Rejoindre le Département de la Moselle, c’est travailler dans une collectivité de plus de 3 200 agents engagés pour son territoire et ses habitants.
Plus de 140 métiers sont représentés dans les domaines suivants : administratif, technique, culturel, social, médico-social, sur ses 5 territoires (Metz-Orne ; Thionville – Hayange ; Forbach – Saint-Avold ; Sarreguemines – Bitche, Sarrebourg – Château-Salins).
Motivé, dynamique, révélez votre potentiel ! Avec ou sans concours, que vous soyez diplômé ou non, jeune, senior, en situation de handicap, trouvez le poste qui vous correspond. Votre aventure professionnelle se construit en Moselle !
Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.
Rattaché au Chef du Service Accueils, Courrier et Imprimerie, en lien étroit avec la Direction des Données et de la Transformation Digitale et le Comité de Direction de la Direction du Numérique et de l'Environnement de Travail, vous accompagnez la mise en place du nouveau service et préparez la continuité de son pilotage dans le cadre du départ du Chef de Service en poste. Vous assurez une mission de tuilage, de diagnostic et de transformation. A ce titre, vous vous appropriez l'ensemble des dimensions du service : management des bureaux, organisation des activités, processus de traitement, outils métiers, relation usagers, pilotage budgétaire, marchés publics, indicateurs et relations avec les directions utilisatrices.
Votre mission vise à définir, proposer et conduire une feuille de route de modernisation des accueils, du courrier et des flux documentaires, tout en garantissant le maintien du niveau de qualité de l'Imprimerie Départementale. Elle s'inscrit dans une logique de préfiguration des responsabilités de Chef de Service, afin de sécuriser la continuité managériale et organisationnelle du service. Vous conduisez plus particulièrement la normalisation des pratiques d'accueil et de relation usagers, la structuration d'indicateurs de qualité et de satisfaction, la fiabilisation des sollicitations usagers ainsi que la préparation d'une gestion de relation usagers multicanale en cohérence avec les engagements Service Public + et les référentiels applicables. Vous pilotez également la refonte et la modernisation de la chaîne courrier, avec une attention particulière portée à la traçabilité des flux entrants et sortants, à la numérisation et à l'informatisation des courriers, ainsi qu'au repositionnement du logiciel métier courrier comme outil pivot de pilotage, de suivi et de preuve. Sur le périmètre de la production graphique, de l'impression et du façonnage, vous veillez au maintien de la qualité de service, à la continuité de production, à la valorisation des savoir-faire existants et à la maîtrise des coûts.
1/ Préfiguration du futur pilotage du service :
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organiser le tuilage avec le Chef de Service en poste jusqu'à son départ,
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s'approprier les activités, les équipes, les outils, les budgets, les marchés publics, les contraintes et les enjeux du service,
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participer progressivement au pilotage du service et à la préparation des arbitrages,
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construire une vision globale du service et de ses interactions avec les directions, les usagers et les partenaires.
2/ Diagnostic et transformation organisationnelle :
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réaliser un diagnostic des opérations existantes et des modes de fonctionnement des bureaux,
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identifier les points forts, irritants, risques, redondances et marges d'optimisation,
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cartographier les processus des accueils, du courrier, de la production graphique et de l'imprimerie,
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formaliser des processus harmonisés, documentés, pilotables et partagés,
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proposer une feuille de route de transformation priorisée et soutenable.
3/ Modernisation des accueils et de la relation usagers :
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structurer et harmoniser les pratiques d'accueil physique, téléphonique et numérique sur les sites messins,
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accompagner le Chef du Bureau des Accueils Centraux dans sa prise de poste et dans la structuration de son activité managériale,
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définir les engagements de service, les procédures, les niveaux de réponse attendus et les indicateurs associés,
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préparer l'inscription des accueils dans une démarche Service Public +, en intégrant les référentiels de qualité applicables,
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mettre en place des dispositifs de suivi de la satisfaction, de la prise en charge des appels et de l'orientation des usagers,
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définir les modalités de gestion des situations sensibles, urgentes ou conflictuelles aux accueils.
4/ Refonte de la chaîne courrier et des flux documentaires :
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analyser les flux de courrier entrant, sortant et interne, de leur réception à leur traitement, diffusion, conservation et traçabilité,
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normaliser les pratiques de numérisation, d'indexation, d'affectation et de suivi des courriers,
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remettre le logiciel métier courrier au cœur du processus, comme outil pivot de suivi, de traçabilité et d'exploitation des indicateurs,
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définir des processus permettant de s'assurer que les courriers entrants sont bien numérisés, informatisés et aiguillés,
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fiabiliser la chaîne des courriers sortants afin de garantir la preuve, la traçabilité et la maîtrise des délais,
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construire les indicateurs de volume, de délai, de qualité, de stock et d'anomalie.
5/ Performance de l'Imprimerie Départementale :
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maintenir le niveau de qualité, d'exigence et de performance de l'Imprimerie, de la production graphique et du façonnage,
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s'appuyer sur les chefs de bureau en place, en respectant le travail de modernisation déjà engagé,
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garantir la continuité de production et la qualité des prestations internes ou externes,
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identifier les pistes d'optimisation utiles sans fragiliser un fonctionnement opérationnel satisfaisant,
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veiller à la cohérence entre besoins des directions, capacité de production, délais, coûts et qualité.
6/ Management transversal et accompagnement des équipes :
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animer fonctionnellement les chefs de bureau et coordonner les travaux transverses du service,
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fédérer des équipes ayant des cultures professionnelles et des niveaux d'autonomie différents,
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gérer les résistances au changement en valorisant les expertises existantes,
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développer une culture commune de service, de qualité, de coopération et de pilotage,
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animer les réunions de travail, ateliers, points de suivi et instances de coordination.
7/ Pilotage stratégique, gouvernance et indicateurs :
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définir les objectifs de transformation, les livrables, les jalons et les indicateurs de réussite,
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mettre en place une comitologie adaptée : points de tuilage, comités de suivi, revues d'avancement, arbitrâge,
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produire des tableaux de bord lisibles pour la direction et les chefs de bureau,
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préparer les dossiers, notes, supports de décision et propositions d'arbitrage pour la CODIR,
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alerter sur les risques, blocages, impacts RH, techniques, budgétaires ou organisationnels.
8/ Gestion administrative, budgétaire et financière :
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s'approprier les logiciels budgétaires du service, sur un périmètre global proche de 1 M€, incluant notamment les budgets courrier et imprimerie,
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participer à l'élaboration du budget, du DOB, des demandes d'arbitrage et du suivi d'exécution,
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contribuer au suivi des marchés publics, contrats, commandes, renouvellements, consommations et vérifications de service fait,
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proposer une trajectoire financière durable, compatible avec les objectifs de modernisation et de maîtrise des coûts,
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identifier les besoins d'outillage et d'investissement pour les accueils, le courrier et les flux documentaires.
9/ Outils numériques, GRC et transformation digitale :
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cadrer les besoins métiers relatifs aux outils de courrier, de GED, de suivi des sollicitations et de relation usagers,
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contribuer aux choix, paramétrages, recettes et plans de déploiement des outils nécessaires à la transformation,
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préparer les prémisses d'une gestion de la relation usagers multicanale, en articulation avec les outils existants et les orientations de la Direction des Données et de la Transformation Digitale,
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veiller à la qualité des données, aux droits d'accès, à la sécurité, au RGDP et à la confidentialité des informations traitées,
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accompagner les utilisateurs dans l'appropriation des outils et des nouvelles pratiques.
10/ Relations fonctionnelles, veille et amélioration continue :
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assurer l'interface avec les directions métiers, la Direction des Systèmes d'information, les prestataires, les éditeurs, les partenaires et les autres collectivités,
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organiser des benchmarks et retours d'expérience sur les accueils, le courrier, la GRC, la numérisation et Service Public +,
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participer aux échanges inter-collectivités, clubs utilisateurs et démarches de veille,
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identifier les innovations utiles et les traduire en plans d'action opérationnels,
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développer une dynamique d'amélioration continue au sein du service
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Diplôme d'ingénieur ou diplôme bac +3/5 (filière technique)
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Justifier d'une première expérience réussie sur un poste similaire
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Posséder des compétences managériales et d'animation de collectifs
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Savoir gérer des projets complexes et transversaux
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Posséder des connaissances en gestion budgétaire publique et commande publique
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Maîtriser les enjeux d'accueil et de relation usagers
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Posséder une bonne compréhension des flux documentaires, GED, workflows et outils métiers
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Disposer d'une culture de la traçabilité, de la confidentialité, du RGPD et des règles de conservation
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Comprendre les activités de PAO, reprographie, impression et façonnage
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Connaître le fonctionnement d'un système d'information
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Posséder des connaissances de base en SSI, RGPD, CNIL et gouvernance des données
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Posséder une vision globale, le sens des priorités et savoir arbitrer
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Maitriser les démarches de diagnostic et d'amélioration continue
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Posséder des compétences en conduite du changement
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Maitriser les relations fournisseurs, prestataires et directions clientes
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Posséder des qualités relationnelles, de pédagogie, de diplomatie et avoir le sens du service public
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Etre force de proposition
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Résidence administrative du poste : METZ
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Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)
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Permis B nécessaire
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Déplacements réguliers sur les sites messins relevant du service
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Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle
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Régime indemnitaire (RIFSEEP + CIA)
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25 jours de congés (+ 2 jours fractionnement, sous conditions) + 23 jours de RTT
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Prise en charge des frais de transport en commun domicile – lieu de travail, à hauteur de 75 % ou parking gratuit à disposition
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Possibilité de restauration collective
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Participation à la mutuelle (santé et prévoyance) si contrat labellisé
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Formation continue tout au long de la vie professionnelle
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Accompagnement à la préparation aux concours / examens de la Fonction Publique Territoriale
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Possibilité d’ouvrir un Compte Épargne Temps, sous conditions – portabilité possible
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Adhésion gratuite au CNAS (www.cnas.fr) – Possibilité d’adhésion à l’Amicale du Personnel (www.amicale-moselle.fr)
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Salle de sport à disposition à METZ
