FINALITE
Assiste le Directeur Relations Clients afin d’optimiser la gestion de l’activité de la Direction (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, rédaction de courriers, alimentation tableaux de bords …). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction.
Possibilité de prendre en charge le suivi complet de dossiers et d’événements spécifiques.
ACTIVITES PRINCIPALES
ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DU DRC
- Organise l’agenda du DRC et prend les rendez-vous en fonction des priorités définies.
- Rappelle les informations importantes et transmet les messages.
- Organise des déplacements.
- Prépare et organise les réunions à l’interne et à l’externe du DRC.
REALISATION ET MISE EN FORME DE TRAVAUX DE BUREAUTIQUE
- Rend les notes et met en forme tous types de courriers.
- Participe à l’ordre du jour, invitation aux réunions et en assure le cas échéant les comptes rendus.
- Réalise la saisie de documents de formes et de contenus divers.
- Organise le classement et l’archivage des dossiers.
- Saisie des documents numériques.
SUIVI DES PROJETS ET ACTIVITE DE LA DIRECTION
- Intègre les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
- Assure la transmission d’information avec les différents services ou collaborateurs sous la responsabilité directe du directeur et en externe (décisions, notes, etc).
- Assure la transmission des courriers, parapheurs du directeur.
- Suit les retours courriers de la Direction et alerte le cas échéant le Directeur en cas de retard de réponse ou retour d’informations autres services.
- Coordonne et assure la réponse au courriel des locataires.
- Assure la relecture de divers documents.
- Suit les dossiers spécifiques en appui de la Direction
- Suit les sollicitations en lien avec les autres Services de la Direction
ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE DU DRC
- Renseigne et assure la circulation des informations entre la direction de l’Office et les locataires.
INSTANCE
- En lien avec la Directrice Générale, prépare les réunions du Conseil de Concertation Locative.
ACTIVITE SECONDAIRE
MARCHÉS
- Suivi de la consultation
- Ouvre les plis et remplit les registres et les PV
- Enregistre les marchés sous le logiciel métier
- Met à jour les BPU
COMPETENCES TECHNIQUES
Savoir
- Maîtrise les outils bureautiques
- capacités en gestion administrative et méthode de classement, archivage
- Maîtrise les procédures qualité
- Maîtrise de la prise de notes
- Maîtrise de la communication écrite et orale
- Connaissance du métier de la relation clientèle
Savoir faire
- Améliorer les procédures internes
- Communiquer en s’adaptant à différents interlocuteurs : locataires, service de l’office, associations locales, collectivités, services de l’état…
- Traiter l’information (collecte, classe, met à jour)
- organiser un planning
- Rédiger un compte-rendu, des notes, etc.
- Gérer et suivre des tableaux de bords et outils de planification
Savoir être
- Autonome et organisé dans l’exécution du poste de travail
- Aptitude à prioriser et capacité de réactivité
- Collaboration et coopération avec les différents services de l’office
- Capacité à rendre compte et à alerter
- Discrétion
ACCESSIBILITE AU POSTE DE TRAVAIL
- Expérience professionnelle dans le domaine d’assistant(e) de direction et/ou du logement social équivalent à un Bac +2
- Expérience dans la mise en place de tableaux de bord et de la gestion de fichier
- Fortes capacités rédactionnelles
Rémunération : à partir de 2 308,00€ par mois
Avantages :
Lieu du poste : En présentiel
