FICHE DE POSTE : ASSISTANT(E) DE DIRECTION
1. Identification du poste
Intitulé du poste : Assistant(e) de direction
Fonctions associées : Assistance de direction et gestion administrative courante
Nature du contrat : CDD de remplacement pour congé maternité
Motif du recours : remplacement temporaire d’une salariée absente en raison de son congé maternité
Rattachement hiérarchique : Direction générale
Service : Administration / Direction
Lieu de travail : 38 Rue Clément Ader – 91700 FLEURY MEROGIS
Temps de travail : Temps plein - 39 heures
Convention collective applicable : CCN de la Promotion immobilière
Classification conventionnelle : Statut ETAM
2. Durée du contrat
Date de commencement du contrat : 1er septembre 2026
Durée minimale du contrat : du 1er septembre 2026 au 1er mars 2026
Le contrat prendra fin au retour effectif de la salariée remplacée
3. Rémunération indicative
Fourchette de rémunération proposée : entre 3500 € brut et 4000 € brut par mois, selon profil, expérience, classification conventionnelle applicable et durée du travail.
La rémunération définitive sera précisée dans le contrat de travail.
Elle devra être cohérente avec les fonctions exercées, la classification conventionnelle applicable et, le cas échéant, les éléments de rémunération attachés au poste remplacé.
4. Finalité du poste
Dans le cadre du remplacement temporaire d’une salariée absente pour congé maternité, l’Assistante de direction assure la continuité des missions d’assistance auprès de la Direction générale ainsi que le suivi administratif courant de l’entreprise.
Elle intervient en appui opérationnel de la Direction et prend en charge les tâches nécessaires au bon fonctionnement administratif du service, notamment le traitement des appels téléphoniques, le traitement du courrier, le classement, l’archivage, la prise de rendez-vous et le suivi administratif de certains dossiers, dont la flotte automobile.
5. Missions principales
A. Assistance de direction
- Gestion de l’agenda de la Direction ;
- Organisation et planification des rendez-vous ;
- Préparation et mise en forme de documents administratifs ;
- Organisation des réunions internes ou externes ;
- Suivi des échéances et relances ;
- Rédaction de courriers, notes, comptes rendus ou documents simples ;
- Appui administratif aux demandes confiées par la Direction ;
- Traitement de dossiers confidentiels dans le respect des règles de discrétion.
B. Appels téléphoniques et communication administrative
- Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques ;
- Prise de messages et transmission aux interlocuteurs concernés ;
- Traitement des demandes téléphoniques courantes ;
- Interface avec les collaborateurs, fournisseurs, prestataires, administrations, assureurs et partenaires ;
- Transmission fiable et rapide des informations aux personnes concernées.
C. Traitement du courrier
- Réception, tri et distribution du courrier entrant ;
- Préparation, envoi et suivi du courrier sortant ;
- Scan, enregistrement et transmission des documents importants ;
- Identification des courriers urgents, sensibles ou nécessitant une validation de la Direction.
D. Classement et archivage des dossiers
- Classement physique et numérique des dossiers ;
- Archivage des documents administratifs, contractuels, RH, comptables ou assurantiels selon les procédures internes ;
- Mise à jour régulière des dossiers et bases documentaires ;
- Conservation des documents conformément aux règles internes et aux durées légales applicables ;
- Signalement des dossiers incomplets, sensibles ou nécessitant une action.
E. Gestion administrative courante
- Préparation et suivi de dossiers administratifs ;
- Mise à jour de tableaux de bord et fichiers de suivi ;
- Suivi des documents administratifs, attestations, contrats, assurances et conventions ;
- Suivi des fournitures, consommables, abonnements et prestations courantes ;
- Interface avec les prestataires administratifs et services généraux ;
- Alerte de la Direction en cas d’anomalie, retard, échéance manquée ou difficulté identifiée.
F. Suivi administratif de la flotte automobile
- Prise de rendez-vous pour l’entretien, la maintenance, le contrôle technique ou les réparations des véhicules ;
- Suivi des échéances liées aux véhicules ;
- Interface avec les garages, concessionnaires, loueurs, assureurs et prestataires ;
- Suivi administratif des véhicules mis à disposition des collaborateurs ;
- Collecte, classement et archivage des documents relatifs aux véhicules ;
- Suivi administratif des sinistres automobiles ;
- Collecte des éléments nécessaires à la déclaration de sinistre ;
- Transmission des informations aux assureurs et interlocuteurs concernés ;
- Suivi des réparations après sinistre ;
- Relances des prestataires, assureurs ou collaborateurs en cas de dossier incomplet ;
- Tenue d’un tableau de suivi de la flotte automobile et des sinistres.
G. Suivi administratif des éléments comptables
- Collecte, vérification formelle et transmission des factures fournisseurs;
- Suivi des devis, bons de commande et factures fournisseurs ;
- Préparation et classement des pièces justificatives ;
- Transmission des notes de frais et justificatifs ;
- Suivi administratif des règlements ou relances internes.
- Signalement des anomalies ou pièces manquantes à la Direction ou au service compétent
6. Compétences requises
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, PowerPoint ;
- Bonne capacité rédactionnelle ;
- Maîtrise du classement physique et numérique ;
- Capacité à tenir des tableaux de suivi ;
- Connaissances administratives générales ;
- Capacité à gérer les appels téléphoniques et les échanges avec des interlocuteurs variés ;
- Capacité à suivre des dossiers administratifs liés aux véhicules et sinistres ;
Compétences comportementales
- Rigueur ;
- Sens de l’organisation ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Polyvalence ;
- Réactivité ;
- Autonomie opérationnelle ;
- Fiabilité ;
- Sens du service ;
- Capacité à prioriser ;
- Aisance relationnelle ;
- Esprit d’initiative.
7. Formation et expérience
Formation souhaitée : Bac +2 de type BTS Gestion PME, BTS Assistant de direction, BTS Support à l’action managériale, BUT GEA ou formation équivalente.
Expérience souhaitée : Expérience sur un poste d’assistanat de direction, d’assistanat administratif polyvalent ou d’assistanat en PME.
8. Positionnement et autonomie
L’Assistant(e) de direction exerce ses missions sous l’autorité de la Direction générale.
Elle dispose d’une autonomie opérationnelle dans l’organisation de ses tâches quotidiennes, dans le respect des consignes, procédures internes et délégations éventuellement accordées.
Le poste n’implique pas de pouvoir décisionnaire autonome, sauf délégation expresse de la Direction.
10. Mention spécifique CDD remplacement
Les missions confiées ont pour objet d’assurer la continuité temporaire des fonctions d’assistance de direction et de gestion administrative courante pendant la période d’absence de la salariée remplacée.
Elles pourront être adaptées dans la limite des fonctions liées au poste remplacé et des nécessités de continuité du service.
Rémunération : 3 500,00€ à 4 000,00€ par mois
Avantages :
- Titre restaurant
- Travail à domicile occasionnel
Lieu du poste : En présentiel
