La personne recrutée est chargé(e) de l'organisation de sessions de formations continue et de la gestion administrative des stagiaires : candidatures, contractualisation, enquête de satisfaction et gestion des attestations.
Elle est également en charge de la facturation des actions de formation continue, assure la gestion comptable de la régie de la DIREF, ainsi que de la gestion financière des commandes liées à l’activité de formation continue.
Elle sera sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du pôle de formation continue au sein de la DIREF. De par ses fonctions, l’agent travaillera en interaction étroite avec l’agence comptable et le responsable administratif et financier de la DIREF, qui assureront un encadrement fonctionnel dans leurs domaines.
Ses activités principales sont notamment :
- Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de la formation continue
- Gérer les aspects administratif des actions de formation (candidatures, contrats, conventions, enquêtes…) et utiliser les outils dédiés (E-candidat , FCA manager)
- Organiser la logistique des actions de formation continue en liaison avec les enseignants, les responsables de formation et les intervenants (convocations, réservation, matériel, centre de ressources…)
- Contribuer au suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux, services publics
- Veiller au respect des critères qualité Qualiopi et organiser le recueil de preuves pour les formations dont il/elle a la charge.
- Contrôler la conformité des conventions de l’ensemble du pôle et facturer les actions de formation continue
- Tenu du compte de régie de recette des paiements de la formation initiale (Master-Doctorat et HDR) et de la formation continue en fonction des échéances- relances (paiement par virement, chèque ou en ligne via Paybox).
- Piloter l’activité facturation / régie de la formation continue et en rendre compte à l'aide de tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité.
- Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
Relations professionnelles :
En interne : équipes de la DIREF, secrétariat général administratif de la DGD-REVE, agence comptable
En externe : Apprenants, formateurs extérieurs, partenaires institutionnels, partenaires privés français et étrangers, fournisseurs
Formation souhaitée : métiers de la gestion administrative et financière, comptabilité
Connaissances
- Techniques de gestion administrative et budgétaire (connaissance générale)
- Finances publiques, règles et technique de la comptabilité
- Système d’information budgétaires et financiers
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Notions relatives aux droits dispositifs de formation initiale et continue
- Notions sur la réglementation et programme de financement de la formation continue
Compétences opérationnelles
- Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
- Appliquer des procédures et des règles
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes
- Savoir réguler des dysfonctionnements
- Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
- Concevoir des tableaux de bord
- Savoir rendre compte et travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Assurer une veille
- Maîtrise des outils de bureautique, la connaissance de FCA manager et SIFAC serait appréciée
Compétences comportementales
- Autonomie et goût du travail en équipe et sens de l’écoute
- Aisance relationnelle avec un public varié (enseignants, étudiants, entreprises)
- Rigueur et organisation
- Sens de la confidentialité
- Rigueur, fiabilité ;
- Capacité d’analyse
- Sens de l’organisation, adaptabilité ;
- Capacité d’initiative.
Venez rejoindre un établissement chargé d’histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d’une grande variété de métiers et d’activités, le Muséum vous propose d’intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.
Localisation : Jardin des plantes
Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie B ou CDD de droit public renouvelable
Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels
Pas de contrainte horaire particulière
Remboursement de 75% des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable (vélo ou covoiturage)
Télétravail possible après 4 mois d'ancienneté, 2 jours par semaine
Prise en charge partielle de votre mutuelle
Un comité social et une association sportive et culturelle
Accès illimité aux sites de l’établissement avec invités
