CONTEXTE PROFESSIONNEL :
Fort d’une expérience de plus de dix ans dans le domaine de la coordination de projets, notre agence située à Besançon pilote pour un maître d'ouvrage l’ensemble des intervenants sur les volets architecturaux, techniques, juridiques et financiers, tout au long des phases de développement d’un projet immobilier complexe de restructuration, revalorisation ou redéveloppement d’actifs. Plusieurs métiers coopèrent au sein des bureaux d’études techniques, l’équipe pluridisciplinaire dispose d’une solide culture administrative, juridique, technique, économique, architecturale et environnementale qu’ils développent en permanence.
MISSION PRINCIPALE
L'Assistant(e) Administratif(ve) Achats assure le suivi administratif des procédures de consultation, des achats et des marchés liés aux opérations pilotées par l'agence. Il/elle participe à la bonne organisation documentaire et administrative des projets en garantissant la fiabilité des informations et le respect des procédures internes.
ACTIVITES PRINCIPALES
Gestion administrative des achats et consultations
- Diffuser les dossiers de consultation aux entreprises et prestataires.
- Assurer le suivi administratif des consultations et appels d'offres.
- Réceptionner, enregistrer et archiver les offres reçues.
- Transmettre des marchés pour signature auprès des clients et des entreprises retenues.
Gestion documentaire des projets et assurances dommages-ouvrages (DO)
- Constituer et suivre les dossiers administratifs
- Assurer le classement et l'archivage numérique et papier des documents obligatoires auprès des entreprises.
- Garantir la traçabilité des échanges et des versions documentaires.
- Mettre à jour les bases de données fournisseurs et partenaires.
- Veiller à la bonne circulation des documents entre les différents intervenants.
Suivi administratif des marchés et contrats
- Préparer les pièces administratives nécessaires à la contractualisation.
- Assurer le suivi des signatures et notifications.
- Contrôler la réception des documents réglementaires des entreprises.
COMPETENCES REQUISES
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Bonne pratique des outils de gestion documentaire.
- Connaissance des procédures de consultation et de passation de marchés.
- Aisance dans le suivi administratif de dossiers complexes.
- Capacités rédactionnelles et de synthèse.
Compétences comportementales
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Autonomie et gestion des priorités.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Esprit d'équipe et sens du service.
- Qualités relationnelles et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.
- Réactivité et polyvalence.
PROFIL RECHERCHE
- Formation Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, assistanat de direction, achats, gestion PME-PMI ou équivalent.
- Une expérience dans le secteur du bâtiment, de l'immobilier, de l'ingénierie ou des marchés de travaux serait appréciée.
FINALITE DU POSTE
Contribuer à la sécurisation administrative des procédures d'achats et de consultation tout en accompagnant efficacement les équipes de pilotage dans la conduite d'opérations immobilières complexes.
Rémunération : à partir de 2 130,00€ par mois
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
Lieu du poste : En présentiel
