Mission principale
Le chargé administratif du pôle actes détachés et constats intervient en soutien direct des clercs aux actes détachés et des clercs aux constats.
Il est en charge de la gestion des flux administratifs entrants et sortants (appels téléphoniques, mails, demandes clients), et contribue à la fluidité du traitement des dossiers.
Il constitue un point d’entrée central pour les clients et partenaires, garantissant un niveau de service élevé, une information fiable et un suivi rigoureux des dossiers.
Objectif : permettre aux clercs de se concentrer sur la production juridique et technique, tout en assurant une qualité optimale de la relation client et du suivi administratif.
Activités principales
1. Gestion du standard et des flux entrants
Assurer la gestion du standard téléphonique dédié à l’activité actes détachés et constats ;
Qualifier les demandes entrantes (clients, correspondants, particuliers, partenaires) ;
Apporter un premier niveau de réponse aux demandes courantes (suivi de dossier, délais, organisation des interventions) ;
Orienter les appels vers les bons interlocuteurs si nécessaire ;
Garantir la traçabilité des échanges et la bonne transmission des informations.
2. Gestion des boîtes mails et relation client
Gérer les demandes relatives aux activités actes détachés et constats ;
Répondre aux demandes clients relatives à l’avancement des dossiers ;
Assurer le suivi des demandes (relances, informations complémentaires, transmission de pièces) ;
Veiller à la qualité rédactionnelle et à la pertinence des réponses apportées.
3. Appui administratif aux clercs
Assurer un soutien administratif quotidien aux clercs aux actes détachés et aux clercs aux constats ;
Participer à la préparation des dossiers ;
Mettre à jour les informations dans les outils métiers ;
Assurer le suivi administratif des dossiers (statuts, relances, retours clients) ;
Dans le cadre de l’activité actes détachés :
Réaliser des enquêtes dans le cadre des recherches infructueuses ;
Rédiger des procès-verbaux de recherches infructueuses conformément à l’article 659 du Code de procédure civile ;
Contribuer à la gestion des priorités et à l’organisation des flux de travail.
4. Organisation et coordination de l’activité
Participer à la planification des interventions (notamment pour les constats, en lien avec les agendas) ;
Assurer la coordination entre les différents intervenants;
Anticiper les besoins organisationnels du service ;
Signaler toute difficulté ou anomalie dans le traitement des dossiers.
Compétences requises
Excellente maîtrise de la relation téléphonique et de la gestion de standard ;
Capacité à traiter un volume important de sollicitations (appels / mails) ;
Bonne maîtrise des outils informatiques et logiciels métiers ;
Capacité à prioriser et organiser les flux ;
Qualité rédactionnelle (réponses mails professionnelles et structurées).
Sens du service client et de la satisfaction ;
Réactivité et gestion des urgences ;
Rigueur et fiabilité ;
Capacité d’organisation et gestion des priorités ;
Aisance relationnelle et esprit d’équipe ;
Capacité à travailler dans un environnement dynamique.
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : 1 752,92€ à 2 123,35€ par mois
Avantages :
- Intéressement et participation
- Prise en charge du transport quotidien
Lieu du poste : En présentiel
