ASSISTANT(E) DE DIRECTION / GESTION POLYVALENT(E)
Organisation – Gestion administrative – RH – Subventions – Outils numériques & IA
AFL TRANSITION recrute un(e) assistant(e) de direction polyvalent(e) afin d’accompagner la Direction générale dans le développement de ses activités.
Ce poste s’adresse à une personne particulièrement organisée, capable de gérer simultanément plusieurs dossiers, de hiérarchiser les priorités et d’assurer un haut niveau de fiabilité.
Responsabilités
- Superviser et coordonner l’ensemble des activités administratives et opérationnelles de l’organisation
- Gérer les plannings, les agendas et assurer la planification des réunions et événements importants
- Assurer la gestion administrative quotidienne: traitement du courrier, classement, archivage, saisie de données
- Maintenir une communication efficace avec les différents services, partenaires et clients
- Gérer les outils bureautiques tels que Microsoft Office, Google Workspace et autres logiciels de gestion
- Savoir utiliser l'IA
- Organiser et suivre les projets en veillant au respect des délais et des budgets
- Assurer la gestion du standard téléphonique multi-lignes, accueillir les visiteurs avec professionnalisme selon les règles de l’étiquette téléphonique
- Participer à la gestion du secrétariat: rédaction de courriers, préparation de documents administratifs, gestion des fournitures
- Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs et organisationnels
- Assister la Direction dans l’organisation quotidienne de son activité.
- Préparer, organiser et suivre les dossiers administratifs.
- Mettre en forme les dossiers de demandes de subventions sur les plateformes numériques (la rédaction du contenu étant assurée par la Direction).
- Gérer les dépôts et le suivi des dossiers sur les plateformes en ligne.
- Préparer les parapheurs et assurer le suivi des signatures.
- Organiser le classement physique et numérique des documents.
- Rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs.
- Réaliser des tâches administratives RH simples (contrats, suivi de dossiers salariés, tableaux de bord, convocations, etc.).
- Concevoir et mettre à jour des tableaux de suivi et des outils de pilotage.
- Utiliser l’intelligence artificielle comme outil d’aide à la production, à la synthèse, à l’organisation et à l’amélioration des documents.
- Assurer le suivi des échéances administratives
Profil recherché
Les candidat(e)s sélectionné(e)s devront posséder une solide expérience en administration ou en office management ainsi qu’une excellente maîtrise des outils bureautiques tels que Microsoft Office et Google Workspace. Une expérience préalable administrative et en lien avec des directions est indispensable. Vous devrez faire preuve d’un excellent sens de l’organisation, d’une grande rigueur et d’une capacité à gérer efficacement plusieurs priorités. Des compétences en coordination de projets, en saisie de données et en service client seront appréciées. La maîtrise des systèmes téléphoniques multi-lignes ainsi que des bonnes pratiques en matière d’étiquette téléphonique sont également requises.
ofil recherché
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation et votre capacité à anticiper.
Vous maîtrisez :
- les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) ;
- les plateformes numériques administratives ;
- les outils collaboratifs ;
- les outils d’intelligence artificielle (ChatGPT ou équivalents) ou êtes prêt(e) à vous former rapidement.
Vous possédez :
- d’excellentes qualités rédactionnelles ;
- une orthographe irréprochable ;
- une très bonne capacité de synthèse ;
- une réelle aisance avec les chiffres et les calculs ;
- une forte capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils numériques.
Qualités personnelles attendues
Nous recherchons une personne :
- extrêmement organisée ;
- rigoureuse et méthodique ;
- autonome tout en sachant rendre compte ;
- capable de gérer les priorités et les imprévus ;
- résistante au stress et aux périodes de forte activité ;
- réactive et efficace ;
- discrète et respectueuse de la confidentialité ;
- courageuse et persévérante ;
- honnête, intègre et digne de confiance ;
- loyale envers son employeur et les valeurs de l’association ;
- dotée d’un excellent esprit d’équipe et du sens du service.
Ce qui fera la différence
Nous accorderons une importance particulière à la capacité du candidat ou de la candidate à :
- structurer et organiser durablement les dossiers ;
- faire gagner du temps à la Direction ;
- filtrer les sollicitations, anticiper les échéances, sécuriser les dossiers et permettre au dirigeant de se concentrer sur les décisions stratégique
- anticiper les besoins
- utiliser intelligemment les outils numériques et l’intelligence artificielle pour améliorer l’efficacité du travail ;
- travailler avec précision tout en respectant des délais parfois contraints.
Ce poste conviendra à une personne qui aime les responsabilités, apprécie les environnements dynamiques et souhaite s’investir dans une structure porteuse de projets à fort impact humain et social.
Enfin, votre aisance relationnelle, votre éthique votre sens de la loyauté et votre professionnalisme seront essentiels pour réussir dans ce poste.
Rémunération : 28 000,00€ à 35 000,00€ par an
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
Lieu du poste : En présentiel
