1. Assistanat exécutif :
- Gérer l’agenda complexe et mouvant du Président (rendez-vous internes/externes, déplacements, événements).
- Organiser les réunions, déplacements professionnels, séminaires, événements institutionnels.
- Filtrer les appels et courriels, assurer une gestion proactive des priorités.
- Préparer les dossiers, comptes rendus et documents confidentiels.
2. Gestion des visiteurs et appels côté direction :
- Accueillir et orienter les visiteurs.
- Assurer la gestion des appels téléphoniques entrants, en filtrant et redirigeant les appels de manière professionnelle.
- Maintenir un registre des visites et garantir un accueil chaleureux et professionnel.
3. Suivi et relance des dossiers en cours :
- Assurer le suivi rigoureux des dossiers et projets en cours confiés par le Président.
- Relancer les interlocuteurs internes et externes afin de faire avancer les sujets dans les délais impartis.
- Mettre à jour régulièrement les tableaux de bord et informer le Président de l’état d’avancement.
4. Interface stratégique :
- Faire le lien entre le Président et les différentes directions (pédagogique, administrative, RH, communication, etc.).
- Suivre l'avancement des dossiers prioritaires.
5. Communication interne & externe :
- Rédiger des communications officielles (courriers, e-mails, etc.).
- Gérer les relations avec des partenaires institutionnels, culturels ou audiovisuels.
6.Organiser les réunions :
- Gestion du planning des réunions : Élaborer et maintenir à jour un calendrier de réunions, en tenant compte des disponibilités et impératifs des différents services.
- Préparation des ordres du jour : Rédiger les ordres du jour ou solliciter les services concernés pour recueillir les points à inscrire, en assurant leur transmission en amont de la réunion.
- Coordination interservices : Organiser les réunions en tenant compte des contraintes spécifiques à chaque service (périodes de forte activité, échéances, etc.)
Rémunération : 32 000,00€ à 38 000,00€ par an
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Titre restaurant
Expérience:
- Assistanat de direction: 4 ans (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
