Location:
Massy, Île-de-France, France
Job ID:
R0123612
Date Posted:
2026-03-24
Company Name:
HITACHI ENERGY FRANCE
Profession (Job Category):
Administration & Facilities
Job Schedule:
Full time
Remote:
Yes
Job Description:
Poste ouvert en CDIC, basé 5 jours/7 à Bricquebec-en-Cotentin (Normandie)
L’opportunité
- Le/La Coordinateur(trice) Administratif(ve) de Chantier assiste le/la gestionnaire de site ainsi que l’ensemble de l’équipe chantier dans toutes les tâches administratives.
Il/Elle contribue à maintenir un bureau de chantier structuré et organisé, applique les processus opérationnels et projets approuvés, et permet ainsi aux équipes techniques de se concentrer sur leur cœur de métier.
- Le/La Coordinateur(trice) de Chantier garde une vision d’ensemble des processus et ressources du site, identifie les activités à faible valeur ajoutée et optimise les opérations dans son périmètre de responsabilité.
- Il/Elle rapporte hiérarchiquement au Site Manager du projet auquel il/elle est affecté(e), et fonctionnellement au Responsable du Support de Chantier C&C.
- Ce rôle peut être combiné, selon la charge de travail, avec celui de Document Controller de Site et/ou de Coordinateur Logistique de Site.
Votre impact
- Recueillir, organiser et administrer les rapports d’avancement.
- Contribuer à la création de présentations (avancement, site, projet, gestion).
- Participer aux réunions, rédiger et diffuser les comptes rendus, assurer le suivi des actions.
- Réaliser ou coordonner l’intégration de chantier, et accompagner les nouveaux/nouvelles employé(e)s.
- Suivre les feuilles de temps et les heures de travail du personnel ; tenir un historique (tableaux, graphiques) et le partager avec les départements concernés.
- Maintenir un registre actualisé du personnel Hitachi présent sur site.
- Apporter un soutien à l’équipe site pour tout besoin de reporting.
- Mettre en œuvre les processus opérationnels et participer à l’amélioration continue.
- Identifier et éliminer les activités sans valeur ajoutée.
- Tenir à jour les registres, bases de données, systèmes de classement et archives (papier et électronique).
- Effectuer diverses tâches administratives générales et assurer un remplacement en cas d’absence ou de surcharge de travail.
- Organiser ou coordonner la traduction de documents.
- Suivre la situation des livraisons.
- Gérer les envois et réceptions de colis.
- Administrer les logements, véhicules de site et le transport local.
- Administrer les bureaux et installations du site.
- Présenter aux nouveaux/nouvelles arrivant(e)s les processus administratifs et routines du chantier.
- Entretenir des contacts réguliers (selon autorisation) avec les fournisseurs et sous‑traitants locaux (ménage, sécurité…).
- Contrôler les fournitures de bureau et la disponibilité des EPI visiteurs.
- Coordonner l’organisation des déplacements du personnel et des visiteurs avec les services mobilité et les responsables construction/commissioning.
Votre profil
Formation : Bac +2 / Bac +3 en Administration, Assistanat de gestion, Logistique, Gestion de projet, Support QHSE ou Support opérationnel.
Expérience: 2 à 5 ans d’expérience dans l’un ou plusieurs des domaines suivants :
- Administration de chantier
- Coordination / support projet
- Gestion du bureau de site
- Logistique et gestion documentaire
- Support aux équipes construction / commissioning / engineering
- Une expérience dans un environnement construction / énergie / EPC / industriel est un atout important.
Langues :Français et Anglais : bon niveau requis (échanges avec équipes internationales, fournisseurs, visiteurs).
En savoir plus sur nous
- Nous offrons un environnement international inspirant, engagé dans la transition énergétique.
- Nous menons des projets à forte valeur ajoutée, au cœur des enjeux industriels et technologiques.
- Nous accompagnons votre développement professionnel grâce à la formation, à la mobilité interne et internationale.
- Nous valorisons une culture d’entreprise collaborative et inclusive, axée sur l’innovation.
- Nous proposons des avantages attractifs : rémunération compétitive, options de travail flexibles, hybrides ou à distance.
English Version :
The Opportunity
- The Project Site Coordinator assists the Site Manager and the site team in all administrative tasks, supporting a structured and well‑organized site office, implementing all approved business and project processes, and enabling site resources to focus on their core competencies.
- The Project Site Coordinator maintains a comprehensive overview of all processes and assets within the office and on site, identifying waste or non–value‑added activities and supporting the optimization of operations within their scope of responsibility.
- The Project Site Coordinator reports hierarchically to the Site Manager during assignment to a specific construction site, and functionally to the Head of C&C Site Support.
- The role of Project Site Coordinator may be combined with the Site Document Controller position and/or the Site Logistic Coordinator position depending on the workload and needs of the project.
How You’ll Make an Impact
- Collect, organize, and administrate progress reports.
- Support the creation of progress, site, project, and management presentations.
- Attend meetings; take and distribute minutes, and track the progress of assigned action items.
- Perform or coordinate site onboarding and provide guidance to new employees arriving to work on the construction site.
- Track site personnel timesheets and working hours; maintain historical records using tables and charts and share with the relevant business departments.
- Maintain an up-to-date record of Hitachi personnel present on site.
- Support the site team with various reporting needs as required.
- Implement business processes and collaborate with team members in the continuous improvement of processes and procedures to maximize efficiency and effectiveness.
- Identify and eliminate waste or non–value‑added activities within the area of responsibility.
- Maintain records, databases, filing systems, and archives in both electronic and hard‑copy formats.
- Perform general administrative duties and provide backup support for colleagues in case of sickness, absence, or workload peaks.
- Coordinate or arrange document translation when needed.
- Maintain an updated record of delivery status.
- Send and receive packages and parcels.
- Manage living quarters.
- Manage site vehicles and local transportation.
- Manage site offices and facilities.
- Introduce personnel to administrative processes and site routines.
- Maintain regular, authorized contact with local suppliers and contractors, including housekeeping and security services.
- Control office supplies and ensure availability of visitors’ Personal Protective Equipment (PPE).
- Coordinate travel arrangements for site personnel and visitors in collaboration with home‑office Business Mobility Coordinators, Travel Coordinators, and Project Construction and Commissioning Managers.
Your background
Education; Bac +2 / Bac +3 (equivalent to Associate’s or Bachelor’s level) in Administration, Office Management, Logistics, Project Management, QHSE Support, or Operational Support.
Experience: 2 to 5 years of experience in one or more of the following areas:
- Construction site administration
- Project coordination / project support
- Site office management
- Logistics and document control
- Support to construction / commissioning / engineering teams
- Experience in construction, energy, EPC, or industrial environment is a strong advantage.
Languages: French and English: Good working level required (interactions with international teams, suppliers, visitors).
More about us
- We offer an inspiring international environment committed to the energy transition.
- We deliver high value‑added projects at the core of major industrial and technological challenges.
- We support your professional development through training, internal mobility, and international opportunities.
- We foster a collaborative and inclusive company culture focused on innovation.
- We provide attractive benefits, including competitive compensation and flexible, hybrid, or remote working options.
