Descriptif
Descriptif du poste :
Achats réalisés notamment dans le cadre du portefeuille « Logistiques et entretien des locaux »
- Véhicules
- Carburant
- Prestations de transports
- Prestations de transports sanitaires
- Equipements Logistique
- Prestations de nettoyage des locaux
- Prestations de dératisation/ désinsectisation
- Denrées alimentaires pour la constitution des repas et pour les services
- Equipements pour la restauration
- Fournitures pour la blanchisserie (linges, blouses patients et personnels ) et équipements pour la blanchisserie
Le portefeuille « Logistiques et entretien des locaux » est composé de 2 acheteurs et de 2 assistants achats
MISSIONS
L'assistant achats assiste l'acheteur dans toutes ses missions et sous son autorité, dont notamment les missions suivantes :
- Recenser les besoins, planifier les consultations ;
- Analyser les besoins en lien avec les utilisateurs en interne, et en collaboration avec les experts concernés ;
- Etablir des relations de confiance avec les experts et utilisateurs internes de son portefeuille ;
- Estimer le montant financier des consultations (dont benchmark) et identifier ses gains cibles puis ses gains notifiés ;
- Gérer et suivre les marchés en groupement dans le cadre de son domaine d'activité (groupements régionaux ou nationaux, centrales d'achats) ;
- Elaborer le Dossier de Consultation (partie technique essentiellement) en étroite collaboration avec la cellule des marchés publics et avec le soutien éventuel de l'expert ; en y intégrant des leviers qualitatifs et de recherche de gains financiers ;
- Analyser les offres des candidats selon les règles des marchés publics (notamment avec l'organisation des essais dans les services).
L'assistant achats réalise des missions qui lui sont propres :
- Réalisation et la mise à jour du référentiel « produits » dans l'outil CEPAGEI (GEF), incluant les révisions de prix ;
- Création et mise à jour des marchés dans l'outil CEPAGEI et dans la GED institutionnelle, ainsi que dans l'outil de pilotage achats OKAVEO ;
- Réalisation et la mise à jour des bases de données fournisseurs ;
- Contrôle de facturation en cas de litige avec les fournisseurs ;
- Préparation des commandes spécifiques (notamment investissements) pour la cellule approvisionnement ;
- Elaboration de devis en lien avec l'acheteur ;
- Assure un premier niveau de réponse aux demandes des services ;
- Assure un premier niveau de relation fournisseur en lien avec l'acheteur.
Relations professionnelles les plus fréquentes :
- Directeur/Responsable achats concernant la politique d'achats, les procédures d'achats, le Plan d'Action Achats
- Acheteur de son portefeuille qui est son responsable hiérarchique direct ;
- Fournisseurs pour la veille produit et la structuration du marché fournisseurs, la passation des marchés, et le premier niveau de litiges ;
- Prescripteurs (cadres de santé, médecin, experts) pour un premier niveau de réponse et dans l'analyse du besoin et la compréhension des spécifications techniques ;
- Cellule des marchés (gestionnaires de marché) pour le suivi des procédures en lien avec les actions achats de son domaine ;
- Autres assistant achats et acheteurs pour une collaboration étroite et la communication des bonnes pratiques.
Profil recherché :
Le poste proposé est un poste fixe vacant. Le professionnel recruté sera d'abord recruté en CDD et mènera à terme à la titularisation dans la fonction publique hospitalière.
L'expérience hospitalière est un plus, mais n'est pas une obligation. En effet, le profil recherché correspond à une personne polyvalente, dynamique et à l'aise avec les outils informatiques. Une expérience notamment de type secrétaire polyvalente, assistante commerciale pourrait convenir.
Lors de la prise de poste, et pendant plusieurs semaines, un accompagnement et une formation sera assurée par l'équipe achat du CHUGA, permettant un transfert de compétence progressif. Puis tout au long de ses missions, l'assistant achat sera également accompagné par l'acheteur du portefeuille.
