Pour augmenter la visibilité de votre candidature, postulez plutôt ici : https://www.welcometothejungle.com/fr/companies/bespoke/jobs/office-manager-responsable-administration-des-ventes-f-h-cdi-levallois_levallois-perret?utm_source=wttj-recruiters
Au sein de l’agence Bespoke, nous recherchons un(e) collaborateur(trice) polyvalent(e) pour structurer notre organisation administrative. Rattaché(e) à la Direction, vous intervenez sur trois volets stratégiques : la gestion administrative des ventes (ADV), le bon fonctionnement des locaux et le support de direction.
Vos Missions :
1. Administration des Ventes (ADV) – Spécialisation Média (60%)
Vous assurez la fiabilité du cycle de facturation et le suivi des marges.
- Facturation : Émission et envoi des devis et factures clients ; suivi des achats média auprès des différentes régies (Google, Meta, DSP/Programmatique, Régie Offline…).
- Contrôle de gestion média : Réconciliation mensuelle entre les rapports d’investissements média et la facturation réelle (détection et correction des écarts).
- Recouvrement : Suivi des échéances, relance clients et gestion des litiges de facturation en lien avec le service comptable.
- Suivi administratif : Mise à jour du CRM, validation des bons de commande et archivage des contrats.
2. Office Management & Services Généraux (30%)
Vous garantissez un environnement de travail fonctionnel et organisé.
- Gestion des prestataires : Pilotage des contrats (ménage, maintenance, assurances, énergie) et interface avec le bailleur.
- Logistique interne : Gestion des stocks (fournitures de bureau, consommables cafétéria) et des commandes.
- Accueil : Réception physique des visiteurs et gestion des coursiers/colis.
3. Assistanat de Direction (10%)
Vous apportez un support opérationnel quotidien à la Direction.
- Gestion d’agenda : Planification et optimisation des emplois du temps complexes.
- Organisation de réunions : Logistique des déjeuners d’affaires, réservation de salles et coordination des séminaires.
- Administratif divers : Traitement des notes de frais, organisation des déplacements professionnels et aide ponctuelle à la mise en forme de documents.
Venez nous rejoindre pour :
- Relever les défis digitaux du marketing de demain à nos côtés, au sein d’un Groupe labélisé Best Workplace & Trainee experience par Speak & Act (https://speaknact.fr/fr/avis-entreprise/2521-qwamplify-bespoke/infos) !
- Intégrer une équipe qui a un objectif commun : prendre du plaisir en travaillant ensemble !
- Faire partie d’un groupe avec une stratégie RSE particulièrement volontaire contribuant à une vie d’entreprise plus verte et inclusive !
Profil recherché
- Expérience : 4 à 6 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en agence média, agence de publicité ou structure digitale (la connaissance des cycles de facturation média est un vrai plus).
- Compétences techniques :
- Maîtrise parfaite de tableurs comme sheet/excel (tableaux croisés dynamiques pour la facturation).
- Aisance avec les outils de gestion / facturation.
- Excellentes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
- Soft Skills (Savoir-être) :
- Rigueur extrême : La partie ADV ne permet aucune erreur de chiffre.
- Sens du service : Vous aimez faciliter la vie de l’équipe et de la direction.
- Discrétion : Manipulation de données confidentielles (facturation, agendas…).
- Débrouillardise : Capacité à trouver des solutions rapides (logistique parisienne, imprévus).
Conditions
CDI TEMPS PLEIN / 39h + 9 RTT basé à Levallois-Perret
Salaire fixe attractif selon profil
Télétravail 2 jour par semaine
Carte Ticket Restaurant SWILE (10€/jour) + Mutuelle et Prévoyance attractive + prime annuelle vacances Syntec + Indemnité de Transport / développement durable de 50%
Poste ouvert aux personnes reconnues RQTH
Rémunération : à partir de 35 000,00€ par an
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Travail à domicile occasionnel
Question(s) de présélection:
- Durée de votre expérience en agence média / de communication / de marketing ?
Lieu du poste : En présentiel
