Mission Principale
- Sous la responsabilité de la direction et/ou des chefs de projets, l'assistante administrative travaux assure la gestion quotidienne du secrétariat, le suivi administratif et financier des dossiers de l'agence, ainsi que l'assistance dans le suivi réglementaire des projets. Elle est le point de contact privilégié et le garant de la bonne organisation du cabinet.
Activités et Responsabilités
Gestion Administrative et Secrétariat Classique
Accueil physique et téléphonique des clients. Gestion des e-mails généraux.
Rédaction, mise en forme et classement du courrier, des comptes-rendus de réunions de chantier et des notes internes.
Pilotage des tableaux d'analyse
Gestion
Archivage des dossiers (physique et numérique).
Appels d'offres (Marchés Publics / Privés)
Constitution des dossiers de candidature et dépôt sur les plateformes de dématérialisation.
Suivi des phases de chantier
Gestion des ordres de service (OS) et des avenants.
Passation des marchés de travaux
Transmission des situations de travaux des entreprises
Préparation des dossiers de réception d'ouvrages (PV de réception, levées de réserves)
Gestion Financière
Établissement des situations d'honoraires de l'agence en fonction de l'avancement des phases du projet
Suivi des encaissements et relances clients en cas d'impayés
Compétences Requises
Excellent niveau d'orthographe et capacités rédactionnelles.
Maîtrise rigoureuse des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel).
La connaissance des procédures des projets sinistres/incendies serait un ATOUT majeur.
Sensibilité à la terminologie du bâtiment et des phases de maîtrise d'œuvre
Savoir-être (Qualités personnelles)
Rigueur et organisation : Capacité à gérer les priorités et à respecter des échéances strictes (délais administratifs).
Aisance relationnelle : Diplomatie et posture professionnelle face à des interlocuteurs variés
Autonomie et réactivité
Profil Recherché
Formation : Bac+2 minimum en gestion/secrétariat (BTS SAM, BTS GPME) ou une formation spécifique d'Assistant(e) Technique / Secrétaire du bâtiment / Secrétaire d'assurance.
Expérience : Une première expérience dans le secteur du BTP (cabinet d'architecture, bureau d'études, assurance (gestion des sinistres) ou entreprise générale de construction) est généralement très recherchée pour sa connaissance du jargon et des processus
Rémunération : 2 080,00€ à 2 900,00€ par mois
Avantages :
Expérience:
- Assistance technique: 1 an (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel
