacances : Préparation des dossiers de la Commission et envoi de courriers aux candidats suite à sa tenue en liaison avec l’adjointe chargée des Affaires scolaires, de la Jeunesse et des sports et de la Direction de la Jeunesse et des Sports de la Mairie de Paris ;
- Courriers d’intervention et réponse aux demandeurs de Logement en liaison avec la cheffe de Cabinet, enregistrement des demandes et classement des dossiers.
AUTRES TACHES : Remplacement de la Secrétaire particulière du Maire en cas d’absence (tenue de l’agenda du Maire, prise de courriers sous la dictée du Maire etc…)
Qu’attend -on de vous ?
Qualités requises :
- Sens de l’accueil et bonne présentation ;
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe, très bonne expression orale ;
- Qualité rédactionnelle et très bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire,
- Esprit de synthèse, rigueur, grand sens de l’organisation et de l’initiative, polyvalence, réactivité,
- Respect des obligations de discrétion, de confidentialité.
Connaissances professionnelles :
- Bonnes bases en informatique. Très bonne maîtrise des techniques de secrétariat et des outils de bureautique (Outlook, Word, Excel - tri, filtre),
- Maîtrise obligatoire de la fusion et du publipostage à partir d’un tableau Excel.
Expérience et connaissance parfaite du protocole concernant les manifestations patriotiques
Quelles particularités du poste ?
La Ville de Paris et ses établissements publics accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.
Pratique courante de l’anglais. Une seconde langue serait appréciée dans un arrondissement touristique.
