Missions principales
Véritable pivot de l’organisation, l’Office Manager garantit le bon fonctionnement quotidien de la structure. Elle assure la coordination administrative, la gestion des ressources de bureau et constitue l’interface clé entre la direction, les équipes internes et les partenaires externes.
Pilotage administratif
- Traitement et suivi du courrier entrant et sortant (réception, tri, dispatch, archivage)
- Rédaction, mise en forme et suivi des documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus, procédures internes)
- Gestion et classement des dossiers numériques
- Coordination & organisation
- Gestion des agendas des équipes (planification, modifications, rappels)
- Organisation des réunions
- Accueil des visiteurs et interlocuteurs
- Organisation des déplacements professionnels (transport, hébergement, notes de frais)
- Gestion des services généraux
- Suivi des contrats, échéances et renouvellements
- Veille au bon état des locaux et au confort de travail des équipes
- Participation à l’optimisation des coûts et processus opérationnels
- Support RH & événementiel
- Gestion RH administrative de base (suivi des absences, collecte des éléments variables de paie, onboarding des nouveaux arrivants)
- Coordination et support à la préparation des événements internes (séminaires, team buildings, comités)
Compétences requises - Savoir-faire
- Maîtrise avancée de Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Calendar, Meet)
- Excellentes capacités rédactionnelles en français ; anglais professionnel obligatoire
- Gestion simultanée de plusieurs priorités dans un environnement dynamique
- Sens de la confidentialité et maîtrise des règles de discrétion professionnelle
Savoir-être
- Rigueur, fiabilité et sens aigu de l’organisation
- Excellent relationnel, sens du service et esprit d’initiative
- Discrétion et intégrité
- Autonomie, proactivité et capacité d’anticipation
- Réactivité et grande adaptabilité
- Profil recherché
- Bac+2 minimum en gestion, administration, secrétariat ou équivalent
- Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire (Office Manager, assistante de direction)
- Une expérience en environnement startup, PME en croissance ou groupe international est un atout
Rémunération : Jusqu'à 30 000,00€ par an
Lieu du poste : En présentiel
