Rattachées le 01/09/21 aux Directions Générales des Services des Mairies d'Arrondissement, les Maisons de la vie associative et citoyenne (MVAC) présentes sur l'ensemble du territoire parisien ont pour mission générale d'animer dans leur arrondissement ou secteur la vie associative et citoyenne en proposant informations, conseils, accompagnement, services logistiques et soutien de proximité aux associations, collectifs et porteurs de projets, et en faisant la promotion des dispositifs de participation citoyenne.
La Maison de la vie associative et citoyenne du 15ème Arrondissement est composée d'une secrétaire administrative, responsable de l'établissement et de 3 adjoints administratifs et adjointes administratives. Vous serez sous l'autorité fonctionnelle de la Directrice Générale des Services (DGS) ou de la Directrice Générale Adjointe des Services (DGAS) et sous l'autorité hiérarchique de la responsable de la MVAC.
La MVAC s'inscrit dans la démarche qualité "Vous simplifier Paris".
Quelles sont vos missions ?
Vous devrez accueillir les associations et le public pour les informer et répondre à leurs sollicitations. Vous contribuerez à l'animation et au bon fonctionnement de l'équipement.
A ce titre :
Vous serez en charge des missions suivantes :
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accueillir physiquement et téléphoniquement le public, être un conseil de premier niveau et d'orientation vers les interlocuteurs pertinents et les interlocutrices pertinentes.
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gérer la documentation et conseiller de la documentation en orientant vers des ouvrages spécialisés
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conseiller et informer au 1er niveau sur la participation citoyenne, les subventions et services numériques, selon le niveau de compétence acquis
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participer aux actions de communication en contribuant à la lettre d'information notamment et à certains évènements à la MVAC (rencontres inter-associatives, expositions, conférences débats...) et organiser la logistique de ceux-ci.
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élaborer des documents internes, d'informations à faire passer, de petite signalétique ou d'affichages
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mettre en œuvre la démarche qualité "Vous simplifier Paris" en lien avec la responsable de l'équipement
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gérer les plannings de réservation des salles en lien avec la responsable de l'équipement
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être une veille technique sur le bon usage du matériel de la MVAC mis à la disposition des associations (équipements informatiques, photocopieurs multifonctions), des sollicitations des partenaires et relations avec la section locale d'architecture...
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gérer les fournitures et les consommables (papier, toner), veille et alerte.
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faire de l'assistance technique (salle informatique et reprographie) et occasionnelle du matériel, de la préparation des salles (cloisons)
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suivre et mettre à jour (dont validations à l'exclusion des référencements) le fichier ParisAsso, application permettant aux associations de réaliser diverses démarches en ligne
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distribuer le courrier dans les boîtes aux lettres
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participer à l'accompagnement et à la formation des apprentis, stagiaires...
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préparer les dossiers d'inscription des associations à la MVAC
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rédiger des réponses aux courriels.
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organiser les prises de rendez-vous (utilisation d'un logiciel de réservation de salles appelé IRMA)
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classer les dossiers
Qu’attend -on de vous ?
Qualités requises :
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Bon relationnel et goût pour l'accueil du public
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Organisation et autonomie
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Polyvalence
Connaissances professionnelles :
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Maîtrise de l'outil informatique (Outlook, Excel, Word)
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Gestion des réseaux sociaux et outils de communication appréciée
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Connaissance ou appétences pour le domaine de la vie associative et citoyenne appréciée
Savoir-faire :
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Accueillir du public et répondre à ses demandes
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Travailler en équipe
Les + du poste
Vous percevrez une Nouvelle Bonification (NBI) au titre de l'accueil du public.
Quelles particularités du poste ?
La Ville de Paris et ses établissements publics accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.
Horaires : mardi, mercredi et vendredi de 9h45 à 18h43, le jeudi de 10h15 à 19h13 et le samedi de 9h45 à 14h13.
Fermeture de l'établissement : 3 semaines au mois d'août et 2 semaines en hiver.
