Créée au XVIIème siècle, la Ville de Versailles est mondialement connue pour son château et son parc. Véritable ville-jardin, la cité royale possède un cadre unique, mélange harmonieux de quartiers historiques préservés et de nombreux espaces naturels. Idéalement située à 17 kilomètres de Paris, elle bénéficie d'une accessibilité remarquable grâce à son réseau de 5 gares et de 3 autoroutes. Ses nombreuses écoles offrent une qualité d'enseignement très appréciée des jeunes et des familles. Avec plus de 1300 commerces, elle bénéficie d'une consommation de proximité dynamique qui participe activement à son animation et à la qualité de son cadre de vie. Avec près de 140 métiers, la Ville de Versailles emploie 1800 agents et recrute 270 personnes par an dans de très nombreux domaines d'activités : urbanisme-architecture, espaces verts, affaires culturelles, éducation-petite enfance, sécurité, services techniques...
La DACIT a en charge la gestion de l'ensemble des flux : courrier, téléphonique, physique et dématérialisés. Direction-ressources, elle a un rôle transversal au sein de l'ensemble des directions de la collectivité.
Missions principales :
Gestion des flux entrants et sortants
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Procéder à la préparation à la numérisation des flux documentaires et des courriels, à leur numérisation, au renseignement des métadonnées, au vidéocodage et à leur intégration dans l'outil de GEC YPOK.
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Assurer un premier niveau de contrôle de la cohérence de l'activité : ouverture des courriers, tri, ventilation dans les casiers dédiés et contrôle de la répartition.
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Diffuser le courrier papier au sein des services
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Prendre en charge les courriers départ ..., (affranchissement et contrôle des flammes postales, des plis recommandés, des envois en nombre et des lettres urgentes avant la collecte postale, ...)
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Enregistrement des recommandés expédiés sur le logiciel Excel dédié.
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Collecter et ventiler les plis des conseillers municipaux dans les boites aux lettres dédiées en H+0.
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Contrôle des plis avant dépôt et collecte
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Collecte et enregistrement des travaux de la reprographie.
Traitement des factures à destination du service comptabilité
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Réceptionner les factures, les préparer à la numérisation, les numériser, remplir les champs de métadonnées dans l'outil dédié.
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Ventiler les factures papier par cases et trier par code service-comptabilité.
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Mettre sous pochette et acheminer ces factures à la Direction des Finances pour enregistrement au service comptabilité de la ville
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Récupérer les factures enregistrées auprès du service de la comptabilité et ventiler les pochettes correspondantes dans les différents services.
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Intégrer les factures reçues par mail : remplir les métadonnées absentes et contrôler l'exactitude les métadonnées remontées automatiquement par IXCature.
Remplacement du chauffeur navette
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Réceptionner et collecter le courrier sur les sites externes.
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Trier, contrôler et ventiler les objets à destination et au départ des sites annexes
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Assurer le suivi des plis en liaison avec le service de la reprographie et la Préfecture (contrôle de la légalité) : enregistrement informatique
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Saisir les données dans le tableau de suivi dédié.
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Transporter des courriers divers entre différents sites (de la collectivité et VGP)
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Respecter les délais prévus pour les livraisons
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Veiller au respect du conditionnement des biens transportés
Contrôle et entretien du véhicule
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Détecter et informer des dysfonctionnements du véhicule
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Tenir le véhicule en parfait état de propreté
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Renseigner le carnet de bord du véhicule
Missions ponctuelles :
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Mise à jour du suivi des arrêtés A dans les outils dédiés.
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Contrôle du RIL en collaboration avec un agent en charge du recensement de la population.
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Elaboration du suivi statistique des recommandés arrivés/départs, des arrêtés, des LRE et des PND sous EXCEL
Formation :
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Niveau IV Bac/ Bac +2
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Permis B : Autorisation de conduite
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Bonne condition physique (port de charges lourdes)
Autonomie et responsabilités :
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Responsabilités liées à la distribution, la confidentialité et le secret de la correspondance.
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Responsabilité dans la conduite du véhicule, le respect des règles de sécurité (Code de la route et sanctions encourues en cas de non-respect), dans l'utilisation des équipements du véhicule et le contrôle préventif de celui-ci
Savoir faire:
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Organiser une activité
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Appliquer les normes, procédures et règles
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Rendre compte
Savoir-être :
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Qualités relationnelles
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Sens de l'organisation
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Sens du travail en équipe
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Assiduité
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Rigueur
Cycle de travail :
36h/ semaine
CDD 6 mois
Nombre de jours de congés :
25 jours de congés, 6 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition
Avantages :
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Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
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Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
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Possibilité d'adhérer à la Caisse d'Entraide (prestations sociales et loisirs)
