Intitulé du poste : Agent d’accueil nuit
Contexte hiérarchique : Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable administratif
Activités principales :
L’agent d’accueil a un rôle primordial il est le premier interlocuteur de l’établissement et assure un accueil bienveillant à tout visiteur ou interlocuteur téléphonique.
1) Assurer l’accueil physique
a) Faciliter l’admission des enfants avec une posture bienveillante et rassurante
b) Accueillir les familles et tout visiteur avec amabilité, respect et diplomatie
c) Accueillir et prévenir le service ou l’interlocuteur concerné
2) Garantir la sécurité de l’établissement
a) Participer à la sécurité des personnes et des biens, en lien avec le cadre de garde.
b) Assurer la gestion de premier niveau de la centrale SSI (détection d’une anomalie, transmission de l’information aux personnes appropriées selon contexte, réarmement de la centrale et des moteurs des VMC…
c) Contrôler l’accès et la circulation des personnes au sein de la structure, notamment à l’aide des caméras de vidéo-surveillance
d) Contacter les services d’urgence en cas de besoin
e) Contacter le service concerné en cas de difficulté
f) Contrôler l’identité professionnelle des personnes extérieures
g) Gérer le dispositif anti-intrusion (signaler au service concerné un dysfonctionnement, réarmer le dispositif du RDC…)
3) Remplir des missions administratives
a) Réceptionner les appels et les tracer
b) Gérer administrativement les sorties et hébergements (signature du registre, etc.)
c) Gérer l’accueil téléphonique
d) Orienter les appels vers l’interlocuteur concerné
e) Prendre les messages et les restituer rigoureusement à l’interlocuteur concerné
f) Réceptionner et rédiger des mails sur son champ de compétence, puis les diffuser en interne
g) Participer à l’accueil administratif
h) Réceptionner, traiter et diffuser l’information (fax, fiche de transmission, …) en interne et en externe, selon les circuits de communication
i) Réaliser diverses tâches bureautiques : saisie et mise en forme de documents informatiques, notamment les tableaux Excel, des documents Word…
j) Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives (admissions, sorties définitives, admissions hors MAE…)
k) Compléter et envoyer par mail les bons de commande pour accompagnement de nuit ou de week-end
l) Mettre à jour le logiciel SOLIS
m) Archiver des dossiers selon la procédure
n) Classer des documents
4) Participer à la logistique de l’établissement et du service
a) Suivre les fournitures de bureau, cartouches d’imprimante
b) Gérer l’outil de réservation et d’usage des véhicules de service
c) Suivre l’approvisionnement et les réparations des distributeurs de boissons et confiseries
d) Gérer les badges et clés
e) En l’absence du magasinier, réceptionner certaines livraisons
f) Réceptionner les courriers et biens déposés pour les enfants en attendant qu’ils soient récupérés par le service concerné (prévenir le service)
5) Participer à la vie de l’établissement
a) Assurer l’accueil et l’accompagnement des nouveaux collègues
b) Participer à la mise en œuvre des projets de service et d’établissement.
c) Participer aux temps forts de la vie de l’établissement et aux démarches d’amélioration de la qualité.
d) Être solidaire au quotidien envers tous les professionnels de l’établissement
Spécificités du poste / contraintes :
- Horaires et repos variables
- Pause incluse dans le temps de travail
- Contact avec un public en difficulté
- Exposition à des situations violentes physiquement, verbalement ou psychiquement
- Exigence de discrétion professionnelle et de respect du secret partagé
Travail dans une ambiance sonore
Avantages
Rejoignez la MAEER de la Ville de Paris et profitez de nombreux avantages :
Valorisation financière :
- Primes de service pour récompenser votre implication.
- Prime d'attractivité mensuelle de 300 euros.
Avantages transport et mobilité :
- Remboursement à 75 % de votre titre de transport.
- Forfait mobilités de 300 € pour vos déplacements (vélo électrique, trottinette électrique, etc.).
Bien-être et qualité de vie au travail :
- Forfait à hauteur de 300 € pour votre mutuelle santé.
- Accès à une restauration et à des prestations sociales exclusives de la Ville de Paris.
- Agospap : des réductions sur vos loisirs, vacances et sorties culturelles.
Carrière et développement personnel :
- Une politique sociale attractive pour favoriser votre épanouissement professionnel.
- Des possibilités de formation et d'évolution au sein de l'établissement.
- Un encadrement à l’écoute de vos ambitions de carrière.
Qualités requises
N°1 Bienveillance envers le public. Sens de l’accueil, notamment lors des admissions d’enfants et visites des familles.
N°2 Disponibilité et adaptabilité à différents interlocuteurs, dont les publics difficiles.
N°3 Sens de la confidentialité et de l’obligation de réserve.
N°4 Sens de l’organisation, de la gestion des priorités et rigueur dans le suivi des procédures
N°5 Ouverture d’esprit et curiosité professionnelle, capacité à apprendre
N°6 Sens du travail en équipe
Connaissances professionnelles
N°1 Connaissance de l’accueil de publics difficiles
N°2 Maitrise de l’expression écrite et orale
N°3 Connaissance des missions et du projet de l’établissement
N°4 Connaissances informatiques et bureautiques
N°5 Bonne maitrise de l’outil informatique et bureautique
N°6 Connaissances en gestion des situations relationnelles difficiles
Savoir-faire
N°1 Savoir comprendre une demande, renseigner et orienter les interlocuteurs et solliciter les bons interlocuteurs
N°2 Savoir communiquer par oral comme par écrit en tenant compte de l’objectif de la communication, de l’interlocuteur et du contexte
N°3 Savoir gérer son stress et ses émotions et garder la bonne distance professionnelle
N°4 Être force de proposition, notamment pour faire évoluer les techniques et outils de communication
N°5 Savoir faire face à une grande diversité de situations en simultané et des flux de visiteurs et d’appels importants
N°6 Savoir garantir une image du service public
Maison d’Accueil de l’Enfance Eleanor Roosevelt - DSOL
Etablissement Public de l'Aide Sociale à l'Enfance de Paris
Etablissement départemental de l'Aide Sociale à l'Enfance (ASE) de Paris, qui accueille en urgence des mineurs dans le cadre de la protection de l'enfance. Elle a une double mission.
La Maison d’Accueil de l’Enfance Eleanor Roosevelt (MAEER) accueille 24h sur 24, 135 enfants, âgés de 4 jours à 18 ans, au titre de la protection de l’enfance, sur décision judiciaire ou administrative, pour:
- Mettre en protection sans critère et sans délais les enfants en danger ou risque de danger
- Évaluer leurs situations et les compétences parentales ou familiales
- Travailler à son orientation en lien avec les secteurs de l’ASE, si le retour en famille n’est pas possible au regard des éléments de danger.
En tant que service gardien en dehors des heures ouvrables, la MAEER propose une solution dans ses locaux ou dans des établissements partenaires à toutes les demandes de mises en protection de mineurs sans autorité parentale ou en situation de danger sur le territoire parisien.
Les professionnels qui travaillent à l’établissement relève de la Fonction Publique Hospitalière, Titre IV
Paris
Niveau BAC
Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)
CDD / Remplacement
Agent d'administration
