A propos
La Fondation Saint Jean de Dieu s'engage depuis des décennies à offrir un soutien inestimable aux personnes dans le besoin, en particulier dans les domaines de la santé mentale, des soins aux personnes âgées et des services sociaux. Riches d'un héritage de plus de 400 ans, nos équipes incarnent chaque jour l'hospitalité selon le style Saint Jean de Dieu. C'est ainsi que nous innovons pour répondre aux enjeux d'aujourd'hui ! Nos actions sont guidées par nos valeurs fondamentales d'Hospitalité, de Respect, de Responsabilité, de Qualité et de Spiritualité. En nous appuyant sur ces valeurs et notre héritage, nous sommes déterminés à bâtir un avenir où chaque personne bénéficie de l'accueil chaleureux et de l'accompagnement bienveillant qui font la signature de la Fondation Saint Jean de Dieu.
Description
Le territoire parisien de la Fondation Saint Jean de Dieu est organisé dans une logique de plateformes autour de 2 Centres d’activités : le Centre Lecourbe, qui comprend un IEM (Institut d’Education Motrice), un SESSAD (Service d’Éducation Spéciale et de Soins À Domicile), une MAS (Maison d’Accueil Solidaire), une USEP (Unité Spécialisée pour Enfants Polyhandicapés), et le Centre Sainte Germaine, qui comprend un Foyer de Vie et et Foyer d'Accueil Médicalisé.
Votre mission
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE
- Assurer un accueil téléphonique que ce soit pour les personnes accompagnées, leur famille ou pour les partenaires extérieurs.
SECRETARIAT
- Rédaction, saisie et mise en forme de mails, courriers, documents, rapports ou comptes rendus, …
- Commandes épiceries et repas des enfants et professionnels de la MDRE
- Actualisation du registre des entrées et sorties
DOSSIERS DES USAGERS
Guichet Unique :
- Réception des dossiers de candidatures et échange avec les familles et partenaires pour compléter les dossiers le cas échéant
- Enregistrement des dossiers de candidatures dans les différentes bases de données (serveur, NEXT puis NetVie, Via trajectoire)
- Travail en lien étroit avec les responsables des structures concernant le traitement et le suivi des dossiers de candidatures
- Participation aux commissions d’admission et suivi administratif des dossiers étudiés
Maison Des Répits Enfants (MDRE) :
- Suivi administratif, en lien avec les familles, des dossiers des jeunes de la MDRE (papier et informatique) : documents de candidature, documents de rentrée, DIPC, documents obligatoires (notifications MDPH, attestations CPAM…)
- Appui à la planification des séjours
AUTRES ACTIVITES :
- Suivi des places vacantes dans les dispositifs du Territoire Ile-de-France
- Suivi des présences et effectifs MDRE sur CEGI en lien avec les indicateurs d’activité et la facturation
- Gestion des affectations sur CEGI pour suivi des parcours
- Gestion des demandes d’intervention technique (MAINTI4)
TRANSVERSALITE ENTRE LES ASSISTANTS :
- Participation aux formation et groupes de travail transverses sur la gestion documentaire.
- Possibilité de prendre ponctuellement le relais d'un autre rédacteur de dispositif selon des procédures écrites pour assurer les relais de façon anticipée ou en mode dégradé.
Profil recherché
-
Bac +2 en secrétariat
- Maîtrise des logiciels Word, Excel, apprentissage rapide du logiciel interne CEGI (bientôt NetVie), utilisation de l’IA
- Bonne maitrise de l’orthographe
- Capacité d’adaptation et d’initiative
- Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples
- Capacité à travailler en suivant les procédures
- Avoir le sens des priorités
- Recueillir et transmettre les informations
- Sens de l’organisation et des responsabilités
- Rigueur et autonomie
- Qualités relationnelles
