Qui sommes-nous ?
Acteur majeur de l'économie sociale et solidaire, la Mutualité Française représente près de 500 mutuelles.
Une organisation représentative : Elle fédère la quasi-totalité des mutuelles*, défend leurs intérêts collectifs et intervient au cœur du débat public. (*) Régies par le code de la Mutualité
Une Fédération professionnelle : Elle accompagne les mutuelles dans leurs activités (conseil juridique, médiation, formation, expertises métiers, solutions data, promotion de leurs spécificités.)
Les mutuelles sont des sociétés de personnes à but non lucratif qui agissent pour la protection sociale de 32 millions de Français en intervenant en complémentarité de la Sécurité Sociale et en contribuant au service public de santé.
Finalités du poste :
L’alternant(e) contribue à l’organisation et à la sécurisation des actions de formation et des événements de la direction, en assurant leur coordination logistique, le suivi qualité, la gestion administrative et la fiabilité des données, dans une logique de qualité de service et d’amélioration continue.
Missions et activités :
--> Appui à la gestion des événements Formation et Instances
- Suivi des inscriptions et des présences :
- Identification des participants en présentiel et vérification des listes d’inscriptions
- Gestion des absences et des modifications de dernière minute
- Transmission des listes à l’accueil pour préparation des badges d’accès
- Réservation des restaurants et organisation logistique des pauses et repas
- Contribution à l’envoi des ODJ en amont, à la rédaction de comptes-rendus et leurs envois
- Participation à la tenue de stand
- Coordination avec les pilotes et parties prenantes des évènements
--> Contrôle et sécurisation du processus de suivi qualité des formations
- Vérification et collecte des supports pédagogiques auprès des formateurs
- Contrôle du remplissage des bilans formateurs, questionnaires de satisfaction et post-formation
- Rédaction et mise à jour du process de suivi qualité
- Relance des formateurs pour garantir la complétude des documents
- Analyse et reporting ponctuel des indicateurs qualité pour suivi interne
--> Appui sur la facturation
- Suivi des frais de restauration et de logistique liés aux évènements
- Préparation et transmission des éléments nécessaires à la facturation
- Vérification des justificatifs et coordination avec le service comptabilité
--> Gestion des contrats de partenariat avec les intervenants extérieurs
- Préparation et envoi des contrats annuels aux intervenants
- Suivi administratif des contrats : vérification des signatures, archivage et mise à jour du fichier de suivi
- Coordination avec les collaborateurs DMSM en charge des partenariats
--> Gestion de la base de contacts notamment Dendréo
- Mise à jour régulière de la base avec les informations des clients et des participants
- Extraction de données et génération de listes pour besoins opérationnels ou reporting
- Vérification de la qualité des données (doublons, informations obsolètes)
Formation :
Bac+3 à Bac+5 Gestion, administration, ou management des organisations
Compétences :
- Organisation d’événements,
- Rigueur administrative,
- Maîtrise Excel
- Bonne communication écrite
- Capacité à prioriser et à gérer les imprévus.
- Fiabilité,
- Sens du service,
- Confidentialité.
Pourquoi nous rejoindre ?
- Carte ticket restaurant
- Un cadre de travail bienveillant et innovant
- Un comité social et économique pour avoir accès à des réductions et des bons plans
- Carte Navigo : 50% prise en charge
- Une culture d’entreprise qui favorise le bien être des équipes
- Télétravail possible : Plusieurs fois par semaine
- Localisation : 15ème (métro : Ligne 12 - Station Vaugirard).
Rémunération : Jusqu'à 1 823,03€ par mois
Avantages :
- Prise en charge du transport quotidien
Lieu du poste : Télétravail hybride (75015 Paris)
