Descriptif
Descriptif du poste :
Lieu d'exercice :
CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE GRENOBLE ALPES.
Direction des Affaires Médicales (1er étage du Pavillon Dauphiné).
Missions du service :
La Direction des Affaires Médicales (DAM) est composée de 20 agents.
La DAM a pour mission de gérer l'ensemble des effectifs médicaux du CHU GRENOBLE ALPES dans le respect des textes réglementaires qui les régissent avec le budget qui lui est alloué.
Par effectifs médicaux, il faut entendre la gestion et le déroulement de carrière des praticiens hospitaliers et praticiens hospitalo-universitaires pour le versant hospitalier (PU-PH, MCU-PH, CCU-AH, AHU et PHU), des praticiens contractuels, des praticiens attachés, des assistants généralistes et spécialistes, des cliniciens, des praticiens libéraux, des internes et faisants-fonction d'internes, ainsi que des étudiants hospitaliers.
La DAM accompagne les praticiens dans leur parcours hospitalier de l'externat jusqu'à leur départ en retraite. Elle gère notamment la paie des personnels médicaux, les congés et absences, les mises à disposition, les temps partagés avec d'autres établissements
La DAM accompagne les projets du CHU sur le versant ressources médicales : mise en uvre des axes du Projet d'Etablissement, accompagnement des projets de réorganisation d'activités sur le plan des organisations médicales.
La DAM est l'interlocuteur privilégié de la Présidence de la Commission Médicale d'Etablissement (CME) et des Doyens (de l'UFR de Médecine et de l'UFR de Pharmacie).
Les activités spécifiques au poste :
1. Secrétariat du secteur juniors :
o Accueil téléphonique et physique ;
o Rédaction et transmission des attestations demandées, bulletins de salaire ou tout autre justificatif ;
o Archivage, classement des dossiers.
2. Gestion de la rentrée des étudiants et appui général au secteur junior :
o Internes :
- Réception des dossiers de recrutement et vérification des documents ;
- Saisie et mise à jour des dossiers dans CPAGE ;
En lien avec les référentes du secteur junior de la Direction des Affaires médicales.
o Etudiants :
- Réception des listes des nouveaux entrants
- Saisie et mise à jour des dossiers dans CPAGE ; Gestion statutaire des étudiants et internes :
Gestion statutaire des étudiants hospitaliers (Médecine, Pharmacie et Maïeutique): création de leur dossier dans CPage, changements tous les 3 mois de leur affectation, changements de situation (personnelle, adresse, RIB), rédaction des certificats selon les demandes des étudiants ou des internes, ressortir les bulletins de paie.
o Gestion des étudiants ERASMUS : sortir les étudiants et les entrer de nouveau à leur retour selon les tableaux d'affection de la Faculté de Médecine ;
o Saisie et mise à jour des dossiers dans CPAGE.
3. Rémunération des cours dispensés dans les écoles qui dépendent du CHUGA.
o Entrer les données dans les variables de paie.
4. Remplacements ponctuels du secrétariat de la Direction
o Accueil physique et téléphonique ;
o Gestion du courrier (papier et électronique) ;
o Diffusions de messages listes DAM ;
o Planification des agendas ;
o Organisation Réunions (Doodle, réservation de salle, visioconférence).
Les relations professionnelles spécifiques au poste :
- Le gestionnaire des étudiants hospitaliers réalise ses missions sous l'autorité hiérarchique du Directeur adjoint des Affaires médicales
- Sur le plan fonctionnel, il travaille en lien avec :
o Les membres de l'équipe de la DAM ;
o L'Université : l'UFR de médecine et l'UFR de pharmacie et l'école de maieutique ;
o Le Centre des Finances Publiques (Trésorerie) ;
o Les représentants des étudiants
o Les services hospitaliers
Profil recherché :
Les compétences et connaissances spécifiques :
- Niveau Bac requis ;
- Maîtrise de la communication verbale et écrite ;
- Maîtrise des outils de bureautique (notamment Outlook, Word et Excel) ;
- Connaissance du milieu hospitalier appréciée.
Qualités requises :
- Organisation et rigueur ;
- Tact, sens de l'écoute et diplomatie, en particulier dans les échanges avec les praticiens ;
- Réactivité et adaptabilité.
Conditions de travail dans le poste :
- Poste d'Adjoint administratif (catégorie C) ;
- Poste à temps plein.
Exigences institutionnelles :
- Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.
