Vous assurerez la préparation et l’organisation des manifestations protocolaires à partir des agendas de Monsieur le Maire-Président, des Élus et de la collectivité. Vous recenserez les moyens humains, matériels et financiers nécessaires. Vous effectuerez des déplacements sur site afin d’évaluer et de repérer les lieux. Vous planifierez et coordonnerez les interventions des différents services municipaux (services techniques, police municipale, réglementation, espaces verts, etc.) et en assurerez le suivi. Vous collaborerez avec les prestataires extérieurs pour définir les besoins, mener les négociations et rédiger les cahiers des charges. Vous gérerez les invitations en lien avec le pôle dédié (listes d’invités, cartons d’invitation, publipostage). Vous organiserez la logistique de sonorisation et de restauration en lien avec les services concernés ou les prestataires. Vous assurerez enfin la coordination entre le Cabinet, les services internes et les intervenants extérieurs. Vous assurerez le contrôle du déroulement des manifestations. Vous effectuerez une présence préalable sur site afin de vérifier la bonne mise en place des dispositifs. Vous superviserez le déroulement des événements le jour J et coordonnerez les intervenants en assurant le suivi du planning, la résolution des problèmes techniques et la gestion des imprévus. Vous gérerez les actions protocolaires du Maire-Président et des Élus lors des manifestations internes ou externes (accueil et placement des invités et des Élus, suivi des listes d’invitation, contrôle du protocole et des prises de parole). Vous assurerez la rédaction et la diffusion des documents liés aux manifestations. Vous élaborerez des fiches d’opérations précisant les objectifs et les moyens mobilisés. Vous créerez les supports d’invitation et les déroulés détaillés des événements. Vous rédigerez et diffuserez des documents de synthèse tels que les rapports d’étape, bilans d’événements et récapitulatifs financiers. Vous transmettrez les informations nécessaires aux services de réglementation pour les besoins de circulation et de stationnement. Vous assurerez également la transmission des bons de commande aux services comptables pour traitement. Vous participerez aux réunions de travail et aux repérages sur site avec les différents services concernés (technique, communication, presse, événementiel, espaces verts, police municipale, nettoiement, etc.).
