Le coordinateur administratif est un acteur clé des services techniques. Vous assurez le traitement, le suivi et la traçabilité des demandes des usagers, en garantissant la fiabilité des informations et le respect des procédures, contribuant ainsi à une organisation fluide et sécurisée. Vous intervenez sur un périmètre administratif varié : rédaction et mise en forme de documents et actes, gestion du courrier, et appui au suivi des marchés publics et des contrats. Vous participez également au suivi de l’activité via le logiciel métier ATAL. Organisé, rigoureux et doté d’un réel sens du service public, vous contribuez directement à la qualité du service rendu et au bon fonctionnement des services techniques.
Ce poste est fait pour vous si vous souhaitez mettre vos compétences administratives au service d’un environnement dynamique et utile au quotidien : n’hésitez pas à nous rejoindre !
Vos missions principales :
GESTION DE LA RELATION AVEC LES USAGERS INTERNES ET EXTERNES
- Assurer la réception, l’orientation et le suivi des demandes des usagers internes et externes des services techniques
- Répondre aux appels téléphoniques et centraliser les demandes
- Réaliser un reporting hebdomadaire des demandes lors des réunions de service
- Recenser et collecter les informations techniques nécessaires auprès des directions techniques
GESTION DU LOGICIEL METIER ATAL ET SUIVI DES DONNEES
- Mettre à jour et paramétrer le logiciel métier ATAL en lien avec la mission d’appui administrative
- Collecter, analyser et assurer le suivi mensuel des données et statistiques issues d’ATAL
- Éditer et suivre les demandes d’interventions ATAL Bâtiment, jusqu’à leur clôture
- Réaliser le rapprochement financier des bons de commande liés aux interventions, en collaboration avec la gestionnaire comptable
GESTION ET SUIVI DE DOSSIERS ADMINISTRATIFS ET REDACTION D’ACTES ADMINISTRATIFS
- Veiller au respect de la charte graphique et de l’orthographe des documents des services techniques, en collaboration avec l’assistante de direction
- Rédiger arrêtés, décisions, délibérations, courriers, notes et comptes rendus administratifs
- Assurer le suivi du courrier des services techniques avec la directrice et l’assistante de direction
- Apporter un appui administratif pour la préparation des marchés et contrats
- Organiser le classement et l’archivage des documents des services techniques
Profil recherché
- Bonne connaissance de l’environnement territorial.
- Excellentes compétences rédactionnelles (orthographe, grammaire, syntaxe).
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels métiers.
- Rigueur, organisation, sens du service public, qualités relationnelles et discrétion.
- Goût du travail en binôme.
- Force de proposition
Compétences :
- Connaissance de l’environnement territorial
- Excellent niveau en orthographe, grammaire et syntaxe
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers
- Capacité à comprendre et traiter des demandes et documents administratifs
- Lecture et utilisation de documentation professionnelle pour vérification légale et rédaction d’arrêtés
- Rédaction de documents administratifs clairs et précis
Qualités :
- Qualités relationnelles, diplomatie et sens du service public
- Rigueur et organisation
- Adaptabilité, écoute et esprit d’équipe (travail en binôme)
- Discrétion et professionnalisme
Conditions d’exercice :
- Poste basé aux Services techniques – rue du Lavoir à Montfermeil.
- Temps complet : 37h30/semaine (25 CA + 11 RTT).
- Travail en espace ouvert, sur écran, en binôme.
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Prime de fin d’année
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Compte-Epargne Temps
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Prise en charge Mutuelle
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Prise en charge frais déplacement formation
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Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
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Abonnement CNAS ou FNAS
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Régime indemnitaire
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ARTT
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RIFSEEP
La Ville de Montfermeil est située en Seine Saint Denis en Ile de France et comprend 27000 habitants
A 15 km de Paris, composée à plus de 80% de pavillons et de résidences, Montfermeil, ville dynamique de 550 hectares, possède un important patrimoine architectural et historique, des infrastructures sportives, économiques et culturelles. La Ville est située sur le Territoire intercommunal de Grand-Paris-Grand Est.
