Qui sommes-nous ?
Auto Systeme est un centre VHU (Véhicules Hors d’Usage) agréé, spécialisé dans la collecte, le démontage et la valorisation de véhicules en fin de vie.
Notre activité s’inscrit pleinement dans l’économie circulaire : les véhicules accidentés ou hors d’usage sont collectés, dépollués, démontés lorsque leurs pièces peuvent être réemployées, puis orientés vers les filières de recyclage.
Derrière cette activité de terrain, il y a une organisation administrative et logistique essentielle : les véhicules doivent être correctement planifiés, suivis, enregistrés et traités.
C’est précisément le rôle du poste de secrétaire administratif / logistique VHU.
Le poste : Secrétaire administratif / logistique VHU
Vous occupez un poste clé dans l’organisation quotidienne de l’entreprise.
Votre mission principale consiste à organiser les tournées d’enlèvement de véhicules hors d’usage pour nos chauffeurs, puis à assurer le suivi administratif et informatique des véhicules qui arrivent sur notre site.
Vous êtes en lien avec les particuliers, les professionnels, les chauffeurs, les experts, les équipes internes et différents partenaires de l’entreprise.
Organisation des tournées chauffeurs
Nos chauffeurs interviennent chez des particuliers, garages, dépanneurs, fourrières ou autres professionnels pour récupérer des véhicules accidentés, en panne ou hors d’usage.
Votre rôle est d’organiser ces enlèvements de manière efficace.
Concrètement, vous êtes chargé(e) de :
- Créer les dossiers d’enlèvement ;
- Vérifier que les frais et informations du dossier sont conformes ;
- Contacter les particuliers et professionnels pour organiser les rendez-vous ;
- Préparer les tournées chauffeurs en optimisant les déplacements ;
- Préparer les étiquettes des véhicules ;
- Contrôler les véhicules entrants ;
- Transmettre les informations nécessaires aux chauffeurs pour assurer le bon déroulement des tournées.
Le cœur du métier :
un vrai travail d’organisation, de coordination et de rigueur.
Chaque tournée bien préparée permet aux chauffeurs de travailler efficacement, aux véhicules d’arriver correctement sur site, et à l’entreprise de gagner en fluidité.
Suivi administratif et informatique des véhicules
Une fois les véhicules arrivés chez Auto Systeme, vous assurez leur suivi dans notre logiciel métier Opisto.
Vous êtes notamment chargé(e) de :
- Entrer les véhicules dans le système informatique ;
- Vérifier que les informations enregistrées sont correctes ;
- S’assurer que les véhicules sont bien renseignés avec le bon statut ;
- Contrôler la cohérence des dossiers et des informations associées ;
- Participer à la fiabilité du suivi administratif des véhicules.
Ce travail demande de la précision : un véhicule mal renseigné peut ensuite créer des erreurs pour les équipes commerciales, administratives ou de parc.
Accueil et relation avec les clients / partenaires
Vous participez également à l’accueil des personnes qui se présentent sur site.
Vous pouvez être amené(e) à :
- Accueillir les clients qui viennent déposer leur véhicule ;
- Accompagner les clients qui viennent récupérer des effets personnels dans leur voiture ;
- Accueillir les experts automobiles venant expertiser des véhicules ;
- Échanger avec différents partenaires pour des commandes de matériel, rendez-vous ou demandes administratives ;
- Orienter les interlocuteurs vers les bonnes personnes en interne.
Vous êtes donc un point de contact important entre l’entreprise, les clients, les partenaires et les équipes terrain.
Profil recherché
Ce poste nécessite avant tout de l’organisation, de la rigueur et une bonne capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
Nous recherchons une personne :
- à l’aise avec les outils informatiques ;
- organisée et méthodique ;
- capable de préparer des tournées de manière logique et efficace ;
- à l’aise au téléphone ;
- capable de communiquer clairement avec les clients, chauffeurs et équipes internes ;
- rigoureuse dans le suivi des dossiers ;
- polyvalente et réactive ;
- à l’aise dans un environnement où les demandes peuvent évoluer au cours de la journée.
Une expérience en automobile est appréciée.
Des connaissances en automobile ne sont pas indispensables, mais elles constituent un vrai plus.
L’entreprise vous accompagnera dans votre montée en compétences sur nos outils, nos procédures internes et notre logiciel métier Opisto.
Organisation du travail
Poste principalement du lundi au vendredi. Une présence le samedi matin pourra être demandée selon les besoins de l’organisation, notamment pour assurer l’accueil et la tenue de caisse.
Ce que nous proposons
- Un poste central dans l’organisation quotidienne de l’entreprise ;
- Des missions variées, entre administratif, logistique, accueil et coordination ;
- Une activité concrète, au cœur du réemploi et du recyclage automobile ;
- Une montée en compétences assurée sur nos outils et process internes ;
- Une entreprise de terrain, en lien direct avec les clients, chauffeurs et équipes opérationnelles.
Rémunération et avantages
- Salaire à partir de 1600€ nets par mois
- Prime collective en fonction du chiffre d’affaires au comptoir
- Heures supplémentaires rémunérées possibles
- Mutuelle d’entreprise à garanties renforcées, au-delà du minimum légal
- Mise à disposition de vêtements de travail et d’EPI
- Douches
- Divers avantages terrain
Vous aimez organiser, coordonner et faire avancer les choses concrètement ?
Rejoignez Auto Systeme et participez à la bonne gestion des enlèvements et du suivi des véhicules.
Rémunération : à partir de 2 050,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
