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Adjoint Administratif Service Relations avec les usagers / Expérience patient / Affaires juridiques

CHU de Saint-Étienne Hôpital Nord
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Détails de l'emploi

CDI | CDD

Qualifications

Microsoft Powerpoint
Gestion des risques
Bureautique

Description complète du poste

Détails de l’offre

Poste proposé

Adjoint Administratif Service Relations avec les usagers / Expérience patient / Affaires juridiques

Contrat

CDD; CDI; Détachement; Mutation

Descriptif

IDENTIFICATION DU POSTE

Lieu d'exercice : Site de l'Hôpital Nord
Quotité de temps : temps plein
Métier : Adjoint Administratif / Catégorie C
Poste : Jour
Amplitude horaire du secrétariat du service : 8h30 /17h30

POSITION DANS LA STRUCTURE

Liaisons hiérarchiques :
L'attaché d'administration, responsable du service Affaires juridiques / relations avec les usagers / Expérience patient (N+1)
le directeur de la qualité, de la gestion des risques et de l'expérience patient (N+2) ;

Liaisons fonctionnelles :
Le directeur qualité, gestion des risques et expérience patient du CHU,
L'ensemble des directions administratives du CHU,
Les responsables médicaux et institutionnels de l'établissement,
Le département des relations usagers du CH de Roanne,
Associations partenaires,
Commission des relations avec les usagers et de la qualité de la prise en charge, médiateurs membres de cette commission, pour traiter les réclamations, trouver des solutions et tirer des enseignements pour les prises en charge,

PRESENTATION DU SERVICE

Le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Saint-Etienne (site internet) est un pôle de référence hospitalo-universitaire en région Auvergne-Rhône-Alpes. Il constitue l'établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Loire qui couvre un bassin de population de plus de 820 000 habitants. Il répond à des besoins de proximité et a développé de nombreux pôles d'excellence. Le CHUSE entretient un partenariat étroit avec l'Université Jean Monnet et les grandes écoles stéphanoises.

Le CHU en quelques chiffres (2024) :
1901 lits (MCO SSR PSYCHIATRIE ULSD)
10 pôles d'activité médicale - 4 pôles d'activité médicotechnique
Budget de fonctionnement : 902 millions d'euros
Personnel : 8726 agents

La Direction Qualité Gestion des Risques est composée de 5 secteurs :
Le service relations avec les usagers / affaires juridiques / Déontologie / Expérience patient,
Le service Qualité Gestion des Risques,
Le service de physique médicale hors radiothérapie externe,
Le service de radioprotection des travailleurs,
Le service Situations sanitaires exceptionnelles.

Le service de relations avec les usagers / affaires juridiques / Déontologie / Expérience Patient est composé de :
1 directeur,
1 attaché d'administration (1 ETP),
2 adjoints administratifs (dont 1 poste à pourvoir).
Le service accueille régulièrement des stagiaires.

MISSIONS DU POSTE

MISSIONS GENERALES et PERMANENTES
Mission générale
Organiser, pour le responsable du service, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au fonctionnement du service et au suivi des dossiers.
Assurer un accueil physique et téléphonique des usagers.
Soutenir ponctuellement les missions propres au responsable du service, sous sa supervision.

L'adjoint administratif assure l'accueil, l'orientation et l'information des usagers s'agissant de l'exercice de leurs droits, ainsi que le traitement administratif de l'ensemble des dossiers traités par le service : enregistrement, traitement et suivi des réclamations, contentieux, médiations, demandes de dossiers médicaux, etc.

Missions propres au poste (partagées avec le 2nd adjoint administratif) :

Missions d'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers :
Accueil physique, téléphonique et numérique (courriels), réorientation si besoin ;
Information de premier niveau sur les droits des usagers, les procédures relatives aux réclamations, contentieux, médiations et demandes de dossiers médicaux, etc.

Missions de gestion administrative et de suivi des dossiers traités par le service
Réclamations : assurer l'enregistrement, le traitement, le suivi et l'archivage des courriers de réclamation, et tenir à jour le registre des réclamations ;
Demandes de dossiers médicaux (DM) : enregistrer, réunir les pièces nécessaires à la recevabilité, transmettre les demandes de dossiers médicaux aux services concernés, archiver les dossiers traités et tenir à jour le registre des demandes de DM ;
Dossiers contentieux : assurer l'enregistrement, le traitement, le suivi et l'archivage des dossiers contentieux sous la supervision du responsable du service et les gestionnaires de sinistres de l'assureur en responsabilité civile médicale de l'établissement (RELYENS) ;
Médiations médicales et non-médicales : assurer l'enregistrement, vérifier la recevabilité, saisir le médiateur compétent et soutenir l'organisation logistique des médiations (transmission d'informations entre les parties RU compris, diffusion du rapport de médiation, ) ;
Autres dossiers traités : recherches d'héritiers, demandes de communication de documents administratifs, courriers extérieurs (ARS, CGLPL, etc.).

Missions de de secrétariat du responsable du service :
Coordonner l'organisation et la logistique des réunions, évènements ou autres instances intéressant le service (Commission des Usagers, journées nationales ou européennes des droits des patients, assemblées annuelles du partenariat-patient, etc.) ;
Participer à la rédaction et à la diffusion de documents supports relatif aux droits des usagers, aux procédures internes, etc. ;
Rédaction de projets de courriers de réponse aux réclamations.

PARTICULARITE DE LA FONCTION

COMPETENCES REQUISES
Capacité à s'intégrer dans un environnement de travail exigeant, et à intégrer les logiques de fonctionnement d'un établissement public de santé
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
Excellentes capacités d'organisation, de planification et de priorisation.
Sens relationnel développé, diplomatie et adaptabilité.
Capacité à s'adapter et à travailler en autonomie tout en rendant compte régulièrement.
Rigueur, discrétion et confidentialité dans le traitement des dossiers.

QUALITES PROFESSIONNELLES
Aptitudes relationnelles fortes (en particulier avec le corps médical)
Loyauté
Disponibilité
Rigueur
Discrétion

Personne à contacter

[email protected]

Etablissement

CHU de Saint-Étienne Hôpital Nord

42055 Saint Etienne

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