Healthcademia, d’envergure internationale, regroupe des établissements d’enseignement supérieur privés spécialisés dans les formations médicales et paramédicales en initial et en formation continue. Healthcademia compte en France 13 établissements « Institut Supérieur d’Optique » dédiés aux métiers de la Vision, 3 Instituts de Formation « Ecole d’Assas » dédiés aux métiers de rééducation en kinésithérapie, podologie et ergothérapie et un département dédié à l’activité de Formation Professionnelle Continue : « ISPS FP ». Nous formons chaque année 4200 étudiants et 1650 professionnels de santé grâce à notre équipe de passionnés et experts d’environ 600 collaborateurs.
Dans le cadre de notre développement en France et de la structuration de nos procédures internes, nous recrutons un responsable ADV, en création de poste, pour rejoindre les équipes du siège situées dans le 15è arrondissement de Paris.
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Comptable, le Responsable Administration des Ventes F/H pilote une équipe ADV (4 personnes à ce jour) et assure la fiabilité du cycle contractuel et de facturation sur le périmètre des formations continues. Il est l’interlocuteur clé des entités, des entreprises clientes et des organismes financeurs.
Ainsi, votre rôle combine le management opérationnel de l’équipe ADV sur le périmètre des activités de formation initiale, le pilotage direct de l’ADV sur la formation professionnelle continue et la sécurisation des contrats, des financements et de la facturation pour l’ensemble des instituts de formation en France.
Management et pilotage de l’équipe ADV sur le périmètre des Formations Initiales
- Garantir le traitement et la facturation dans les temps impartis des dossiers de formation ;
- Mise en place de KPI pour monitorer le traitement des dossiers (prise en charge et facturation) ;
- Suivi des signatures électroniques et transmissions des dossiers aux organismes financeurs
- Encadrer, animer et organiser l’activité quotidienne de l’équipe ADV (répartition des dossiers, priorisation, gestion des urgences) ;
- Garantir la montée en compétence de l’équipe sur les procédures, outils et exigences réglementaires ;
- Veiller à l’homogénéité des pratiques ADV entre les différents campus ;
- Assurer un suivi individuel et collectif de la performance (points réguliers, accompagnement, résolution de situations complexes) ;
Pilotage de l’ADV sur le périmètre des Formations Professionnelles Continues
- Gérer l’ensemble du cycle ADV de la formation continue, en lien avec les équipes commerciales : contractualisation, suivi administratif, financement, facturation ;
- Suivre les accords de prise en charge (OPCO, financeurs publics ou privés) ;
- Vérifier la conformité des dossiers (contenu contractuel, pièces, conditions de prise en charge) ;
- S’assurer de la conformité de la facture lors de son émission, conformément aux attentes de l’entreprise cliente ;
- Mettre en place et suivre les échéanciers de paiement ;
- Sécuriser les délais de facturation afin de limiter les retards de paiement et les litiges.
Process, coordination et amélioration continue
- Déployer et faire respecter les procédures ADV existantes ;
- Contribuer à la structuration et à l’amélioration des process, notamment dans un contexte de développement et d’éventuelles acquisitions ;
- Participer à des projets transverses (outils, harmonisation des pratiques, fiabilisation des données) ;
- Assurer un reporting régulier de l’activité ADV auprès du Responsable Comptable (volumes, délais, points de vigilance) ;
- Participer à la résolution des litiges ADV internes et externes en remontant les informations claires liées à ce litige (reste à charge, abandon…) ;
Profil recherché
Vous disposez d’une formation supérieure (bac +2/ 3) en Gestion ADV ou comptabilité, et d’une première expérience réussie de 5 ans minimum en tant que responsable administration des ventes.
Vous êtes méthodique, organisé et êtes reconnu pour votre rigueur dans le suivi de vos dossiers.
La connaissance du secteur de la formation continue est impérative.
Savoir-faire
- Maitrise indispensable de la facturation inhérente à la Formation Professionnelle Continue
- Maîtrise des mécanismes de financement des formations
- Capacité à piloter une équipe dans le quotidien, à organiser et à prioriser l’activité,
- Capacité à accompagner les collaborateurs, à suivre la performance : sécuriser la qualité et les délais de traitement des dossiers
- Aptitude à travailler en gestion de projet et à déployer nos process auprès de futures acquisitions
- Excellente aisance sur Excel (TCD, recherche V, …)
- Connaissance des logiciels SELLSY et AMON (facturation…) appréciée
- Participer à la mise en place et à l’exécution des procédures et suivi des directives
Savoir être
- Excellente posture relationnelle et sens du service client, alliant écoute, diplomatie et fermeté dans la gestion des situations sensibles
- Capacité à gérer des situations complexes ou conflictuelles et à proposer des solutions
- Autonomie et sens des responsabilités, avec un reporting régulier, clair et fiable de l’activité
- Organisation, adaptabilité et proactivité, pour gérer efficacement des priorités multiples dans un environnement exigeant
- Esprit d’équipe et coopération
- Aisance relationnelle à tous niveaux, avec des interlocuteurs variés internes et externes (directeurs d’établissement, employeurs…)
- Rigueur et fiabilité, garantissant la qualité d’exécution et le respect des délais.
Lieu du poste : En présentiel
