En tant qu’Assistant de Service H/F, vous avez pour mission d’intervenir en support administratif auprès du Chef de Service et d’une équipe d’environ 15 collaborateurs.
Vous serez notamment chargé(e) de :
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Assurer les activités classiques de secrétariat : gestion des agendas, organisation des réunions/séminaires, accueil téléphonique, gestion des courriers et des messages électroniques, relecture et mise en forme des documents issus du laboratoire… ;
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Diffuser les rapports, notes techniques, documents divers ;
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Gérer les différentes étapes des demandes d’achats et commandes ;
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Apporter une assistance dans la préparation des missions et le suivi des remboursements ;
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Accueillir les visiteurs (avis rendez-vous, logement, transport si nécessaire) ;
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Participer à l’organisation de réunions, meeting, conférences… ;
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Constituer les dossiers administratifs des stagiaires, thésards, et autres collaborateurs français ou/et étrangers ;
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Assurer la gestion documentaire du laboratoire (archivage informatique des documents administratifs et scientifiques : zones intranet en partage, bases documentaires, GED…) ;
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Assurer l'interface avec les secrétariats des 5 laboratoires du service, animer cette équipe 2 fois par an pour partager, homogénéiser et améliorer les pratiques ;
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Assurer la gestion de l'interface avec le secrétariat de l'échelon direction du Département.
Pour cela, vous agissez en interaction avec les collaborateurs des différents laboratoires, la ligne managériale, les assistants du département et les interlocuteurs externes (direction, services fonctionnels, fournisseurs, clients, etc..).
Afin de garantir la continuité de service, vous êtes amené(e) à remplacer les autres assistant(e)s (laboratoires et direction du Département) en cas d’absence, en particulier durant les périodes de congés.
De formation Bac+2 ou Bac+3 en gestion administrative, vous disposez d’une expérience significative en assistanat, idéalement dans un environnement technique ou dans un centre de recherche.
Une connaissance du CEA, de ses outils et processus serait un plus.
Doté(e) d’une réelle aisance relationnelle, vous savez vous adapter à des interlocuteurs variés, et faites preuve de rigueur, réactivité et d’un fort sens du service.
Vous agissez avec tact et savez respecter la confidentialité des informations traitées.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et démontrez d’un réel intérêt pour les nouveaux outils digitaux (plateformes collaboratives…).
Enfin, nous recherchons une personne dynamique, faisant preuve d’énergie et de réactivité dans son travail avec une grand sens de la communication, en français et en anglais.
Faites-nous parvenir votre CV et votre lettre de motivation, nous avons hâte de découvrir votre profil !
Conformément aux engagements pris par le CEA en faveur de l'intégration des personnes handicapées, cet emploi est ouvert à toutes et à tous. Le CEA propose des aménagements et/ou des possibilités d'organisation pour l’inclusion des travailleurs handicapés.
Poste basé à Cadarache (13), à pourvoir dès que possible.
Vous avez un doute ?
Nous vous proposons :
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Un environnement unique de recherche dédié à des thématiques à fort enjeu sociétal,
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Des formations pour renforcer vos compétences ou en acquérir de nouvelles,
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Un équilibre vie privée – vie professionnelle reconnu,
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Un poste facilement accessible via le réseau de lignes de bus proposé par le CEA,
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Une rémunération selon vos diplômes et votre expérience,
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Un CSE actif en termes de loisirs et d’activités extra-professionnelles,
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Un accord de télétravail,
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Une politique diversité et inclusion,
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Des opportunités d’évolution professionnelle.
