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Chargé des instances et des actes administratifs H/F - CDD
Mairie de Mantes-la-Jolie —Mantes-la-Jolie (78)
- Temps plein
- Télétravail partiel
- Expérience administrative
- Sens de l'organisation
- Bureautique
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il y a 8 jours
Assistant juridique h/f
CerFrance Seine Normandie —Buchelay (78)
- Service client
- Microsoft Office
- Niveau Licence
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il y a 5 jours
Assistant administratif PMI F/H
Département des Yvelines —Maule (78)
- Niveau Bac
Assistant Gestion de Flotte (F/H)
Veolia —Ecquevilly (78)
- De 2 400 € à 2 550 € par mois
- Temps plein
- Microsoft Office
- Bureautique
- Niveau Bac +2
- Prise en charge du transport quotidien
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Assistant-e de Direction (H/F)
Mairie d'ACHERES 78 —Achères (78)
- Compétences rédactionnelles
- Bureautique
il y a 1 jour
Assistant(e) Recrutement & administratif F/H
Groupe JTI —Cergy (95)
- De 28 000 € à 30 000 € par an
- Temps plein
- Service client
- Bureautique
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il y a 12 jours
Assistant.e social.e F/H
Fondation l'Élan Retrouvé —Meulan (78)
- De 30 800 € à 40 300 € par an
- Temps partiel
- Prise en charge du transport quotidien
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Chargé d'évaluation et de coordination de parcours F/H
Conseil Départemental du Val d’Oise —Cergy (95)
- Services sociaux
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Responsable de Secteur (H/F)
Vitalliance —Poissy (78)
- De 2 200 € à 2 500 € par mois
- Service client
- Services aux visiteurs
- Niveau Bac +2
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il y a 12 jours
Responsable Achats IT & Télécom F/H
JCDecaux —Plaisir (78)
- Temps plein
- Service client
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assistant juridique h/f jobs near limay, a8

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Chargé des instances et des actes administratifs H/F - CDD

Mairie de Mantes-la-Jolie -
Mantes-la-Jolie (78)

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Détails de l'emploi

Temps plein | CDD
Il y a 8 jours

Qualifications

Expérience administrative
Sens de l'organisation
Bureautique

Description complète du poste

Située au cœur de la vallée de la Seine à la lisière de l’Île-de-France et aux portes de la Normandie, pivot de l’Axe Paris-Rouen-Le Havre, Mantes-la-Jolie se partage entre un Centre-ville dense économiquement, des espaces résidentiels et des grands ensembles en pleine métamorphose.

Dans le cadre d'un remplacement congé maternité, la Mairie de Mantes-la-Jolie recherche un Chargé des instances et des actes administratifs H/F en CDD.

1. MISSIONS PRINCIPALES

A. Gestion des instances (Conseil municipal et Conseil d’administration du CCAS)

Élaboration de l’ordre du jour, des convocations, et des documents préparatoires :
- Trames du déroulé du Maire/du président,
- Composition des liasses.
Organisation des réunions de préparation et commissions :
- Élaboration des plannings,
- Préparation des documents si besoin,
- Réservations de salles.
Coordination de la collecte et de la validation des projets de délibérations et de leurs annexes.
Veille au respect des procédures légales, des délais de convocation et de transmission des dossiers aux élus et administrateurs.
Mise en forme et intégration des délibérations dans le logiciel AIR DÉLIBS, après relecture.
Élaboration et mise à jour des calendriers annuels des instances.
Préparation des liasses à destination du Maire, de la Direction générale et du Cabinet du Maire.
Vérification des modalités de vote, transmission des délibérations au contrôle de légalité.
Assurer la coordination entre les différents interlocuteurs (Directions, DGA, assistantes, élus...).
Rédaction et élaboration des procès-verbaux des séances, en lien avec un prestataire.
Tenue et mise à jour des registres officiels des instances.
Publication des actes sur le site internet de la Ville.
Réalisation des reliures d’actes.

B. Centralisation des actes administratifs

Réception et enregistrement des actes pour validation juridique.
Transmission pour signature au Maire ou à l’élu.
Tenue des registres des décisions et arrêtés.
Transmission des actes au contrôle de légalité.
Renvoi des actes validés aux services concernés.
Organisation de la publication des actes en vigueur.
Réalisation des reliures d’actes.
Suivi de l’archivage des actes.

2. MISSIONS ANNEXES

Gestion de l’affichage légal obligatoire à la mairie :
- Arrêtés préfectoraux,
- Avis de dépôt,
- Résultats des analyses du contrôle sanitaire, etc.

3. PROFIL RECHERCHÉ

Formation / expérience

Formation dans le domaine administratif, juridique, des collectivités territoriales ou expérience professionnelle équivalente.
Une expérience sur un poste administratif au sein d’une collectivité territoriale serait appréciée.
Une expérience dans la préparation et le suivi des instances, la gestion des actes administratifs ou le secrétariat de direction serait un atout.

Compétences et connaissances

Bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales et de leur fonctionnement.
Connaissance du fonctionnement des instances délibérantes et du processus de préparation des actes administratifs.
Connaissance des règles et procédures administratives liées aux délibérations, décisions et arrêtés.
Connaissance des procédures de transmission au contrôle de légalité.
Bonne maîtrise des outils bureautiques.
Une connaissance du logiciel AIR DÉLIBS serait appréciée.
Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe.
Capacité à organiser, prioriser et assurer le suivi simultané de plusieurs dossiers.

Savoir-faire

Organiser et planifier son activité en tenant compte des échéances et des contraintes réglementaires.
Collecter, vérifier et mettre en forme des informations et documents.
Assurer un suivi rigoureux des procédures et des circuits de validation.
Travailler en coordination avec des interlocuteurs variés : directions, DGA, assistantes, élus et partenaires extérieurs.
Identifier les priorités et alerter sa hiérarchie en cas de difficulté ou de non-respect des délais.
Assurer la fiabilité, la qualité et la confidentialité des documents traités.

Savoir-être

Rigueur et sens de l'organisation
Autonomie et capacité d'initiative
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Sens des responsabilités
Réactivité et capacité à gérer les priorités
Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe
Capacité d'adaptation
Diplomatie et sens du service public
Résistance au stress, notamment dans le respect des délais et des périodes de préparation des instances.

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