Descriptif
Descriptif du poste :
Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un Gestionnaire formation professionnelle au sein de la Direction des Ressources HUmaines relevant au Pôle ADMINISTRATION, à temps plein.
Missions et activités du poste :
Le service développement professionnel regroupe :
- la mise en oeuvre de la Formation Professionnelle Tout au Long de la Vie des agents du Centre Hospitalier Charles Perrens et
- l'offre de formation, autant au niveau régional que national, développée par l'organisme de formation de l'établissement qui se nomme l'Institut de Formation Aquitain des Professionnels de Santé (IFAPS)
Il se compose d'une responsable développement professionnel, de deux adjoints responsables de leur secteur d'activité (formation continue pour l'un, IFAPS pour l'autre) et de gestionnaires administratifs et financiers (2.5ETP sur le service formation et 1.5ETP sur l'IFAPS).
Le poste proposé est à 100% sur le service formation continue.
Les deux secteurs d'activité du service développement professionnel collaborent quotidiennement et sont donc dans les mêmes locaux.
Mission générale du poste :
Gérer et mettre en uvre, au plan administratif et financier, le plan de formation continue du personnel médical et non médical en complémentarité avec les autres gestionnaires, la responsable développement professionnel, l'IFAPS (organisme de formation du Centre Hospitalier) et les différents partenaires internes et externes.
Activités principales :
Assurer la mise en uvre du plan de formation
- Création des dossiers formations (saisie du dossier, saisie des coûts, création de la demande de prise en charge, suivi de la formation, correspondance)
- Engagement financier sur le logiciel après signature convention
Traiter les aspects administratifs et financiers via le logiciel Gesform
- Recensement des inscriptions
- Émission des ordres de missions, des feuilles d'émargement
- Traitement des conventions, factures, titre de recettes, relances
- Solder les dossiers autant administrativement que financièrement
Gérer les aspects logistiques
- Réservation des salles et matériels, préparation des ouvertures des salles de formation
- Accueil, accompagnement des formateurs et recueil des besoins ou retours relatifs aux formations
Instruire les demandes de formation individuelles : congé de formation professionnel, études promotionnelles, bilan de compétences, validation des acquis de l'expérience, Compte personnel de formation, dossier FIPHFP (Fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la fonction publique), apprentissage
- Recueil et recensement à l'aide des tableaux de bord
- Traitement et mise en uvre des demandes
- Suivi et clôture
Suivi des budgets formation et des engagements financiers :
- Mise à jour et réajustement des engagements financiers
- Traitement des demandes
o D'avances de frais
o De remboursement de frais de déplacement des agents, d'inscription
o Des titres de recette et factures
o Des traitements
Renseigner les documents et suivre l'activité :
- Mise à jour des tableaux de bord,
- Réalisation de tableaux de bords ponctuels,
- Préparation de documents de travail divers (extractions pour des projets, pour les Commissions formation )
- Relevé des données en vue de statistiques,
- Communication de données statistiques en vue du bilan social et du rapport d'activité
Participer à l'archivage des documents en lien avec la réglementation :
Conventions, programmes, plans, actions réalisées, offre de formation, factures
Participer aux fonctions de secrétariat du service développement professionnel :
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Accueil physique des intervenants, bénéficiaires et agent
- Rédaction de courriers internes et externes
- Traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procédures
Profil recherché :
Diplômes requis :
- Emploi de catégorie C de la FPH : adjoint administratif
Connaissances :
Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office)
- Connaissance du logiciel Gesform.
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et des différents rôles des acteurs.
- Législation de la formation continue dans la fonction publique hospitalière.
- Communication orale et écrite
Savoir être :
- Professionnalisme
- Écoute, discrétion,
- Réactivité
- Esprit d'équipe et de partage des informations avec ses collègues et sa hiérarchie
- Esprit d'initiative et créativité
- Sens de l'accueil et disponibilité
- Respect de l'organisation mise en place
- Organisation et méthodologie
- Rigueur
Savoir-faire :
- Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels
- Communiquer les informations aux divers acteurs en lien avec les dossiers de formations relatifs au plan de formation
- S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies,
- Classer et mettre à jour les dossiers
- Définir les priorités
- Désamorcer les situations difficiles : impatience, stress, agressivité
- Construire et exploiter des tableaux de bords
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant la discrétion professionnelle
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous.
Spécificités du poste :
- Horaire de travail : 8H30 à 16H15
- Présence obligatoire d'un des agents durant les horaires d'ouverture du service
