UN AGENT ADMINISTRATIF H/F au Bureau des Entrées
Le Service du Bureau des Entrées du Centre d'Accueil et de Soins Hospitaliers - Hôpital Max Fourestier de NANTERRE recrute en CDD de remplacement de 3 mois possiblement renouvelable UN AGENT ADMINISTRATIF H/F.
Définition
Assurer l’accueil, le traitement administratif des dossiers de patients externes et hospitalisés, en garantissant la fiabilité des données nécessaires à la facturation et à la prise en charge financière, dans le respect des procédures d’identitovigilance et de facturation.
Contexte général de la mission
Le Bureau des Entrées est rattaché à la Direction des Affaires Financières.
Il constitue un acteur clé dans l’optimisation des recettes de soins de l’établissement. Proche des services de soins, il contribue à la fluidité des circuits administratifs patients, à la sécurisation du recouvrement et à la gestion des dispenses de soins.
La vérification rigoureuse de l'identité du patient est un enjeu majeur : elle permet non seulement de sécuriser la prise en charge administrative et financière, mais aussi de garantir la continuité et la sécurité des soins.
Missions générales
- Accueil physique et téléphonique des patients et de leurs proches dans le respect des règles de confidentialité et de bienveillance.
- Création, vérification et mise à jour des dossiers administratifs : identité, droits sociaux, assurance maladie, mutuelle, complémentaire santé, régime spécifique.
- Vérification de l’identitovigilance : contrôle des documents d’identité et conformité avec les procédures en vigueur.
- Réception et traitement des dossiers de préadmission : hospitalisation, soins externes, consultations.
- Encaissement des frais médicaux (acompte hospitalisation, soins externes, chambre particulière, chambre mortuaire…) et gestion de la caisse.
- Information, orientation et accompagnement des patients dans leurs démarches administratives (ouverture de droits, constitution de dossiers de prise en charge...).
- Coordination avec les services hospitaliers, les secrétariats médicaux et les assistantes sociales pour garantir la fiabilité des données et anticiper les situations à risque.
- Participation au traitement des anomalies de dossiers, en lien avec les équipes facturation.
- Saisie des mouvements (entrées, transferts, sorties) en appui des services, notamment pour les patients transférés.
- Accompagnement et formation des nouveaux agents du Bureau des Entrées : transmission des procédures, tutorat sur les outils informatiques et les bonnes pratiques professionnelles.
Missions complémentaires
- Renforcer l’équipe de back-office ou de facturation en cas de besoin.
- Polyvalence sur les différents secteurs d’accueil-admissions-urgences.
- Participer aux réunions de service.
- Participer à l’élaboration ou à la mise à jour des procédures d’admission.
- Traiter les différentes requêtes en collaboration avec les responsables de la facturation.
Position hiérarchique
- Directeur des Affaires Financières
- Responsable Bureau des Admissions
- Adjoint des Cadres du Bureau des Admissions
Relations fonctionnelles
- Équipe du Bureau des Entrées
- Patients et leurs représentants
- Services d’hospitalisation et de consultations
- Secrétariats médicaux
- Assistantes sociales
- DRFIP
- Direction Financière
- DIM
Conditions d’exercice du poste
CDD de remplacement de 3 mois possiblement renouvelable
Temps de travail hebdomadaire : 37h30 (hors pause repas)
Pause repas : 45 minutes
Horaires : du lundi au dimanche selon planning de service
En fonction des nécessités de service et dans le cadre de la continuité du service public, les agents peuvent être amenés à occuper temporairement d’autres postes à compétence équivalente.
Qualifications et compétences requises
Niveau requis souhaité
- BEP secrétariat ou équivalent
Savoir-faire métier
- Maîtrise des outils informatiques (logiciels de gestion administrative hospitalière, messagerie, bureautique).
- Connaissance des procédures de gestion administrative des patients.
- Communication adaptée à différents interlocuteurs.
- Capacité à appliquer les règles d’identitovigilance.
- Capacité à gérer une caisse et à assurer un suivi rigoureux des encaissements.
- Analyse des données et gestion des priorités.
Connaissances requises
- Droit des usagers du système de santé.
- Éthique et déontologie professionnelles.
- Organisation du travail et méthodologie.
- Gestion administrative, économique et financière.
Savoir-être souhaités
- Ponctualité, disponibilité.
- Rigueur et sens de l’organisation.
- Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec les différents services.
- Sens de l’accueil, de l’écoute et du service public.
- Capacité à se positionner, à rendre compte et à s’adapter aux priorités.
- Respect de la confidentialité des informations traitées.
Centre d’Accueil et de Soins Hospitaliers - CASH de Nanterre
Etablissement à vocation sanitaire et sociale régi par la loi n° 89-18 du 13 janvier 1989, le CASH de Nanterre remplit une double mission avec un pôle hospitalier composé de 450 lits et places regroupant une offre de médecine (119 lits et places), d’obstétrique (24 lits), de SSR (40 lits), de psychiatrie (87 lits et places), une USLD (80 lits) et un EHPAD (120 lits), ainsi qu’un pôle d’accueil, d’hébergement et de réinsertion des personnes sans abri (364 lits et places). Hors-séances, il a réalisé 9 587 séjours MCO en 2018 (9 380 en 2017), de 338 séjours de SSR (+21 par rapport à 2017) et 978 séjours de psychiatrie.
Nanterre
BEP secrétariat ou niveau souhaité
Débutant (moins de 2 ans)
CDD / Remplacement
Assistant administratif
