DESCRIPTIF
Présentation de l'établissement et du service :
Le CH d'AUTUN est membre du Groupement Hospitalier de Territoire Saône et Loire Bresse Morvan qui regroupe les établissements de Chalon sur Saône (établissement support), Montceau-les-Mines, Autun, Chagny, La Guiche Mont-Saint-Vincent, Toulon sur Arroux, l'Etablissement public de santé mentale de Sevrey, le Centre Hospitalier de Louhans et des EHPAD de Couches et Epinac.
L'établissement du CHA accueille la population d'un territoire géographique réparti sur trois départements (21, 58, 71). Il se situe sur deux sites (Latouche / Parpas) et est composé de différentes unités telles que SAU/SMUR, médecine (2 unités d'HC), HDJ, CPM (Centre de Péri Maternité), consultations, SMR, AJ et hébergements pour personnes âgées comme l'USLD et l'EHPAD.
Le Centre Hospitalier d'Autun recherche un(e) professionnel(le) expérimenté(e) pour assurer le secrétariat de direction. (Poste exigeant, au centre de la coordination des instances et de la vie institutionnelle).
Missions principales :
- Accueil et filtrage des appels, gestion des courriels et du courrier (réception, enregistrement, diffusion, envoi).
- Gestion d'agendas complexes des Directeurs de l'établissement, planification des rendez-vous, coordination logistique (déplacements, visioconférences).
- Organisation des réunions et des instances : préparation des ordres du jour, convocations, dossiers, logistique des salles/visioconférences.
- Tenue des réunions : prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus/procès-verbaux, suivi des décisions et échéances.
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, présentations ; relecture et contrôle qualité (orthographe, grammaire, cohérence).
- Suivi de tableaux de bord, reporting, classement/archivage, gestion des parapheurs et circuits de signature.
- Interface avec les services internes et partenaires externes ; respect strict de la confidentialité et des règles déontologiques.
Missions spécifiques :
- Direction générale : appui au Directeur et au CODIR, coordination des notes institutionnelles, interface avec tutelles et partenaires.
- Direction des soins : appui au/à la Directrice des soins et aux cadres supérieurs, organisation des instances paramédicales (ex. CSIRMT), suivi qualité et actions terrains.
- DRH : organisation des commissions/instances sociales, traitement de dossiers RH confidentiels, préparation de courriers et de notes.
Profil recherché :
- Formation: Bac+2 minimum en assistanat/gestion administrative ou équivalent.
- Expérience: au moins 5 années réussies sur un poste similaire, idéalement en établissement public de santé.
Compétences clés :
- Excellente expression écrite et orale en français; maîtrise parfaite de la grammaire et de l'orthographe.
- Prise de notes rapide et fiable; rédaction de comptes rendus et procès-verbaux.
- Maîtrise avancée du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et d'outils collaboratifs (Teams/Zoom), gestion électronique du courrier/dossiers.
- Sens aigu de l'organisation, rigueur, discrétion professionnelle, respect absolu de la confidentialité, gestion des priorités et des urgences.
Atouts appréciés :
- Connaissance du fonctionnement des instances hospitalières (p. ex. CME, CSIRMT, CSE/F3SCT), notions de RGPD et du secret professionnel.
Conditions du poste :
Contrat: CDI temps plein (possibilité de temps partiel).
Rémunération: selon profil et expérience; selon grille de la fonction publique hospitalière le cas échéant.
Particularités: disponibilité ponctuelle possible en soirée lors de certaines instances.
Modalités de candidature
Dossier: CV + lettre de motivation.
