What to Expect
En tant que Spécialiste des Opérations au sein de l'équipe des ventes et des livraisons, vous serez principalement responsable de toutes les tâches administratives liées aux reprises, à l'acquisition et à la gestion des véhicules d'occasion. Cela inclut l'audit de la documentation pour toutes les reprises et rachats de véhicules entrants et reçus dans votre pays, ainsi que la supervision et l'accompagnement des véhicules Tesla d'occasion tout au long du processus de remise en état en vue de leur revente.
Pour garantir la conformité et la résolution des problèmes, vous devrez vous tenir au courant des réglementations spécifiques en France et vous adapter rapidement aux problèmes de documentation liés aux reprises de véhicules. Vous soutiendrez, conseillerez et superviserez également toutes les tâches administratives associées aux processus de remise en état et de publication des annonces de véhicules Tesla.
Vous serez le principal point de contact pour les équipes de vente Tesla, les équipes du service après-vente et les équipes en charge des livraisons. Vos responsabilités incluront le soutien à la conformité fiscale, la collaboration avec les partenaires commerciaux pour les politiques de reprise de véhicules, de remise en état et de publication des annonces, et l'établissement de ces relations commerciales.
What You'll Do
- Soutenir les équipes locales des ventes et des livraisons de Tesla pour toutes les questions relatives aux reprises, en particulier concernant les factures de TVA, les lettres de règlement et les transferts de propriété
- Donner des conseils et un soutien sur les questions de conformité et faire la liaison avec les équipes à tous les niveaux. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes commerciales, fiscales et financières pour évaluer, prévenir, atténuer et/ou contrôler les risques de conformité
- Développer, en accord avec l'équipe centrale des opérations, l'équipe centrale des ventes de véhicules d'occasion et la direction locale des ventes et des livraisons, des politiques et procédures locales et veiller à ce qu'elles soient respectées. Aider au déploiement et au contrôle des politiques pour la région EMEA
- Examiner la documentation de tous les véhicules repris entrants et reçus afin de vérifier son exactitude et de s'assurer que Tesla respecte les réglementations en France
- Établir et maintenir de bonnes relations avec les équipes et les responsables locaux des ventes et des livraisons
- Examiner la documentation de reprise signée et analyser la documentation mal exécutée pour trouver une solution systémique
- Collaborer avec les équipes internes pour trouver des solutions immédiates aux problèmes de documentation non encore résolus ou remontés
- Développer et mettre en œuvre des formations pour guider les équipes locales des ventes et des livraisons sur les meilleures pratiques afin d'éviter que de tels problèmes ne se reproduisent
- Maintenir un rapport sur les problèmes de reprise et leur résolution et l'envoyer à la hiérarchie
- Soutenir le processus de remise en état interne des véhicules Tesla, y compris le déplacement des véhicules, l'examen de la remise en état mécanique et esthétique, l'examen de la configuration, le soutien des bons de commande et des coûts de remise en état associés, ainsi que la gestion au niveau du VIN
- Répondre aux différents besoins de l'activité de véhicules d'occasion chez Tesla en vous adaptant à l'évolution de nos outils et processus internes
- Effectuer des activités administratives générales pour l'activité de véhicules d'occasion, selon les besoins
- Aider aux autres tâches administratives des ventes et des livraisons si nécessaire
- 2 années à minima d'expérience professionnelle
- Une expérience préalable dans un rôle de formateur sera un véritable atout
- Solides compétences en communication écrite et verbale
- Grande attention aux détails
- Déplacements locaux jusqu'à 50 % du temps
- Maîtrise de l'anglais obligatoire
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Operations Specialist, Used Cars
The Role
As an Operations Specialist on the Sales and Delivery team, you will be primarily responsible for all administrative tasks related to trade-ins, used car intake, and used car management. This includes auditing documentation for all incoming and received trade-ins and buybacks in your country, as well overseeing and guiding Used Teslas through refurbishment in preparation for resale. To guarantee compliance and resolution, you will keep up to date on country specific regulations and adapt quickly to specific trade-in document issues as they arise. You will also support, advise and oversee all administrative tasks associated with Tesla refurbishment and listing processes. You are a primary point of contact for Tesla Advisors, Service Teams, and the Sales and Delivery teams. Your responsibilities will include support of tax compliance targeting, driving the necessary business partners for vehicle trade-ins and vehicle refurbishment and listing policies, and acting as a conduit on our behalf for those business relationships
Responsibilities
- Support local Tesla Sales and Delivery teams for any and all trade-in questions, specifically regarding VAT invoices, settlement letters and ownership transfer
- Giving advice and support on compliance related matters and liaise with staff at all levels. You will work closely with the business as well as with our tax and finance to assess, prevent, mitigate and/or control compliance risks,
- In the alignment with central Ops team, central Used Cars sales team and local Sales and Delivery Leadership, develop local policies and procedures, and ensure that these are adhered to. Help rolling out and control EMEA policies
- Review documentation for all incoming and received trade-in vehicles for accuracy keeping Tesla within compliance of country regulations
- Foster and maintain rapport with local Sales and Delivery teams and leaders
- Review executed trade-in documentation and analyze improperly executed documentation for systemic resolution
- Partner with internal teams to drive immediate resolutions on aging or escalated document execution issues
- Develop and implement training to coach local Sales and Delivery teams in best practices to mitigate issues from occurring again
- Maintain a problem trade/resolution report and send to upper management
- Support internal Tesla refurbishment, including vehicle movement, mechanical and cosmetic refurbishment review, configuration review, PO and related refurb cost support, and VIN level management.
- Support the different needs of the Used car business at Tesla by adapting as our tools and processes evolve
- Generally undertake administrative activities of the Used card business on an as-needed basis
- Assist with other administrative Sales and Delivery tasks if needed
Requirements
- 2+ years of relevant professional experience
- Prior experience in a training role will be highly valued
- Strong verbal and written communication skills
- Strong attention to detail
- Local travel up to 50%
- Fluency in French and English
Tesla is an Equal Opportunity / Affirmative Action employer committed to diversity in the workplace. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, age, national origin, disability, protected veteran status, gender identity or any other factor protected by applicable federal, state or local laws.
Tesla is also committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. Please let your recruiter know if you need an accommodation at any point during the interview process.
