Rejoignez le CHU de Bordeaux, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine ! Intégrez un collectif passionné de 15 700 professionnels, dont 1 600 médecins, couvrant plus de 200 métiers. Ici, les soins sont responsables, durables, portés par une ambitieuse RSE et une transition écologique en marche.
Implanté sur quatre sites — Pellegrin et Saint-André à Bordeaux, Haut-Lévêque et Xavier-Arnozan à Pessac —, le CHU offre un cadre pluridisciplinaire en pleine évolution, au cœur de pôles d’excellence reconnus nationalement.
Chaque année, nous prenons en charge plus d’un million de patients, formons les futures générations de soignants et propulsons la recherche via nos deux instituts hospitalo-universitaires et unités de pointe, saluées à l’international.
Plongez dans un environnement innovant où votre expertise compte !
La Direction Générale, située à Talence, rassemble l’ensemble des Directions Fonctionnelles du CHU de Bordeaux.
Contenu du poste :
L’assistant(e) administrative exerce son activité au sein du Département Partenariats et Valorisation (DPV) et du Département Promotion Externe (DPE) de la Direction de la Recherche Clinique et de l’Innovation (DRCI).
Le DPV apporte conseils et soutien juridique aux professionnels de santé souhaitant porter un projet de recherche et d’innovation ou une collaboration/partenariats, ainsi qu’aux professionnels de la Direction de la Recherche Clinique et de l’Innovation. Le DPV est également chargé de coordonner la stratégique contractuelle associée à la protection de la propriété intellectuelle du CHU de Bordeaux dans une double logique de valorisation et de transferts.
Le DPV assure l’élaboration et le déploiement de la politique contractuelle partenariale et de valorisation de la DRCI du CHU de Bordeaux dont l’objectif est d’assurer la préservation des intérêts de l’établissement en vue d’une exploitation optimale des résultats de recherche et d’innovation. Sa mission est d’apporter conseil et soutien juridique aux professionnels de la Direction de la Recherche Clinique et de l’Innovation ainsi qu’aux professionnels de santé souhaitant porter un projet de recherche et d’innovation.
En lien avec l’Université de Bordeaux et les organismes de recherche concernés, le DPV accompagne l’activité de protection et de valorisation des innovations ainsi que le déploiement des dispositifs innovants de soutien aux activités.
Le DPV a également pour mission le conseil et l’aide à la décision liés aux questions juridiques nouvelles ou complexes tels que l’ouverture de l’accès aux données de santé ou la valorisation des échantillons biologiques.
Le Département Partenariats et Valorisation est constitué d’une équipe de 8 personnes, et est structuré en 2 Services :
Le Service Partenariats ;
Le Service Valorisation.
L’assistant(e) administrative accompagne les 2 Services du DPV et le Département Promotion Externe sur la mise en œuvre des activités administratives, contractuelles, et logistiques.
Le Département Promotion Externe (DPE) de la DRCI gère la contractualisation des essais cliniques à promotion externe académique (ou institutionnelle) et industrielle ainsi que les contrats de collaboration et de prestations dans le cadre des études cliniques. L’équipe est composée d’une responsable d’équipe, d’une adjointe des chefs de projets et de 5 chefs de projets. Environ 400 études à promotion externe débutent chaque année au CHU de Bordeaux.
Mission générale :
Apporter un soutien administratif, suivre et gérer les processus administratifs relativement aux activités contractuelles des Départements DPV et DPE et un soutien au suivi de l’activité des études à promotion externe.- Apporter un soutien logistique au Département Partenariats et Valorisation.
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif des Départements DPV et DPE.
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.
Principales activités communes aux Départements DPV et DPE :
Gestion administrative relative au domaine d’activité : création et organisation des dossiers, collecte d’informations, classement, archivage.- Complétion, gestion et suivi des bases Timetonic des Départements DPV et DPE ; création des demandes / dossiers dans la base DPV ou DPE, actualisation et suivi de leur évolution jusqu’à l’archivage du contrat signé (DPV) ou de l’Etude (DPE).
- Complétion, gestion et suivi du logiciel Contrat’tech pour les 2 Départements : être la référente Contrat’tech du DPV en centralisant et en effectuant toutes les demandes de numérotation Contrat’tech, et en suivant leur obtention selon le périmètre d’activité concerné.
- Gestion et suivi du circuit de signature papier et/ou électronique des Contrats : Coordonner et suivre le circuit de signature des Contrats depuis la transmission par le/la juriste concerné(e) (DPV) ou le chef de projet (DPE) de l’accord sur une version finale, en réalisant la gestion et le suivi de leur mise en signature, jusqu’à l’archivage du Contrat signé et sa diffusion aux personnels concernés.
Principales activités spécifiques au DPV :
Formation des nouveaux arrivants du Département Partenariats et Valorisation au maniement des outils informatiques utilisés : base DPV Timetonic, Contrat’tech, Clevernet, DocuSign notamment.- Organisation de réunions pour les membres du DPV, gestion de l’agenda et des déplacements de la Responsable DPV.
- Assurer la mise en signature et la transmission au présentéisme DRCI des congés de la Responsable DPV.
Principales activités spécifiques au DPE :
1/ Soutien administratif des chefs de projets pour
- l’instruction des demandes de mise en place des contrats de prestation:
contrôler des documents transmis nécessaires à l’instruction, échanger avec les services cliniques du CHU de Bordeaux et le promoteur jusqu’à la signature du contrat; réaliser les démarches pour archiver les études
- le suivi de l’activité des études à promotion externe académiques dans le logiciel Easydore
2/ Assurer le back-up de l’adjointe des chefs de projets pendant ces congés
3/ Participation aux réunions d’équipe
Aptitudes attendues :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger des informations relatives à son domaine d’intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
- Travailler en équipe / réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d’Information et de Communication (TIC)
Connaissances attendues :
- Accueil téléphonique
- Bureautique
- Classement et archivistique
- Communication / relations interpersonnelles
- Gestion administrative
- Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
- Technologies de l’information et de la communication (NTIC)
Bénéficiez d'un accompagnement personnalisé tout au long de votre carrière
Bénéficiez de mobilités dans et hors du CHU sur des postes variés
Formations pour développer de nouvelles compétences chaque année,
Promotions professionnelles pour accéder à des responsabilités supérieures ou de nouveaux métiers
Bénéficiez d'un accompagnement lors de votre aménagement sur la région bordelaise : Logement, transports, crèches, loisirs …
Bénéficiez d'un nombre de jours de congés et de RTT avantageux, permettant de concilier vie professionnelle et personnelle.
