Le service public et ses valeurs comptent pour vous ? Vous souhaitez contribuer à la réussite des étudiants en participant au projet d’avenir de l’université ?
Rejoignez CY Cergy Paris Université, au cœur d’un territoire entre ville et nature, ouvert sur l’international, alliant développement durable et innovation. Établissement d'enseignement supérieur et de recherche, CY Cergy Paris Université est présente sur 14 sites sur tout le territoire et rassemble plus de 26 000 étudiants, 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 900 personnels et 24 unités de recherche, autour des valeurs communes de liberté, d'ambition, de volonté, de courage et d'inclusion.
Basée à Cergy-Pontoise, CY Cergy Paris Université coordonne le projet de site global CY Alliance réunissant 12 établissements, privés (associatifs) ou publics, d’enseignement supérieur et de la recherche. Par son organisation et sa structure inédite sous forme d’université d’écoles, CY Cergy Paris Université crée les interactions et les passerelles nécessaires entre les acteurs du territoire et entre les disciplines, construisant ainsi une offre de formation et de recherche riche, variée et innovante dans son contenu et sa pédagogie. Pour cela, CY Cergy Paris Université a construit un partenariat avec l’une des premières écoles de commerce en France et en Europe, l’ESSEC Business School, favorisant le développement d’initiatives et de projets innovants.
Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.
L’IUT de Cergy-Pontoise est une composante de CY Cergy-Paris Université.
Il est organisé en une direction administrative à Neuville et 10 départements d’enseignements situés à Neuville, Argenteuil, Sarcelles et Pontoise. Après avoir été certifié ISO 9001 de 2011 à 2023, l'IUT est certifié ISO 21001 depuis 2024 et certifié QUALIOPI depuis 2021.
Assurer le secrétariat administratif et pédagogique
Assister le chef du département et les enseignants ayant des charges administratives
Assurer l’interface entre la direction de l'IUT et les enseignants
Travailler en coordination avec la direction de l'IUT, et les différents partenaires de l’IUT internes et externes (entreprises, CFA…)
Être référent des achats du département
Scolarité
- Accueillir, renseigner et assister les apprenants
- Suivre administrativement les campagnes de recrutement des apprenants
- Contrôler les inscriptions administratives des apprenants
- Suivre l'assiduité des apprenants (absences, retards...)
- Préparer les jurys, assister aux commissions, saisir les notes, vérifier les procès-verbaux, éditer les relevés de notes et d'acquis et les remettre aux apprenants
- Assurer l'interface entre le CFA et le département
- Suivre les contrats d’apprentissage et les apprentis en relation avec les CFA en utilisant l’application dédiée (planning, absences…)
- Suivre les contrats de professionnalisation des stagiaires de la formation continue
- Assister les enseignants en charge de responsabilités administratives
- Gérer les conventions de stage
- Développer et entretenir les relations entreprises du département
Secrétariat de département
- Compte rendu de réunion (dont conseil de département)
Gestion matérielle
- Saisir les emplois du temps sur CELCAT (et contrôler la réalisation)
- Précommandes, suivi des commandes (relations avec les fournisseurs) et préparer les services faits pour le chef de département
- Gérer les relations avec la DPI et la DHSE pour l'organisation matérielle du département
- Sensibiliser les collègues au développement durable et aux gestes du quotidien
Ressources humaines de proximité
- Accueillir les nouveaux enseignants
- Gérer les dossiers de recrutement des vacataires
- Assister les enseignants dans leurs démarches administratives (suivi des dossiers RH...)
- Contrôler les bascules d’heures des emplois du temps dans le logiciel de suivi des heures d’enseignement et saisie des heures de référentiel
Gestion des achats et missions :
- Analyser les demandes d’achat (travaux, fournitures, services) de son périmètre, dans le respect des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière
- Demandes de devis, collecter et contrôler la conformité des pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Saisir dans SIFAC+ les demandes d’achat et les constats de services faits
- Saisir dans SIFAC+ les frais liés aux déplacements professionnels (demande d'ordres de missions et d'états liquidatifs)
- Conseiller et orienter les personnes à l’origine du besoin d'achat (responsable service, ingénieurs, enseignants, scientifiques, ...)
- Assurer les échanges et le suivi avec le service financier de la direction et le service des marchés publics
Suivre au travers du réseau l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité (GBCP…)
Compétences :
Maitrise bureautique (Word-Excel-PowerPoint-Teams-Forms…)
Aptitude à utiliser et à se former sur des applications diverses, des bases de données, des logiciels
Savoir trouver la bonne information dans les règlements, répertoires et site efficacement
Connaître la réglementation en matière de déplacement et indemnisation des personnels
Connaître SIFAC+
Qualités :
Sens de l’organisation et des priorités
Fiabilité et rigueur
Dynamisme ; Réactivité ; disponibilité d’esprit
Autonomie et esprit d’initiative en sachant rendre compte
Adaptabilité ; Sens du relationnel et du dialogue, esprit d’équipe
Discrétion professionnelle
Conditions de travail :
Poste ouvert aux agents titulaires en détachement et contractuels (CDD de 12 mois renouvelable)
️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
Politique de formation interne développée
Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai et selon le poste)
Poste basé sur le site de Pontoise à pourvoir dès que possible.
Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel.
Rémunération :
