Klocel est une entreprise jeune et conviviale. Notre mission est d’apporter des solutions informatiques de type WMS aux entreprises du secteur de la logistique, afin de répondre aux besoins d’entreposage, de stockage, de réception et d’envoi de colis.
Nous recherchons aujourd’hui notre nouveau/nouvelle assistant(e) administratif. Sous la responsabilité du dirigeant, et suivant une période de formation interne, vos missions seront transversales et s’appliqueront à l’administratif général, la paie, les ressources humaines et la communication interne.
Ce poste vous permettra de vous former et/ou de développer les compétences polyvalentes indispensables à la gestion de l’entreprise. A travers vos missions, vous pourrez ainsi acquérir la vision à 360° d’une entreprise dynamique, poursuivant des projets prometteurs à travers ses équipes compétentes et audacieuses !
Vos missions :
Administratif :
· Trier, gérer, répondre, suivre et archiver le courrier.
· Vous appliquerez les instructions relatives au parc automobile de Klocel : organismes de LLD, concessionnaires, assurances, réparations et fournisseurs de carburant/péages, délais de restitution, éléments fiscaux.
· Vous serez en charge des relations fournisseurs : prestataires de services bureautique, assurances, services relatifs aux locaux de Klocel. Être garant de la disponibilité des fournitures de bureaux et de consommables.
· En tant qu’assistant(e), vous assurez l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, et transmettez les messages. Vous organisez les venues extérieures et prenez les rendez-vous nécessaires à la bonne marche de l’entreprise.
· Vous êtes responsable du respect des procédures juridiques de l’entreprise (CSE, entretiens professionnels et d’évaluation, calculs OPCO etc.). Pour ce faire, vous assurez une veille et exécutez des recherches, vous pouvez également être amené(e) à compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés par les dirigeants.
· Mettre à jour les bases de données juridiques, administratives et fiscales. Vous enregistrez et archivez tout élément permettant d’assurer le suivi administratif de l’entreprise.
Paie :
· En lien avec le cabinet comptable et sous la direction du dirigeant, vous appliquez chaque mois les procédures de paie.
Ressources humaines :
· Vous gérez les entrées et sorties de tous les salariés (CDI/CDD, intérimaires, apprentis etc.) et appliquez les procédures correspondantes.
· Vous répondez aux questions des salarié(e)s et faites circuler les informations nécessaires (salarié(e)s, dirigeants).
· En équipe avec les dirigeants, vous gérez les campagnes de recrutement.
· Vous êtes le lien avec tous les organismes sociaux intervenants dans l’entreprise (médecine du travail, URSSAF, mutuelle et prévoyance, SYLAE etc.) et avez la charge de la bonne application des procédures s’y rattachant.
Communication interne et externe :
· Avec le soutien des dirigeants et équipes, vous gérez l’évènementiel de l’entreprise (environ 2 soirées/an) et des animations.
· Vous rédigez et diffusez les notes d’informations suivant les décisions de la direction.
· Vous pouvez être amener à organiser la présence de Klocel ou ses entités sur un évènement professionnel (salon, foire, rencontres professionnelles).
· Vous rédigez et diffusez les communications publiques de la société.
Vos compétences :
- De formation Bac +2 assistant(e) de gestion PME/PMI ou assistant manager, vous justifiez d'une expérience de 2 ans minimum en tant qu'assistant(e) administratif ou de direction.
- Juridiques : connaissances des organismes, termes, procédures relatives à la gestion administrative.
- Organisation rigoureuse des tâches, vous savez ranger, noter, ne pas oublier les informations.
- Office 365 et les applications Microsoft n’ont aucun secret pour vous.
- Rédaction : vous savez rédiger efficacement des courriers/mails/notes/demandes, transmettre à l’écrit les bonnes informations sans faire de faute d’orthographe.
- Vous respectez les délais et savez anticiper le temps à passer sur une action.
- Vous êtes autonome et savez gérer par vous-même les priorités et les urgences.
Soft skills (profil) :
· Positif(ve) et sens de l’initiative, vous aimez trouver des solutions et vous n’avez pas peur de développer de nouvelles procédures en recherche d’une plus grande efficacité.
· Vous êtes consciencieux(se) et vous terminez toujours ce que vous commencez.
· Vous savez faire preuve de discrétion, de diplomatie et savez garder une confidentialité absolue sur les dossiers en cours.
· Attentif(ve), vous savez reconnaître et ne pas passer à côté des détails importants d’un dossier.
· Vous êtes à l’écoute des équipes avec qui vous travaillez pour assister au mieux la direction de Klocel et les entités s’y rattachant.
· Vous disposez d'un très bon relationnel et avez l'envie de contribuer aux projets de développements de l'entreprise.
Informations :
Le permis B ainsi que la maitrise de l’Anglais est nécessaire.
Le poste est à pourvoir en CDI sur Chartres (28), avec télétravail (2 jours par semaine).
Salaire selon expérience (de 1800€ à 2500€ brut mensuel, hors prime).
Type d'emploi : CDI, Temps plein
Rémunération : 1 800,00€ à 2 500,00€ par mois
Avantages :
- Travail à domicile occasionnel
Formation:
- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)
Expérience:
- Assistanat Administratif: 1 an (Optionnel)
- Gestion des ressources humaines: 1 an (Optionnel)
- Community Management: 1 an (Optionnel)
Langue:
Permis/certification:
