À propos du poste
Nous recherchons un(e) secrétaire polyvalent(e) dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe. En tant que secrétaire polyvalent(e), vous assurerez l'accueil, le secrétariat courant et le suivi administratif quotidien de l'établissement afin de contribuer au bon fonctionnement de l'école et à la qualité des relations avec les familles, les enseignants et les partenaires institutionnels. Vous exercerez vos fonctions sous l'autorité directe du Chef d'établissement et en lien fonctionnel avec la comptable de l’établissement.
Missions principales
1 - Accueil et secrétariat général
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des familles et visiteurs
- Gérer les appels téléphoniques, la boîte mail de l'établissement et la messagerie Ecole Directe
- Assurer la transmission des informations aux interlocuteurs concernés
- Gérer les retard et les départs anticipés des élèves
- Assurer le suivi administratif des documents scolaires et des dossiers élèves
- Réaliser divers travaux de secrétariat, classement et archivage
2 - Gestion administrative des élèves et des familles
- Assurer le suivi administratif des préinscriptions
- Organiser les rendez-vous d'inscription avec le chef d'établissement
- Préparer et suivre administrativement les dossiers d'inscription
- Réaliser les saisies administratives dans les logiciels de gestion scolaire (Charlemagne)
- Gérer les codes et accès famille (Ecole Directe et Educartable)
- Assurer le suivi administratif des commandes de repas en lien avec la société de restauration
3 - Suivi administratif des PAI et accueil des élèves souffrants
- Assurer le suivi administratif des Projets d'Accueil Individualisé (PAI)
- Organiser les échanges administratifs avec les familles et les partenaires concernés
- Participer à la mise en œuvre pratique des protocoles définis dans le cadre des PAI sous l'autorité du chef d'établissement
- Assurer le suivi et la restitution des médicaments selon les procédures en vigueur
- Accueillir ponctuellement les élèves souffrants ou blessés
- Réaliser les premiers gestes d'urgence dans le respect des protocoles applicables et sous l’autorité du chef d'établissement
- Informer les familles lorsque la situation de l'élève le nécessite
4 - Secrétariat pédagogique
- Réaliser des travaux de mise en page et de reprographie
- Participer au suivi administratif des livrets et outils pédagogiques numériques
- Assurer certains travaux administratifs liés à la vie pédagogique de l'établissement
5 - Gestion administrative des enseignants
- Assurer le suivi administratif des absences des enseignants
- Transmettre les informations nécessaires aux services concernés
- Effectuer les saisies administratives des suppléants dans AngeRH
- Assurer le suivi administratif des arrêts de travail des enseignants
6 - Vie scolaire et projets
- Participer au suivi administratif des voyages et sorties scolaires
- Réaliser des demandes de devis transport
- Mettre en ligne des informations et articles transmis par les enseignants via le site internet de l'établissement.
Profil recherché
- Expérience administrative exigée
- Une expérience dans un établissement scolaire serait appréciée
Compétences et qualités attendues
- Très bonne maitrise des outils bureautiques et numériques
- Bonne maitrise d'Excel
- Maitrise des outils de gestion scolaire appréciée(Ecole Directe, Charlemagne, Gabriel)
- Très bonne qualité rédactionnelle et orthographique
- Capacité d'organisation et de gestion des priorités
- Sens de l'accueil et qualités relationnelles
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
- Rigueur et fiabilité
- Réactivité et polyvalence
- Dynamisme et sens du travail en équipe
Limites de fonction
Le poste ne comporte :
- aucune mission de management
- aucune responsabilité budgétaire ou comptable
- aucune mission de pilotage institutionnel
- aucune responsabilité RH
- aucun pouvoir décisionnel autonome
Les décisions relevant du fonctionnement pédagogique, administratif ou institutionnel de l’établissement demeurent sous l'autorité du chef d'établissement.
Poste relevant de la convention collective EPNL.
Il s'agit d'un temps partiel annualisé, payés 18h/semaine, travail effectif 26h/semaine sur temps scolaire. Présence ponctuelle pendant certaines périodes de vacances scolaires.
Rémunération : 1 157,38€ par mois
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
Lieu du poste : En présentiel
