6 sites (Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, La Plaine Saint-Denis, Argenteuil, Condorcet)
En savoir + : https://www.univ-spn.fr/qui-sommes-nous/
L’université Sorbonne Paris Nord en vidéo :
https://www.youtube.com/watch?v=OSOXsJ0gw8s
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Direction des ressources humaines (DRH) / Pôle développement des compétences et accompagnement des personnels (DCAP)
Composition du service (effectifs) : 48 / 8
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle développement des compétences et accompagnement des personnels
Description du poste : missions et activités
I. Missions principales
Les missions couvrent trois champs RH ; la formation, les concours et le suivi de projets RH transverses.
- Le/la gestionnaire organise les formations collectives des personnels et le cas échéant les
formations individuelles, dans le cadre du plan de développement des compétences (PDC).
Il/elle réalise en équipe les documents obligatoires du service (Aide à la rédaction du Bilan annuel/
Elaboration du PDC).
- Il/Elle est en appui à la préparation et l’organisation des concours, ainsi qu’à leur suivi
administratif.
- Le/la gestionnaire assure la réalisation des projets transverses de son service avec l’aide et sous la
direction de la responsable du pôle DCAP ; en l’espèce les projets relatifs à la prévention / le suivi
comptable et budgétaire du service / les actions de communication et événementiel du service.
II. Description du poste
Travailler en conformité avec les valeurs de l’USPN
Travailler dans le respect des valeurs de l’USNP et des obligations de l’agent public
Travailler dans le respect des orientations de la prévention à l’USPN (respect des consignes de sécurité
physique et éviter les risques psycho-sociaux)
Participer aux formations préconisées par les orientations de l’USPN
Participer aux formations pour le développement et le maintien de ses compétences
Assurer des comptes-rendus réguliers à sa hiérarchie
Mise en place des formations collectives et individuelles
Accueil et suivi administratif des formations :
Accueillir et informer les personnels sur les formations
Gérer le courrier, la messagerie
Organiser le classement d’un fonds documentaire
Procéder à l’archivage des pièces administratives
Editer et suivre des conventions de formation internes et externes
Concernant les formations individuelles, savoir délivrer un 1er niveau d’information
Organisation et logistique :
Décliner le Plan de Développement des Compétences, voté en CSA, auprès des publics de l’USPN
Utiliser les entretiens professionnels de formation pour recenser les demandes et les besoins de
formations des agents
Effectuer les demandes de devis, de mise en concurrence et de négociation avec les prestataires
Veiller à la qualité et compétitivité des prestataires choisis
Organiser la mise en programme des sessions de formations
Veiller à la promotion et la complétude des sessions de formations en utilisant les moyens adéquats
Organiser la réalisation des formations
Être présent à l’ouverture et à la fermeture des formations
S’assurer du bon déroulement de la formation avec les stagiaires et le formateur
Suivi qualité des actions de formations :
Veiller au respect des process qualité définis par le service formations & concours
Créer et gérer les sessions de formation sur le logiciel GEFORP selon les règles de gestion
Editer les documents réglementaires
Recueillir et analyser les résultats des actions de formation, notamment les enquêtes de satisfaction
Assurer le contrôle et la saisie des données des formations dans le cadre des outils internes
Gestion des concours
Participer à l’organisation des concours sur trois plans :
Administratif :
Planifier la session des concours en lien avec le responsable
Gérer et contrôler l’exhaustivité des dossiers d’inscription des candidats
Contacter et conseiller les membres des jurys sur la réglementation et le déroulement des épreuves
Coordonner l’organisation des épreuves orales et écrites
Saisir l’ensemble des résultats
Accueillir et accompagner les candidats et les jurys
Logistique :
Veiller au bon déroulement des épreuves écrites, orales, et pratiques
Suivi des commandes de restauration pour les jurys
Réserver les salles et leurs équipements, veiller au planning prévisionnel
Gérer le planning et la disponibilité des surveillants d’examens lors des concours externes
Suivi et clôture des concours :
Constituer les dossiers de coût et de rémunération des membres du jury
Envoyer au Ministère les dossiers des candidats admis
Mettre en paiement les membres du jury et clôturer les concours sur l’application Señorita
Réalisation et suivi des projets transverses du Pôle
Réaliser et suivre les projets transverses sous la direction de la responsable du pôle DCAP :
Suivre les déploiements des parcours de formations (qui lui sont attribués) par le public désigné
Participer à l’organisation des événements du service formation & concours et en réaliser les documents de communication (ex : journée des nouveaux arrivants)
Assurer le suivi fonctionnel de l’outil GEFORP dans son service et participer activement à sa promotion auprès des personnels
Participer aux audits et aux instances si nécessaire
Suivi financier du service :
Rédiger les bons de commandes et services fait afférents
Mettre en paiement les formateurs et organismes de formation / assurer la prise en charge des déplacements des personnels ou formateurs
Suivre le budget des postes de dépenses du service (formations & concours) dans SIFAC et faire des points
réguliers avec le/la responsable hiérarchique.
Connaissances / Savoir
Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine des RH de la fonction publique
Connaissance de la règlementation des formations et des concours de la fonction publique
Connaissance des procédures qualités de la formation
Connaissance des éléments de gestion de projet
Connaissance des éléments de gestion administrative et financière
Savoir faire
Appliquer des procédures et règles
Savoir planifier et anticiper
Maîtriser les techniques de rédaction administrative
Savoir gérer les aléas avec tact
Evaluer et hiérarchiser les besoins
Savoir être
Sens de l’organisation
Capacité d’adaptation
Capacité à gérer le stress
Rigueur / Fiabilité
Sens de la confidentialité
Esprit d’équipe
Sens relationnel
