MISSION : il.elle apporte un soutien administratif aux secrétariats des MDS du territoire Grand Nancy en lien avec les professionnels de la MDS, les usagers et les partenaires.
ACTIVITES
Accueil
- Assure l’accueil téléphonique et physique du public, identifie la demande et oriente vers le professionnel adapté
- Fait le lien avec les travailleurs sociaux, médico-sociaux et le public rencontré, évalue l’urgence et alerte les professionnels en cas de nécessité
- Fait le lien avec les partenaires en fonction de la demande des usagers
- Participe à la gestion des plannings de l’équipe et gère la prise de RDV pour les professionnels
Gestion administrative et secrétariat
- Assure la gestion du courrier (enregistrement arrivée/départ, diffusion)
- Contribue à l’organisation des activités de la MDS
- Contribue au secrétariat de la MDS (saisie du courrier, présentation des écrits des professionnels, …), peut assurer un soutien informatique de premier niveau auprès des professionnels de la MDS en utilisant les logiciels et applications informatiques de la collectivité
- Effectue la relecture et la mise en forme des écrits des professionnels avant transmission
- Apporte un soutien pour l’archivage et le classement
- Procède aux saisies régulières et tient à jour les données des usagers dans le Système d’Information Social (IODAS)
Spécificités
- Est amené.e à se déplacer fréquemment pour assurer le secrétariat sur les MDS du territoire du Grand Nancy soit dans le cadre d’une absence ou d’un renfort en cas de surcharge d’activité dans un objectif de continuité de service
En l’absence du (de la) secrétaire de MDS
Gère l’organisation logistique de la MDS (commandes de fournitures, recensement du mobilier, demande d’interventions) en lien avec les services départementaux.
Référence de l'offre : zubc6egtj1
Compétences techniques :
- Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
- Mettre en forme les documents selon la charte graphique du Conseil général
- Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint,…)
- Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
- Connaître les logiciels spécifiques du service/de l’activité
Compétences stratégiques :
- Etre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail
- Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
- Savoir orienter les personnes vers l’interlocuteur ou l’organisme adéquat
- Être en mesure d’alerter lors d’un dysfonctionnement
- Savoir s’adapter (aux outils/à une équipe)
Compétences relationnelles :
- Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
- Savoir écouter
- Comprendre les besoins de son interlocuteur
- Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
- Etre en mesure de travailler en équipe
- Savoir se rendre disponible
Le département de Meurthe et Moselle couvre une population de 733 821 habitants (591 communes réparties en 23 cantons). Forte de la diversité de ses 143 métiers différents exercés par 3350 agents, la collectivité pilote des politiques publiques ambitieuses, mises en œuvre par des équipes pour lesquelles l’attention est portée aux enjeux de qualité de vie au travail des agents et d’amélioration continue des conditions de travail, à la fois dans une approche individuelle mais également collective.
Au sein de cette collectivité composée de six territoires départementaux, le territoire du Grand Nancy fort de plus de 257 000 habitants et de 136 300 emplois dispose d’atouts indéniables pour soutenir son développement et pour renforcer son attractivité et celle du bassin métropolitain, avec différents atouts : la combinaison université, recherche et créativité, des pôles médicaux de qualité, un secteur d’emploi tertiare développé, des projets urbains inscrits dans le plan national de rénovation urbaine, un fort tissu partenarial notamment en matière associative.
Le territoire du Grand Nancy couvre 20 communes et une Métropole, compte 340 agents, répartis sur 15 sites principaux et une dizaine de sites annexes. L’organisation territoriale s’articule autour de différentes entités :
- une direction de territoire au sein de la Maison du Département (MDD) accueillant les services ressources et certains services administratifs (Protection Maternelle et Infantile et Aide Sociale à l’Enfance),
- 6 Maisons Départementales des Solidarités (MDS) regroupées au sein de 4 périmètres d’action : Grand Nancy Est, Nancy Centre, Plateau de Haye-Provinces et Vandoeuvre Villers Les Nancy,
- un service territorial autonomie (STA) et un service territorial insertion (STI).
Sont également présents sur le territoire du Grand Nancy : la Médiathèque départementale, les Archives départementales, le Laboratoire vétérinaire et alimentaire départemental , 21 collèges et 6 espaces naturels sensibles.
