L'Institut de Cancérologie de Bourgogne est un établissement privé spécialisé dans le traitement du cancer, disposant de 3 centres de traitement situés :
· A Auxerre (département de l’Yonne, 89), sur le site de l’hôpital d’Auxerre,
· A Chalon sur Saône (département de la Saône et Loire, 71), dans les locaux de l’hôpital Privé Sainte Marie,
· A Dijon (département de la Côte d’Or, 21), dans nos propres locaux sur le secteur de Valmy, et dans les locaux de la clinique Bénigne Joly de Talant.
Nos Centres de traitement sont adossés à des structures bien distinctes, publiques et privées.
Ce partenariat permet une prise en charge multidisciplinaire de la maladie, et crée des synergies entre les professionnels de santé pour un meilleur accompagnement global du patient.
L’institut de Cancérologie de Bourgogne est dirigé par des oncologues-radiothérapeutes, des oncologues médicaux et hématologues associés.
Le fonctionnement des 3 sites est assuré par :
· Des médecins dirigeants
· Une directrice générale et une équipe administrative assurant des fonctions transversales
· Des manipulateurs d’électroradiologie
· Des secrétaires médicales
· Des dosimétristes
· Des physiciens médicaux
· Des attachés de Recherche Clinique
· Un agent technique polyvalent
· Des agents d’entretien
Le plateau technique du site dijonnais réunit toutes les modalités de traitement du cancer :
· La radiothérapie
· La curiethérapie à haut débit de dose
· La chimiothérapie, avec un plateau technique d’oncologie et d’hématologie, des espaces ouverts de traitement, et des chambres d’accueil pour les personnes les plus vulnérables.
· L’immunothérapie
Le centre de Dijon dispose également d’un département de santé intégrative avec une offre complète de soins de support (diététique, soutien psychologique, activité physique, prise en charge de la douleur, sexologie, shiatsu, yoga, sophrologie…) qui s’intègrent au parcours de soins de chaque patient(e).
Dans ce contexte exigeant, l’assistant(e) qualité contribue à la structuration, la traçabilité et la mise en œuvre opérationnelle des actions qualité et gestion des risques.
1- Nature et étendue des activités
Contribuer au fonctionnement du système de management de la qualité et de la gestion des risques en assurant la mise à jour documentaire, le suivi administratif des événements indésirables, l’organisation des instances qualité et l’appui logistique aux audits, afin de soutenir la sécurité des soins et la préparation de la certification.
2.1 Missions principales
Rattaché(e) à l’équipe Qualité et Gestion des Risques, l’assistant(e) accompagnera le binôme Qualité–Gestion des Risques dans l’exercice de ses missions, notamment :
Gestion documentaire multisites
· Relire, mettre en forme, codifier, diffuser et archiver les documents qualité
· Garantir la cohérence des versions
· Assurer la disponibilité des documents dans l’outil documentaire Qualineo
· Assistance aux utilisateurs de l’outil Qualineo
Gestion des événements indésirables
· Assurer le tri thématique des évènements indésirables
· Aider à la préparation des réunions mensuelles de revue des EI avec les référents qualité
· Suivre administrativement les actions correctives et préventives en découlant
Organisation des instances qualité
· Planifier les réunions (Revues EI, CREX, CDU, COPIL Qualité, etc.)
· Envoyer les convocations, relances et documents préparatoires
· Diffuser les comptes rendus
· Assurer le suivi administratif des décisions et la mise à jour des plans d’action
Gestion des questionnaires de satisfaction
· Contribuer à l’exploitation des données et l’élaboration des rapports annuels
Gestion des demandes d’accès au dossier médical patient
· Assurer l’enregistrement des demandes sur l’outil informatisé
· Contrôler et enregistrer les pièces justificatives associées
· Coordonner la constitution des dossiers médicaux demandés
· Renseigner les formulaires d’envoi (courrier et liste des pièces)
· Assurer l’envoi des dossiers
Appui aux audits et évaluations
· Préparer l’organisation logistique des audits et des évaluations (salles, convocations, disponibilités des auditeurs/audités), communication des résultats
· Contribuer à réunir et mettre à disposition les éléments de preuve
· Enregistrer et suivre administrativement les plans d’action
Suivi des indicateurs et reporting
· Contribuer à la mise à jour du Plan d’action de la Qualité et de la Sécurité des Soins (PAQSS)
· Extraire et consolider les données nécessaires aux bilans périodiques
· Participer à la préparation des supports de communication interne
2.2 Activités spécifiques
- Participer à la préparation et à la visite de la certification HAS
- Contribuer à la préparation des dossiers d’autorisation et d’inspection de l’ASNR
- La liste des missions peut être amenée selon les besoins du service
2- Position dans la structure et relations
· Rattachement hiérarchique : Binôme responsables Qualité Gestion des Risques et certification
· Collaboration fonctionnelle : Référents qualité, membres de l’équipe support, équipes opérationnelles des sites
· Interactions régulières : secrétariat médical, encadrement, direction, instances qualité
3- Périmètre d’exercice
· Le périmètre d’exercice est celui des trois sites de l’ICB.
· Le poste est basé à Dijon.
· Déplacements à prévoir
4- Contraintes particulières
RAS
5- Profil du titulaire
Formation
· Bac +2 gestion administrative qualité
· Expérience en santé serait un plus
· Permis B
Compétences techniques
· Connaissances théoriques et pratiques en qualité, gestion des risques, méthodes d’analyse (ORION, ALARM,etc.)
· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et capacité à apprendre rapidement un logiciel documentaire.
· Capacité à appliquer des méthodologies simples (mise à jour documentaire, classement, suivi d’actions.)
· Intérêt pour les environnements techniques avec motivation à apprendre
Savoir-faire
· Mettre en forme des documents qualité selon une trame définie
· Classer, organiser et structurer des informations
· Tenir à jour des tableaux de bord simples (EI, actions, documents)
· Préparer des supports administratifs : convocations, comptes rendus, listes de présence
· Appliquer une procédure et respecter un circuit validé
· Demander un arbitrage ou un accompagnement en cas de doute
Savoir être
· Organisé
· Rigueur
· Force de proposition
· Discrétion et respect de la confidentialité
· Motivation à apprendre et à progresser
· Aisance relationnelle et esprit d’équipe
· Adaptabilité et attitude positive
Rémunération : 2 381,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
