Missions :
En collaboration avec les autres gestionnaires du service Administration générale :
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Suivi des actes (arrêtés, décisions du président, délibérations) et de l’organisation des instances (commissions, bureaux, conseils) ;
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Enregistrement informatisé et diffusion du courrier général.
Activités principales :
Suivi des actes (arrêtés, décisions du président, délibérations) et de l’organisation des instances (commissions, conseils) :-
Contrôle des actes saisis par les services : vérification des dossiers, cohérence interne des pièces du dossier et externe avec actes existants, rédaction des dossiers de l’AG ; échanges avec les services et la hiérarchie sur corrections à apporter ;
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Transmission pour validation des dossiers à la hiérarchie et aux élus ;
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Convocation aux commissions, au bureau et au conseil : organisation en lien avec les assistantes des DGA, génération de l'ordre du jour et de la convocation, transmission des pièces aux élus ;
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Transmission pour signature des actes au Président ;
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Transmission au contrôle de légalité ;
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Diffusion et notification des actes ;
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Suivi des documents contractuels inhérents aux actes (conventions, contrats, etc.) notamment suivi des signatures auprès des parties contractantes ;
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Assiste et aide au suivi de la séance du conseil ;
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Rédaction, affichage et diffusion du procès-verbal ;
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Archivage papier et électronique ;
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Tenue du registre des actes ;
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Recherches d’actes.
Enregistrement informatisé et diffusion du courrier général (papier et électronique) :-
Scanne et indexe le courrier, saisie du destinataire et des copies ;
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Transmet l’ensemble du courrier papier aux appariteurs pour distribution.
Remplacement ponctuel des agents d’accueil.
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Qualités requises-
Sens du service public,
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Rigueur,
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Sens de l'organisation,
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Adaptabilité,
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Aisance relationnelle,
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Aisance informatique.
Compétences-
Culture territoriale et connaissances administratives liées aux actes des collectivités.
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Informatiques : bureautique et logiciels gestion du courrier, gestion des actes, transmission des actes au contrôle de légalité, aux élus, parapheur électronique.
Conditions d’emploi-
Poste à temps complet : 37h30 sur 5 jours
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Au siège à Torcy
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Rémunération statutaire, CNAS, CET, restaurant d'entreprise, amicale du personnel, participation mutuelle, prévoyance.
- Participation au transport
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RTT
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Forfait mobilités durables
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Restaurant d’entreprise
