As Office Manager, you will play a central role in shaping the day‑to‑day success of our Paris branch. You will be the go‑to person for office operations, administration and coordination, covering areas such as accounting support, HR and onboarding, IT liaison and regulatory reporting, while closely supporting the origination team in their daily activities.
This role offers broad exposure, a high level of autonomy and the opportunity to work closely with both local stakeholders and international HQ teams. It is ideally suited for a hands‑on, reliable and well‑organized professional who enjoys taking ownership, keeping things running smoothly and contributing to a dynamic, international environment.
Office Management, Administration & IT Coordination
- Manage daily office operations and administrative workflows.
- Serve as the primary IT point of contact for the branch, coordinating local IT needs and liaising with HQ IT teams for equipment setup and issue resolution.
- Coordinate onboarding of new employees and interns (office preparation, IT setup, administrative documentation).
- Maintain smooth communication and coordination with internal departments such as Audit, IT, HR, Compliance, Legal …
- Preparation and coordination of internal reporting, covering outsourcing, environmental data, health & safety, ICS, operational risk (BIA), and internal bookkeeping
- Coordinate interactions with external auditors and accountants, ensuring timely provision of documents and full administrative readiness.
Accounting Support & Payments
- Handle administrative accounting tasks, HR-related support, external contract follow‑up, and provider payments.
- Ensure timely settlement of supplier invoices and French taxes.
- Provide accurate and comprehensive accounting data to HQ;
- Manage and optimize relationships with external service providers (insurance, landlords, tax agencies, etc.).
- Coordinate with HQ regarding payroll provider management.;
Regulatory Support
- Support reporting obligations to regulatory bodies (e.g., Banque de France).
- Collaborate closely with HQ departments involved in regulatory and compliance-related tasks.
- Monitoring compliance with internal policies and regulatory requirements, including coordination with risk management, internal controls, and regulatory reporting
Support to EUR-PAR origination team
- Perform ratings for the Euro Hub in accordance with internal methodology.
- Share rating expertise across the Hub and act as a reference on rating‑related topics.
- Provide administrative and operational support to the Paris origination team as required.
- Strong organizational and multitasking abilities.
- High autonomy, reliability, and proactivity.
- Strong team player with a collaborative mindset.
- Excellent communication and interpersonal skills.
- Solid understanding of administrative, accounting, and regulatory processes.
- Ability to coordinate with internal stakeholders and manage external service providers.
- Good IT user skills and capacity to liaise effectively with IT teams.
- Fluent in English and French
Bei uns kannst du deine Expertise einbringen, Themen voranbringen und Neues gestalten. Wir haben eine Kultur, in der sich alle aktiv einbringen und Einfluss nehmen können.
Wir fördern jede Person gleichermaßen, deshalb unterstützen wir dich mit individuellen Entwicklungsmöglichkeiten und Lernwegen. Damit du bestehende Kompetenzen ausbauen und neue zukunftsweisende Fähigkeiten aufbauen kannst.
Mit mobilem Arbeiten und flexiblen Arbeitszeitmodellen hast du die Möglichkeit, deine Arbeit individuell zu gestalten. So lassen sich Arbeit, Familie und die persönliche Lebenssituation bestmöglich unter einen Hut bringen.
Unsere Services und Benefits bieten dir einen echten Mehrwert, die uns so zu einem Top-Arbeitgeber machen. Bei uns erhältst du beispielsweise Vergünstigungen bei Kooperationspartnern oder Zuschüsse zum Nahverkehr. Ebenso sorgen wir mit einer betrieblichen Altersversorgung oder vermögenswirksamen Leistungen für deine Zukunft vor.
Ärztliche Check-ups, Beratungsangebote, gemeinsame Sportevents, unsere beliebte Kantine oder Kaffeebar – Bei uns kannst du das nutzen, was deine Gesundheit fördert und dir guttut.
Wir sind Mittelständler und Global Player. Als internationaler Immobilienspezialist arbeiten wir alle auf ein gemeinsames Ziel hin: den Erfolg unserer Kunden. Bei uns arbeiten über 1.000 Menschen aus 44 Nationen auf drei Kontinenten daran, dass wir als Bank ganz schön aanders sind! Wir sind verantwortungsvoller und erstklassiger Ausbildungsbetrieb und eine Organisation mit viel Expertise und kurzen Wegen, viel Gestaltungsspielraum und dem Anspruch, für unsere Kunden immer besser zu werden. Das macht uns stark und vor allem: aanders!
