Les missions du poste
Sous la responsabilité du hiérarchique du Responsable de site, vous apportez votre support, en réalisant diverses tâches administratives et en maintenant le contact avec le client et les fournisseurs. Vous êtes donc amené à intervenir auprès des fournisseurs, en garantissant la qualité des services délivrés, sous délégation des Coordinateurs et/ou des responsables des Sites. Vous aurez également comme mission la bonne réalisation des opérations en prenant en charge le management EHS pour l’ensemble des activités gérées par CBRE GWS France sur les sites.
En nous rejoignant, vos principales missions seront :
1) Finance
Rédaction des devis et suivi du processus de validation ;
Gestion et suivi des factures fournisseurs ainsi que des bons de commande. Reporting d’activité à destination du responsable finance France ;
Intégration et suivi des factures sur la plateforme dédiée ;
Création des bons de commandes (PO) sur l’outil CBRE.
2) Data management
Assurer la rédaction des comptes rendus des réunions avec le client ou en interne ;
Préparation des présentations en fonction des projets supportés ;
Gestion des espaces de partage et de la documentation présente sur les plateformes internes ainsi que celles communes avec le client.
3) Achats
Mise en place des contrats avec nos prestataires ;
Suivi des plannings de livraison fournisseurs ;Réaliser les actions de relance fournisseurs (Devis/Factures, prestations, etc…).
4) HSE :
Mettre en place et suivre les standards, processus HSE CBRE (e logbook) ainsi que celles du client du scope contrat ;
S’assurer de la bonne réalisation des actions conformément aux attentes ;
Maintenir à jour les formations/habilitations HSE pour l’ensemble des collaborateurs de l’équipe CBRE sur site ;
Réaliser et maintenir à jour les plans de prévention des intervenants extérieur au titre du contrat ;
Assurer une sensibilisation Sécurité à l’ensemble des prestataires et de l’équipe CBRE sur site.
Le profil recherché
Titulaire d'un diplôme bac+3/+5 type universitaire ou école de commerce, vous disposez d'une première expérience réussie sur ce type de poste. Vous aimez évoluer dans un environnement international dynamique.
Vos compétences :
Solides connaissances informatiques : Excel, Powerpoint, Outlook et Teams
Polyvalence
Bonne rigueur
Travail en équipe
Capacité d'adaptation et proactivité
Anglais courant requis
Bonnes compétences en communication verbale/écrite
Solides compétences interpersonnelles et orienté solution
Sensibilité aux normes HSE
Organisation/Rigueur, Autonomie
Réactivité, gestion de la relation client
