Chef de projet de voyage d’étude, accompagnateur de voyages
Dialog Consulting ( ‘Dialog Health’ / www.dialog-health.com) entreprise à taille humaine organise et conçoit des missions d’étude à l’étranger, à la découverte des dernières avancées et expertises développées dans différents secteurs.
Dialog Health propose aux cadres et aux professionnels du secteur de découvrir les dernières avancées et expertises développées par des organisations d'avant-garde dans le monde. À travers une offre sur mesure et constamment renouvelée, Dialog Health promeut la diffusion de l'innovation en matière sanitaire et médico-sociale tout en favorisant les échanges professionnels fructueux entre dirigeants et praticiens du monde entier. Dialog Health est une entreprise enregistrée comme organisme de formation et immatriculée en tant qu’agence de voyage.
Dialog Health est aussi un organisme de formation continue français certifié Qualiopi spécialisé dans le partage des bonnes pratiques organisationnelles dans les champs de la santé et du médico-social.
Description du poste :
Nous recherchons un(e) Chef de projet de voyage d’étude, accompagnateur/trice de voyages bilingue ou multilingue. Vous gérez entre 1 à 5 projets internationaux par mois et votre travail se déroule en plusieurs étapes. Vous travaillez essentiellement avec des délégations composées de professionnels Français et éventuellement anglophones. Un voyage d’étude dure entre 4 et 7 jours. Les groupes sont composés de 5 à 45 délégués selon les programmes.
Avant le départ, il peaufine le programme de visites et les prestations prévues :
Gestion des inscriptions
- Réception des formulaires d’inscription envoyés par email
- Saisie de données dans le programme de gestion des inscriptions
- Envoi de tous les documents (devis, convention, facture, lettre invitation visa, etc.)
- Communication avec les futurs participants (téléphonique, email)
- Concevoir et maintenir des systèmes de classement et de stockage en ligne dans des dossiers catégorisés
Gestion courante de l’organisme de formation Qualiopi
- Inscriptions
- Convocations
- Conventions de formation
- Participation à la mise en page des documents pédagogiques de formation
- Préparation des dossiers de formation
- Facturation et suivi des règlements
- Préparation des synthèses des questionnaires de satisfaction
- Envoi des documents de fin de formation (attestations de formation, comptes rendus des formateurs etc.)
Gestion des interlocuteurs et des organismes internationaux
- Réalisation du programme complet de l’événement
- Gestion des appels téléphoniques en français et en anglais
- Organisation des visites d’entreprises/organismes/institutions en fonction du cahier des charges du client
- Envoi du programme individuel par email à chaque organisme / interlocuteur (en français et en anglais)
- Mise à jour de nos supports de communication
Gestion logistique
- Recherche et coordination des prestataires
- Gestion de la logistique événementielle internationale (hébergement, transport, guides, interprètes, restaurants)
Accompagnement de nos délégations dans le monde entier.
- Gérer le groupe de délégués 24h/24 de l’accueil à l’aéroport jusqu’au départ
- S’assurer du bon déroulement de l’évènement
- Respect du plan d’implantation avec les partenaires
- Manager et évaluer les prestataires
- Gérer le budget du projet / tâches comptables légères
- Fidéliser les clients, gérer les relations avec les délégués
- Reporter quotidiennement à notre bureau
- Gérer les questionnaires de satisfaction, remerciements
Le ‘Chef de projet de voyage d’étude’ prendra en charge le groupe dès son départ et vérifira que les formalités sont remplies. Tout au long du séjour, il/elle est garant(e) du bon déroulement avec les divers prestataires locaux qui comprend les établissements que la délégation visitera, les hôtels, guides, restaurateurs, transporteurs. A chaque étape, il/elle s’occupe de la prise de contact avec les guides, les entreprises de transports etc. et s'assure que les visites ont lieu dans les conditions prévues. Il/elle fait l’intermédiaire en cas de problèmes ou de litiges entre les clients et les organisateurs ou les prestataires. Ange gardien des délégués, il/elle a pour mission de les guider dans l’ensemble de leurs démarches et leurs visites lors d’un voyage d’étude ainsi que de leur garantir un voyage d’étude efficace, agréable et sécurisé.
Après le voyage - Suivi administratif - Gestion courante de l’organisme de formation Qualiopi
- Facturation et suivi des règlements
- Préparation des synthèses des questionnaires de satisfaction
- Gérer les remerciements
- Envoi des documents de fin de formation (attestations de formation, comptes rendus des formateurs etc.)
Qualifications requises :
- Bac +4/5 en événementiel / relations internationales
- Expérience d'au moins 1 an
- Maîtrise des logiciels MAC, Indesign, Excel, Word, Dropbox, Notion, Zoom, IA
- Excellentes qualités rédactionnelles et niveau irréprochable en français et anglais écrit et oral
Critères indispensables pour ce poste :
- Sens du service et de la discrétion professionnelle
- Qualités organisationnelles et sens du contact humain
- Capacité à gérer les priorités, à anticiper et à garder son sang-froid en toutes circonstances
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Excellente présentation
- Rigeure
- Autonomie
- Réactivité et débrouillardise pour faire face aux imprévus
- Résistance au stress
- Intérêt prononcé pour le milieu de la santé
Type d'emploi : CDI
Rémunération : à partir de 2 200,00€ par mois
Lieu du poste : En présentiel
