DESCRIPTIF
L'ÉTABLISSEMENT :
Rejoignez un établissement dynamique au coeur d'un projet ambitieux !
Membre du groupement hospitalier de territoire des Yvelines nord, le CHIPS est un établissement public de référence dans le soin, l'enseignement et la recherche. Il est structuré en pôles d'activités spécialisés dans la prise en charge de la personne à tous les âges de la vie. Son activité est déployée sur les sites hospitaliers de Poissy, de Saint Germain en Laye et sur des sites périphériques.
Les activités cliniques et médicotechniques se répartissent en huit pôles d'activité et trois pôles/fédération inter établissements regroupant près de 50 services de soins et une crèche : Pôle femme-mère-enfant, Pôle psychiatrie, Pôle laboratoire-médicotechnique, Pôle chirurgie-anesthésie-blocs opératoires, réanimation et endoscopie, Pôle médecine interne et cardiovasculaire, Pôle gériatrie, Pôle neurologie-rééducation, Pôle oncologie médicale et infectiologie, Fédération de médecine d'urgence, Pôle inter-établissements d'imagerie, Pôle inter-établissements santé publique activités transversales
Nos projets en cours :
La rénovation du bloc opératoire
Un nouveau bâtiment pour les secteurs d'hospitalisation de psychiatrie à Chambourcy
La mise en place du logiciel d'ordonnancement des lits, d'HUBLO et un nouveau logiciel de gestion du temps de travail
LE POSTE :
Le CHIPS recrute un assistant pédagogique (H/F) pour l'École Régionale d'Infirmiers Anesthésistes.
Missions principales
Au sein de l'ERIADE, l'adjoint administratif occupe un poste d'assistant pédagogique et travaille sous la responsabilité directe du responsable pédagogique. Il assure la gestion de la partie administrative et logistique de la formation initiale des étudiants infirmiers anesthésistes.
En cas d'absence, il est amené à suppléer l'adjoint administratif en charge de la formation continue, en assurant l'accueil téléphonique, physique, la gestion de la messagerie et la prise en charge des demandes urgentes.
Missions générales
- Accueil et prise en charge des personnes, réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, publipostage, diffusion, archivage)
- Saisie, mise à jour, sauvegarde et archivage de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité)
- Tenue à jour des données / des fichiers relatifs au domaine d'activité
- Classement des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédaction et mise en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Participation avec l'équipe pédagogique à l'organisation de réunions, conférences, événements, commissions spécialisées
- Préparation des instances, participation et édition des procès-verbaux.
- Participation à l'organisation et à la surveillance des examens
- Réservation des salles selon procédure de l'UFR
Activités principales :
- Organisation et gestion des épreuves de sélection (candidatures, jurys, salles, surveillance, résultats)
- Préparation de la rentrée scolaire :
o Recensement, gestion et suivi des pièces administratives des étudiants (certificats,
dossier financier...)
o Demandes et suivi des financements des études
- Gestion des plannings de stage
- Gestion, édition et suivi des conventions
- Convocation, suivi des intervenants et des jurys d'examen
- Surveillance aux épreuves écrites et orales semestrielles
- Utilisation des logiciels spécifiques, pédagogiques et plateforme de financement (Formeis, Edof, Kairos...)
Activités de suivi :
- Facturation et suivi régulier des règlements des intervenants
- Participation au suivi du budget, dépenses/recettes, statistiques en collaboration avec le responsable pédagogique de l'ERIADE, la direction des finances, l'université.
- Participation à l'élaboration du rapport d'activité
Démarche qualité et gestion des risques :
L'adjoint administratif s'inscrit dans la démarche qualité développée au sein de l'ERIADE, du GHT et de l'UVSQ. Il participe à l'élaboration des documents relevant de sa compétence et aux audits.
Il gère les enquêtes statistiques internes et externes.(Elaboration de tableaux excel et de graphiques)
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences et qualités requises
Profil attendu : Adjoint administratif qualifié ou expérimenté en secrétariat et gestion administrative, avec des compétences relationnelles pour le travail avec le public et une maîtrise indispensable de l'outil informatique (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, drive, internet).
Compétences requises (savoir-faire et connaissances)
Connaître le référentiel de formation IADE
Organiser et traiter informations, documents, appels téléphoniques et mails des dossiers
Savoir rédiger, prendre des notes, mettre en page des documents avec pertinence et professionnalisme
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations de son domaine d'activité
Utiliser procédures, codes, langages, protocoles et réglementations spécifiques à son domaine
Maîtriser les outils bureautiques
Gérer plusieurs tâches simultanément
Se conformer aux procédures et protocoles du service
Aptitudes et savoir être
Capacités relationnelles et de communication
Dynamisme
Esprit d'initiative
Capacité d'anticipation
Motivation pour le travail en équipe
Capacité de travail en autonomie
Organisation et rigueur
Conditions de travail :
Lieu : ERIADE UFR S Veil santé, Avenue de la source de la Bièvre, 78280 Montigny-le-Bretonneux
Possibilité de télétravail selon les modalités de l'école
Poste à temps plein
Temps de travail : 37h30/semaine selon modalités institutionnelles
Horaires : 8h3016h30 / 9h17h
28 congés annuels / 14 RTT + 1 RTT solidarité
