CLINIC-ALL - Coordinateur(trice) Événementiel & Expérience Participants
Formations dentaires Lyon, Cité Internationale CDI
Et si chaque journée de travail était un événement ?
Chez nous, c’est le cas. Une centaine de fois par an, nous transformons une salle de la Cité Internationale en une journée de formation que conférenciers et participants n’oublient pas. Vous en êtes le chef d’orchestre.
Ce n’est pas un poste de bureau. C’est un poste de terrain, de relationnel et de coordination, où l’on prépare, on orchestre, on accueille et où l’on garde le sourire quand le rythme s’accélère.
Qui sommes-nous ?
Organisme de formation continue dédié aux chirurgiens-dentistes, Clinic-All est né en 2008 et s’est imposé comme une référence du secteur. Notre philosophie : des formations de qualité, une ambiance sympathique, des relations centrées sur l’humain.
Concrètement : une centaine de journées de formation par an, un pool de 50 conférenciers praticiens, des groupes de 20 à 26 participants, principalement à Lyon (Cité Internationale, 66 quai Charles de Gaulle, 69006). Organisme certifié Qualiopi.
Votre mission
Faire en sorte que chaque session soit irréprochable, de la préparation jusqu’au dernier participant raccompagné. Vous travaillez sur trois temps :
En amont, vous préparez le terrain
- Coordination des conférenciers et des laboratoires partenaires
- Commande, réception et vérification du matériel de chaque session
- Gestion des stocks et des commandes
- Réservation des déjeuners, organisation des pauses
- Préparation des dossiers participants sur Digiforma (logiciel métier, formation assurée) pour que tout soit carré le jour J
Le jour J, vous tenez la régie
- Installation des salles de conférence et de travaux pratiques
- Accueil des conférenciers et des participants, gestion de l’ambiance
- Pilotage du timing, distribution du matériel, émargements
- Réponse aux besoins en temps réel : vous êtes la personne vers qui tout le monde se tourne
- Désinstallation des salles et retour du matériel aux laboratoires
- Déplacements exceptionnels possibles pour des formations extérieures (tous frais pris en charge)
Le lien, vous fidélisez
- Renseigner les dentistes sur nos formations et qualifier les demandes entrantes (téléphone, mails)
- Relances bienveillantes : leads, contacts à reprendre, fidélisation post-formation
- Suivi de la gestion des inscriptions : devis, acomptes, factures et paiements — non pas comme une fin en soi, mais pour que l’expérience client soit fluide de bout en bout
Le profil qu’on recherche
- Vous avez le tempérament événementiel. Vous venez de l’événementiel, de l’hôtellerie, du tourisme, de la coordination de salons / séminaires / congrès, de l’organisation d’événements… ou vous avez simplement cet ADN-là.
- Vous gardez la tête froide quand ça s’accélère. Un conférencier en retard, un colis qui n’arrive pas, un imprévu de dernière minute : vous trouvez la solution avant même que ça se voie.
- Vous aimez le contact. Accueillir, discuter, créer une atmosphère, mettre les gens à l’aise : c’est naturel chez vous.
- Organisation chirurgicale. Plusieurs sessions peuvent tourner en parallèle, et aucun détail ne doit passer à travers les mailles du filet. Anticipation et rigueur sont vos réflexes.
- À l’aise avec les outils numériques (Excel, CRM, back-office type Shopify / Notion / Brevo). Pas besoin d’être experte, mais ça ne vous fait pas peur.
- Autonomie et confiance. Vous travaillez dans une équipe réduite : on vous donne les clés, on vous fait confiance.
- Permis B + véhicule personnel (déplacements ponctuels à Lyon remboursés).
- Une première expérience réussie (1 à 3 ans) sur des fonctions de coordination, d’événementiel ou de relation client.
- Un plus apprécié : une expérience dans la formation professionnelle ou le secteur médical / dentaire.
Ce qu’on propose
Contrat
CDI après période d’essai, statut Non Cadre
Rémunération
30 000 € brut/an de référence (selon profil) + primes variables trimestrielles + tickets restaurant
Rythme
35h/semaine, du lundi au vendredi (samedi ponctuel en cas de formation)
Déplacements
Ponctuels à Lyon (remboursés) et déplacements exceptionnels possibles (tous frais pris en charge)
Stationnement
Place de parking possible, transports en commun à proximité
Prise de poste
Immédiate
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : 30 000,00€ par an
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
Question(s) de présélection:
- Racontez-nous un événement ou une session que vous avez coordonné de A à Z. Qu’est-ce qui a failli déraper, et comment l’avez-vous géré ?
- Le jour J, un conférencier arrive avec 30 minutes de retard et les participants commencent à s’impatienter. Que faites-vous dans les cinq premières minutes ?
- Vous gérez simultanément 3 sessions de formation sur le même mois. Comment vous assurez-vous qu’aucun détail ne passe à travers les mailles du filet ?
Lieu du poste : En présentiel
