PERMIS OBLIGATOIRE
Revue de presse – suivi et classement en relation avec l’accueil,
- Prendre connaissance du courrier « arrivée » et vérification de son enregistrement puis, « dispatching » vers les différents services, en l’absence de la Responsable du service,
- Gestion de l’agenda du Directeur Général (en appui),
- Organisation des réunions et mise en place technique,
- Gestion des appels téléphoniques,
- Élaboration de BC fonctionnement + Golf en soutien de l’hôtesse d’accueil,
- Accueil téléphonique en cas d’absence de l’hôtesse d’accueil,
- Vérification des parapheurs avant mise à la signature du Directeur Général,
- Préparation, contrôle des factures « fonctionnement » avant visa de la Responsable du Secrétariat de Direction et suivi de celles-ci avec enregistrement dans les fiches marchés,
- Classement des factures visées par la Responsable du Secrétariat de Direction (scans et autres),
- Classement divers,
- Remplacement de l’Hôtesse d’Accueil en cas d’absence,
- Suivi des demandes du Directeur Général adressées aux personnes (notes internes,
compte-rendu de réunion, mails, etc…),
- Rédaction et retranscription des courriers du Directeur Général,
- Suivi des marchés du fonctionnement, pour la partie secrétariat de Direction, et tout ce qui en découle selon la répartition des fiches marchés au sein du service,
- Appui dans l’organisation des visites locataires,
- Commande des produits et fournitures des ateliers protégés,
- Organisation des différents évènements de la société (signature des Baux, Noël des locataires, etc…),
- Suivi de la gestion de la flotte auto (en support),
- Enregistrement des actes notariés dans le cahier des actes,Pré requis – formation initiale exigée et/ou expérience professionnelle
- BTS Assistante de Direction
Compétences attendues
- Maîtriser les outils informatiques
- Maîtriser l’orthographe et la grammaire
Aptitudes, motivations et comportements professionnels attendus
- Discrétion
- Réactivité
- Diplomatie
- Sens du relationnel
- Excellente présentation
- Gestion du stress
- Polyvalence
- Gestion de son temps et des priorités
- Soutien à la Responsable du service dans l’organisation des dossiers et du classement.
Rémunération : 30 000,00€ à 32 000,00€ par an
Avantages :
Lieu du poste : En présentiel
