La direction des immeubles et de la logistique (DIL) est responsable de la politique immobilière du Ministère de l'Europe et des affaires étrangères (MEAE) à l’étranger et en France. Sur le territoire national, le MEAE a engagé un important programme immobilier de constructions et de rénovations de ses bâtiments. Dans ce cadre, il s’agit d’assurer le suivi du budget, la rédaction de marchés d’études et de travaux régis par la commande publique, l'engagement de marchés ou de commandes simples jusqu'à la mise en paiement pour tous les projets qui concernent les emprises du ministère en France. Il s’agira également d'assurer la gestion administrative des demandes d’accès/criblages.
activitesPrincipales
La mission des projets en France est en charge des opérations de construction et réhabilitation des bâtiments du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères à Paris, Nantes et Strasbourg. La mission comporte l’ensemble des compétences techniques nécessaires au management, en phase d’étude et de travaux, de l’ensemble des intervenants externes (maîtrise d’œuvre - MOE, assistance à maîtrise d'ouvrage - AMO, entreprises), internes (services techniques, services utilisateurs) et au suivi administratif et comptable des contrats. Au sein de l'équipe, la/le gestionnaire assure les activités principales suivantes : Soutien comptable et administratif aux chef-fe-s de projets immobiliers : o Préparation des documents de services faits, certificats administratifs ou équivalent, gestion du circuit d’instruction. o Suivi du circuit de paiement des commandes via progiciel EDIFLEX ou non (service fait, facture, acompte, vérification des avances, récupération d’avance, caution, retenue de garantie, sous-traitance, révisions etc). o En lien avec la mission ministérielle des achats, contrôle de forme des dossiers avant transmission pour publication (CCAP, AE, RC etc…), engagement (EJ, TIDEJ,…) et clôture (CA, DGD, RG…). o Traitement et suivi administratif des demandes de criblages et d’accès aux sites et chantiers du ministère. o Gestion et enregistrement des courriers reçus et envoyés. o Mise en place ou mise à jour de fiches de procédures et tableau de bord. o Organisation de réunions spécifiques. Marchés publics : o Recenser les marchés / supports mutualisés et assurer le reporting auprès des chef.fe.s de projets. Conseiller les chef-fe-s de projets sur les procédures, les formes de contrats-marchés de la commande publique. o Mettre en œuvre et suivre les procédures marchés en lien avec la mission ministérielle des achats dans le respect de la commande publique. o Élaborer les pièces administratives de marchés (CCAP, RC, AAPC, AE, annexes...) en collaboration avec la mission ministérielle des achats et les chef-fe-s de projets. o Suivre l’exécution des contrats (avenants, litiges, pénalités, échéance…). o Suivre les contrats et agréments des sous-traitants. o Participer au recensement, à l’expression et à la définition du juste besoin dans le cadre d’une programmation des achats (études, travaux, immobilier). Finance : o Participation à l’élaboration de la programmation budgétaire correspondant aux prévisions de dépenses. o Veille et suivi des consommations en AE et CP en lien avec l’adjoint de la mission. o Collecter et archiver les éléments d'aide ou prise de décision à chaque étape du processus budgétaire ou comptable.
niveauFormationRequis
Expériences dans la gestion comptable et administrative de marchés publics, notamment travaux. - Bac pro Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (AGOrA), - BTS comptabilité et gestion, - BTS gestion de la PME, - BTS Support à l’Action Managériale (SAM),
competencesAttendues
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Gestion administrative et budgétaire
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Maîtrise
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Ministère et ses réseaux
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Débutant
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Organisation, stratégies et méthodes de la fonction achat
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Pratique
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Règles de la commande publique
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Maîtrise
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Règles et processus budgétaires et comptables
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Maîtrise
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Communiquer
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Maîtrise
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Contrôler
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Pratique
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Maîtriser les délais
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Pratique
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Mettre en œuvre une méthode, une technique, un système, un dispositif
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Maîtrise
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Rédiger un acte juridique
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Maîtrise
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Rendre compte
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Pratique
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Travailler en équipe
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Maîtrise
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Aisance relationnelle
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Expert
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Esprit d'équipe
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Maîtrise
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Etre autonome
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Maîtrise
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Etre rigoureux
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Maîtrise
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Faire preuve de curiosité intellectuelle
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Pratique
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Réactivité
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Maîtrise
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Sens de l'analyse
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Maîtrise
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Bureautique
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Maîtrise
compositionEquipe
L'équipe est composée d'un-e chef-fe de mission, d’un-e adjoint-e, 9 chef-fe-s de projets immobiliers, 2 gestionnaires budgétaires et comptables et 1 administrateur de données.
environnementProfessionnel
Interne : Direction de l’immobilier et de la logistique (DIL) - Direction du numérique (DNUM)- Direction de la sécurité diplomatique (DSD)- Direction des affaires financières (DAF) dont services comptable, facturier et la mission ministérielle des achats. Externe : Gendarmerie - Maîtres d’œuvre - Entreprises de BTP - Contrôleurs/CSPS/CSSI/OPC/etc.
liaisonsFonctionnelles
Sous l’autorité hiérarchique du chef ou cheffe de mission projets France.
conditionsParticulieres
- Travail en espace ouvert avec des collègues alternant travail en présentiel, télétravail et déplacements sur les sites des opérations de travaux : nécessité d’assurer une bonne transmission et réception des informations du service auprès des agents. - La charge de travail et le nombre de marchés de travaux à traiter peut fluctuer selon le nombre d’opérations déployées. - Pics d’activité imputable au calendrier budgétaire. - Le poste peut exiger une habilitation « secret ». - Fonctions télétravaillables (sous réserve des nécessités de service)
dureeAffectation
Détachement sur emploi : détachement d'1 an, puis renouvellement de 2 ans et enfin pour une 4ème et dernière année. Par contrat : détachement sur contrat ou CDD jusqu'au 31 août 2029, renouvelable.
- Détachement sur emploi : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie B ; - rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste. Autres voies de recrutement : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie B en détachement sur contrat - agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 35 580 à 47 952 euros annuels bruts
Contact exclusivement via le Formulaire contact de DiploEmploi (uniquement pour rapporter une difficulté technique, aucune réponse ne sera donnée aux autres questions). Seules les candidatures reçues à travers l’application DiploEmploi seront prises en considération par la DRH. Aucune candidature reçue par courriel ne pourra être traitée. Les candidats sont priés de remplir intégralement et précisément le formulaire de candidature (« DIPLÔMES » et en particulier « EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE » qui déterminera le niveau de rémunération qui pourra être proposé).
