À propos du poste
Nous sommes à la recherche de notre futur(e) Assistant(e) Administratif(ve) en Immobilier pour rejoindre l’équipe FB INVEST.
Sous la direction du dirigeant, vous occuperez un rôle central dans la gestion quotidienne et l'optimisation de nos actifs. Véritable interface entre la direction, les entreprises locataires et les prestataires extérieurs, vous assurerez le lien administratif et technique nécessaire au bon fonctionnement du parc. Votre polyvalence, votre rigueur et votre sens du service seront les garants de la valorisation de nos sites et de la satisfaction durable de nos occupants.
Les missions seront effectuées sur 2 sites distincts :
- Au château Ste Colombe de B à* Saint-Geniès-des-Mourgues* (34160)
- Au Parc HBC à Redessan (30129)
Responsabilités
1. Gestion administrative, locative et contractuelle
- Suivi administratif des baux, contrats et dossiers clients/locataires.
- Gestion des entrées et sorties : préparation des documents, coordination des états des lieux si nécessaire.
- Mise à jour des tableaux de bord, indicateurs de suivi et reporting.
- Classement, archivage et gestion documentaire.
- Programmation et suivi des contrôles de conformité, ainsi que l’obtention des certifications en lien avec l’activité.
2. Suivi administratif des assurances en collaboration avec RAF
- Collecte, vérification et suivi des attestations d’assurance des clients/occupants (RC, multirisque, etc.).
- Relance des occupants en cas de documents manquants ou non conformes.
- Suivi des contrats d’assurance PNO (Propriétaire Non Occupant) des exploitations.
- Mise à jour des échéanciers, garanties et conditions contractuelles.
- Interface avec les assureurs et courtiers, selon les besoins.
- Signalement des risques, sinistres ou anomalies à la direction.
- Participation à la gestion administrative des déclarations de sinistres (suivi, pièces justificatives, échanges).
- Transmission régulière et suivi des certifications Q4, Q18 et Q5.
3. Exploitation et suivi technique
- Réception et traitement des demandes d’intervention.
- Coordination des prestataires (maintenance, entretien, ménage, sécurité, etc.).
- Suivi des devis, interventions et validation des factures
- Contribution à l’amélioration continue de l’exploitation des sites.
4. Relation clients/occupants
- Interface entre occupants, prestataires et direction.
- Réponse aux demandes courantes (e-mail / téléphone).
- Suivi de la satisfaction client et vigilance à la qualité de service.
- Contribution à la fidélisation et à la bonne occupation des espaces.
- Veille au respect du règlement intérieur et des normes de sécurité.
5. Gestion comptable
- Saisie des factures clients
- Pointage des règlements clients
- Prise en compte des réservations Booking et intégration des paiements
- Divers tâches d'assistante comptable
Profil recherché
- Formation : Bac+2 en Gestion Immobilière (BTS PI), Support à l'Action Manageriale ou Gestion de la PME.
- Compétences : Excellente maîtrise des outils bureautiques, capacités rédactionnelles et sens de l'organisation.
- Qualités : Rigueur, autonomie, réactivité et une forte aisance relationnelle.
- Atout : Une connaissance des spécificités de l'immobilier d'entreprise ou du milieu des assurances serait un plus.
Si vous êtes motivé(e), organisé(e) et souhaitez évoluer dans un environnement stimulant où vos compétences administratives seront valorisées, cette opportunité est faite pour vous.
Type d'emploi : Temps partiel
Rémunération : à partir de 1 600,00€ par mois
Lieu du poste : Déplacements fréquents
