Vous souhaitez mettre vos compétences administratives et votre rigueur au service du bon fonctionnement d’un hôpital public ?
Rejoignez le GROUPE HOSPITALIER RANCE EMERAUDE et participez aux missions de service public qui permettent à nos établissements d’assurer la prise en charge de proximité, l’accès aux services d’urgences et à l’ensemble des disciplines de médecine, chirurgie, obstétrique, réadaptation, santé mentale et gériatrie.
Le GHRE recrute une Assistante de direction (H/F) à temps plein pour assurer des missions de secrétariat et d’assistanat sur le site hospitalier de Saint-Malo :
Vous organisez le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques. Vous anticipez et assurez la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions…). Vous gérez divers dossiers en lien avec les Directions fonctionnelles du GHRE.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Gestion administrative et organisationnelle
Gestion et tenue des agendas électroniques : planification des rendez-vous, coordination et organisation de réunions
Gestion des e-mails : réception, tri, transmission et suivi des messages
Accueil physique et accueil téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Rédaction, mise en forme et suivi des documents : courriers, rapports, tableaux, présentations
Traitement du courrier entrant et des dossiers : enregistrement, tri, diffusion, archivage.
Organisation des réunions et évènements
Préparation logistique et administrative des réunions, instances, visites et évènements : réservation des salles, convocations, feuilles d’émargement, supports de compte rendu, gestion des accès, suivi matériel, etc…
Prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus auprès des participants
Gestion des instances et des réunions spécifiques : Comité Projet, Comité Parcours => Préparation de l’ordre du jour, centralisation et envoi des documents réglementaires, organisation logistique, enregistrement vocal, préparation des supports projetés.
Contribution aux projets transversaux
ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
Contrat : CDD de 3 mois pouvant évoluer sur un contrat pérenne ; ou mutation ; ou détachement.
Grade : Adjoint des cadres hospitaliers - Catégorie B
Lieu de travail : Site hospitalier de SAINT-MALO (35). Déplacements ponctuels sur le site hospitalier de DINAN (22).
Temps de travail : forfait cadre de 39 heures hebdomadaire avec 20 jours de RTT/an.
Formation
Bac minimum ; Bac + 2 souhaité dans le domaine de l’assistanat, de la bureautique, de l’administratif.
Savoir faire
Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Publisher, internet, intranet, Outlook…) et les nouvelles technologies d’information et de communication
Savoir organiser des visioconférences
Connaître l’organisation et le fonctionnement d’un établissement public de santé, notamment en ce qui concerne les instances
Savoir filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier...) dans le respect indispensable de l’orthographe et de la grammaire
Organiser et prioriser les activités de secrétariat quant aux différentes informations et aux dossiers
S’exprimer aisément et assurer un accueil de qualité vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés : autorités administratives externes, usagers, directeurs, secrétaires de direction et personnels du GHRE
Identifier un problème et savoir en rendre compte
Prendre des initiatives adaptées.
Savoir être
Capacité d’adaptation pour travailler avec différents interlocuteurs (Directeurs, Praticiens, ARS…)
Discrétion et respect du secret professionnel
Disponibilité
Rigueur, organisation et méthode, esprit de synthèse
Polyvalence et efficacité
Sens du contact et du dialogue : écoute, diplomatie.
Poste ouvert à tous et aux personnes en situation de handicap.
Retrouvez toutes nos offres d’emploi et postulez directement sur le site gh-re.nous-recrutons.fr
